Анализ организационных коммуникаций на примере деятельности российских фирм. Анализ организационных коммуникаций на примере компании "евросеть" Анализ современных коммуникационных связей в компании

Работа добавлена на сайт сайт: 2015-10-28

Заказать написание уникальной работы

Глава І. Коммуникации в организации

1.1. Сущность и ролькоммуникаций……………………………….4

1.2. Процесс коммуникаций в организации…………………………7

1.3. Современные виды коммуникаций…………………………….11

Глава ІІ. Анализ системы коммуникаций

2.1.Проблемы коммуникаций…………………………………….. 18

2.2. Барьеры, препятствующие эффективным

организационным коммуникациям………………………………. ……19

2.3.Барьеры на пути межличностных коммуникаций……………23

Глава ІІІ. Совершенствование коммуникаций в организаций

процессов в организации………………………………………………..27

3.2. Новые виды коммуникаций (intranet )…………………………..29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………….. 38

Списоклитературы……………………………………………………… 40
ВВЕДЕНИЕ.
Коммуникации играют большую роль в процессе управления. Они выступают связующим процессом, необходимым для осуществления менеджером управленческих действий. Почти 80 % рабочего времени менеджеров расходуется на общение, это может показаться невероятным, но, если учесть, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций. Поэтому качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. Так как обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому эта теме наиболее актуальна на сегодняшний день.

Целью работы является: показать природу и сложность коммуникаций, рассмотреть их значение в организации; раскрыть содержание коммуникационного процесса и рассмотреть препятствия, стоящие на пути коммуникаций; рассмотреть различные виды коммуникаций и определить методы повышения их эффективности; раскрыть роль и содержание межличностных и организационных коммуникаций и определитьфакторы, влияющие на них.

В связи с поставленными целями в курсовой работы решались следующие задачи: изучить теоретические основы коммуникаций, рассмотреть анализ систем коммуникаций, обосновать основные направления совершенствование коммуникаций в организации.

В работе будут освещены понятие коммуникаций в системе управления, барьеры на пути коммуникационного развития, совершенствование систем коммуникаций и все понятия, тесно переплетающиеся с этим вопросом.
Глава
I . Коммуникации в организации.

1.1. Сущность и роль коммуникации.
Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватно ее восприятие теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В процессе коммуникации информация передает от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отельные личности, группы даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой формы (письменно, жестами, позой, тоном голоса и т.п.) с целью получения в ответ желаемого поведения.

Коммуникация и информации различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается,и то как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый участник должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличие определенной степени взаимного понимания.

По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis », что означающее «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

По мнению Латфуллиной Г.Р., под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников организации.

А Фролов С.С. считает, что термин «коммуникация» (от лат. – «communicatio » - делать общим, сообщать, беседовать связывать) появился в научной литературе в начале XX века (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Термин «коммуникации» быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанных с построением и функционированием коммуникационных сетей.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью.

Роль коммуникации в организации. Формирование коммуникационных сетей и создание условийдля успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкий ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб людей организации – информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующимобразом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации».

Согласно ряду опросов, проведенных американскими исследователями организации, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности организации.

Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют илине действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

· руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и её обработку;

· происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает а подразделение организации и к её руководству из разных источников;

· в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;

· работники организации мало осведомлены о её деятельности, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнением распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием.
1.2.Процесс коммуникаций в организации.
Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и т.д.

Основная цель коммуникативного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса.

В процесс обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой информации.

Сообщение – информация, закодированная с помощью символов.

Канал – средство передачи информации.

Получатель – лицо, которому предназначена информации.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов: формулирование идеи, кодирование и выбор канала связи, передача сообщения, декодирование сообщения, обратная связь.

Рис.1. Процесс коммуникации.
Формулирование идеи. Обмен информацией начинается с формирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправить решает, какое именно сообщение он хочет передать. Именно на данном этапе определяется эффективность коммуникационного процесса в целом. До передачи сообщения отправитель должен принять в расчет множество факторов: что именно должен понять в расчет получатель, насколько эти идеиуместны и адекватны с учетом конкретной ситуации и цели и др.

Кодирование информации и выбор канала связи. Прежде чем передавать идею, отправитель должен с помощью символов понятных получателю, закодировать информацию, используя для этого слова, интонации и жесты, рисунки и др. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель выбирает канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования информации. К таким каналам относится передача речи и письменных материалов, почта, телефон, компьютерные сети, электронная почта, видеоконференции и т.д. Если канал связи непригоден для воспроизведения определенных символов, то передача информации будет затруднена или невозможна. Кроме того, канал должен соответствовать идее, сформулированной на первом этапе, иначе обмен информацией будет неэффективным. В некоторых случаях желательно использовать несколько средств передачи информации в сочетании. Это усложняет коммуникационный процесс, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации, однако делает его более результативным. Так исследования показывают, что одновременное использование средств обменаустной и письменной информацией обычно эффективнее, чем только обмен письменной информацией.

Передача сообщения. На третьем этапе отправитель использует канал для передачи сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую иногда ошибочно принимают за процесс коммуникации. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до адресата. Передатчиком может быть как сам человек, так и техническое средство (телефон, радио, факс, компьютер и др.).

Декодирование сообщения. После передачи сообщения получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют такое же значение для получателя он поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Если реакции на идею не требуются, то процесс обмена информации на этом этапе завершается.

Обратная связь. На этом этапеобратной связи отправитель и получатель меняются ролями: получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникационного процесса при передаче своего ответа начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Сформулированный ответ передается получателю по выработанному каналу связи, тем самым замыкая цикл 5коммуникации. Обратная связь, хотя и замедляет процесс коммуникации, способствует повышению эффективности обмена информацией, повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Обратная связь позволяет подавлять шум, который всегда в большей или меньшей степени присутствуют в системах передачи информации. Шумом называют то, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Если уровень шума высок, это приводит к заметной утрате смысла и может полностью блокировать информационный обмен.

Эффективная обратная связь должна обладать рядом характеристик.

Направленность, цель эффективной обратной связи – улучшение качества работы каждого отдельного работника, повышение его ценности. Она не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.

Конкретность, конструктивность. Эффективная обратная связь должна обеспечить получателей конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.

Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально сделал.

Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качество своего труда.

Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.

Желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее эффективной.

Ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать, например, при визуальном контакте отправитель может следить за выражением лица получателя.

Надежность и достоверность. Характеризуют, насколько получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные изменения в действиях подчиненного.
1.3.Виды коммуникаций в организации.
Коммуникации, осуществляются в организациях, могут быть классифицированы по ряду признаков (табл.1)
Таблица 1

Классификация коммуникаций в организации.

Признак классификации

Виды коммуникаций

Субъект и средства коммуникаций

Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий Межличностные

Форма общения

Вербальные Невербальные

Каналы общения

Формальные Неформальные

Организационный признак(пространственного расположения каналов)

Вертикальные Горизонтальные Диагональное

Направленность общения

Нисходящие Восходящие

Коммуникации. Осуществляются с помощью технических средств информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

Межличностные коммуникации. Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они пр6едставляют большую значимость для изучения организационного поведения. На межличностные коммуникации оказывают влияние различные факторы (рис.2).

Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем.

Рис. 2 Факторы, влияющие на межличностные коммуникации.
Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от компетентности, предшествующего опыта разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обуславливает различные подходы к кодированию и декодированию информации. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться.

Доверие получателя к отправителю как к руководителю, так и к личности – также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

В отношении ожидания получателя важно отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении, разрушают коммуникацию.

Статус отправителя может быть по-разному воспринят получателем получатель может признавать его, а может воспринимать статус как личною угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает её.

Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, систему ценностей. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

Коммуникации по форме общения. Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Большую часть рабочего времени менеджеры тратят на личное общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным А.Мейрабиана лишь 7 % с сообщений определены их вербальным содержанием, 93% имеют невербальную природу, из которых 38% определены модуляцией голоса, а 55%- выражением лица.

Невербальные коммуникации – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз. Взгляда, манер. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими.

С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Коммуникации по каналу общения. Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами:

· организационными (например, схемой организационной структуры);

· функциональными (например, положение об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.

Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражения человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.

Неформальные коммуникации часто называются «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется с помощью слухов (табл. 2).

По данным некоторых исследователей, слухи по меньшей мере на 75% являются точными.

Коммуникации в зависимости от пространственного расположения каналов и направленности общения. Информация по каналам передается по вертикали – сверху вниз, снизу верх, а так же в горизонтальной плоскости и по диагонали (табл.3)
Таблица 2

Виды слухови их характеристика.

Виды слухов

Краткая характеристика

«Мечты и чаяния»

Отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников

Слухи-«пугала»

Возникают на почве страхов и опасений работников, вызывая беспокойство в коллективе, могут нанести ущерб

«Вбивание клиньев»

Продиктованы агрессивностью, порой и ненавистью; наиболее агрессивный тип. Наносит урон репутации как компании, так и отдельных работников

Финальный слух

Вызван предполагаемыми действиями в будущем, длительное время ожидаемыми сотрудниками

Нисходящие организационные коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к нижним. Почти половина контактов менеджеров приходится на подчиненных, а вторая – делится между начальниками, коллегами и внешними субъектами. Осуществляя нисходящие контакты, некоторые администраторы широко используют цветные буклеты, дорогостоящие презентации и тщательно спланированные встречи с работниками, что, возможно, привлекает внимание, но обычно не вызывает у подчиненных понимания (одной из целей эффективного общения). Ключ к более совершенным коммуникациям отнюдь не в использовании цветных рисунков, платков, громких акций или электронных средств, а в представлении менеджерами тщательно отобранной, продуманной информации.

Менеджеры, добившийся успеха в общении, восприимчивы к нуждам людей и открыты к искреннему диалогу с другими сотрудниками.

Кроме нисходящих коммуникаций, организации необходимы восходящие. Восходящие коммуникации выполняют также функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях.

Таблица 3

Характеристика вертикальных коммуникаций.

Вид коммуникаций

Цели

Виды передаваемой в сообщении информации

Нисходящие

1.Поставить подчиненным конкретные задачи для выполнения работы. 2.Оперативно сообщить новости о деятельности организации. 3.Осуществить инструктирование по выполнению работы. 4.Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности. 5.Предоставить всю информацию, необходимую для выполнения работы. 6.Обеспечить социальную поддержку подчиненным

1.Об изменениях в политике организации. 2.О бюджете организации, его изменении, исполнении. 3.Директивы вышестоящих органов управления. 4.О новых системах и процедурах. 5.Инструкции, информация для выполнения заданий. 6.О кадровых перемещениях и реорганизации.

Восходящие

1.Получить достоверную информацию о ходе выполнения работы и конечных результатах. 2.Обеспечить обратную связь с руководителем о полученных заданиях. 3.Изучить мнение подчиненных по интересующим вопросам. 4.Получить представление об улучшении деятельности организации.

1.Отчеты о выполнении работы, возникших в ходе работы проблемах. 2.Обращения с просьбой получить консультации по интересующим вопросам. 3.Жалобы подчиненных. 4.Предложения подчиненных. 5.Мнения подчиненных.

Благодаря им менеджеры узнают о текущих и потенциальных проблемах и предполагают корректировочные меры. В последнее время менеджеры используют новую форму восходящих коммуникаций – рабочие группы, регулярно собирающихся раз в неделю для обсуждения и решения производственных и сервисных проблем, они называются кружками качества. Восходящие коммуникации. Как правило, осуществляются в форме отчетов. Предложений и пояснительных записок.

Горизонтальные коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствует повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены.

Электронные коммуникации. Электронная почта (e -mail ) представляет собой коммуникативную компьютерную систему, которую Энли Гров, исполнительный директор Intel Corporation , описывает как «первое проявление переворота в понятиях о том, как передается информация и как должно управлять этим процессом». Электронная почта позволяет практически мгновенно отправить сообщение конкретному получателю или сотне адресатов, которые будет храниться в их персональных компьютерах до тех пор, пока его не прочтут. Некоторые системы электронной почты позволяют рассылать сообщения в различных режимах, переводить их на иностранные языки. Основными преимуществами систем электронной почты являются высокая скорость передачи и удобство пользования, а самый существенный их недостаток – отсутствие непосредственного личного контакта и связанные с этим трудности точной передачи и интерпретации эмоций и тонких чувств в кратких (несколько стерильных) печатных сообщениях.
Глава 2. Анализ системы коммуникаций.

2.1. Проблемы коммуникаций.
Осуществление коммуникаций в некоторых случаях сопряжено со значительными трудностями. Если два человека значительно расходятся во мнениях по какому-то вопросу, осознать это позволяет только установление двухсторонних коммуникаций. Обнародование различных точек зрения нередко приводит к формированию полярных воззрений, когда стороны занимают экстремальные позиции. Под воздействием угрозы потенциальных проблем, неизбежны при проигрыше, участники дискуссии нередко «отбрасывают» логику и рациональность и переходят к защитной аргументации: делают акцент на личных качествах «противника», избирательно используют имеющие факты, стремятся держать себя в руках и подавить отрицательные эмоции. Защитная аргументация позволяет избежать риска и проявлений некомпетентности, однако основная причина ее использования – желание контролировать ситуацию и стремление одержать верх, что приводит к снижению эффективности коммуникаций.

Вторая возможная проблема – когнитивный (познавательный) диссонанс, т.е. внутренний конфликт и беспокойство, возникающие в тех случаях, когда люди получают информацию, несовместимую с их системами ценностей, ранее принятыми решениями или другими известными им данными. Поскольку его возникновение вызывает чувство дискомфорта, человек стремится избавиться или по крайне мере уменьшить его. Возможно, он постарается получить новые коммуникационные входы, изменить интерпретацию получаемых данных или решить, внести ли коррективы в систему ценностей. Возможно, индивид просто откажется поверить диссонирующей информации или проигнорирует ее.

При вступлении в контакт отправитель должен проявлять особую осторожность, поскольку коммуникации являются как мощной формой самораскрытия перед другими людьми, так и источником возможной оценки коммуникатора окружающими. В ходе коммуникации мы не только открываем что-то другим людям (содержание), но пока мы передаем сообщение (говорим), получатели выносят нам определенную оценку. Данный аспект коммуникации побуждает отправителя задуматься о сохранении лица, т.е. он стремится предотвратить критические высказывания в собственный адрес со стороны других людей. Негативные оценки подвергают опасностипрежде всего чувство собственного достоинства индивида. Иногда «критик»и сам сожалеет, высказав не что, противоречащее нашему представлению о себе. Хотя такие «вызывающие сожаления» сообщения часто передаются непреднамеренно, они обычно вызывают тяжелые чувства у получателя, создают напряженность в отношениях, иногда приводят к их разрыву. К вызывающим сожаление сообщениям относятся, например. Грубые вербальные ошибки, личные выпады, порочащие репутацию стереотипные высказывания, саркастическая критика или опасная информация. Очень часто такого рода сообщения передаются во время эмоциональной конфронтации.

Проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основных группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения.
2.2. Барьеры, препятствующие эффективным организационным коммуникациям.
Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечивают устойчивые отношения с внешней средой, предоставляю подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и др.

Однако создание коммуникационных сетей, формирование устойчивых коммуникационных каналов сопряжены с рядом трудностей, вызванных как дефектами в каналах информации, так и дефектным кодированием или декодированием получаемых сообщений.

Основная проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующие сообщение может противоречить ранее посланным. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений – явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажение в коммуникационных сетях приводит к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принятие решения о том, что следует делать . Но искажение информации не позволяет приступать к немедленной реализации решения, поскольку оно основано на неверных предпосылках. В связи с этим приходится возвращаться к данной ситуации, повторять сообщения. Кроме того, искажения информации приводят к неправильной постановке целей, что немедленно сказывается на остальных компонентах организации.

Все искажения в организационных коммуникациях разделяются на три группы:

§ непреднамеренные искажения, которые возникают в силу недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах:

§ сознательные искажения, которые предоставляют гораздо большую опасность при принятии решений в организации и постановке целей: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия:

§ фильтрация информации в сообщении, когда отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть. Эта операция в коммуникационном процессе может привести к потере информации, вредным упрощениям, которые препятствуют принятию эффективных управленческих решений. Отрицательный эффект фильтрации наблюдается, когда высших руководителей пытаются снабжать только информацией положительного содержания, не доводя до их сведенья наиболее острыепроблемы; когда существует страх перед наказанием; ощущается бесполезность информации из-за ее неправильной оценки

2. Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделений. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающие на себе решение многих (даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений организации. Отсутствие четких фильтров и членов организации, выступающих в роли «сторожей», не позволяет руководителю эффективно использовать самую важную часть поступающей к нему информации.

3. Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние на функционирование коммуникационных сетей. Самым распространенных из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию – существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначительными и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур.

Еще одним существенным недостатком следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрен разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структуры единиц организации. В первую очередь это касается каналов контроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература и т.д.). действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие. Может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.
2.3. Барьеры на пути межличностных коммуникаций.
Коммуникациям очень часто препятствует непонимание друг друга членами коммуникационного процесса. Причины возникновения проблем коммуникации из-за непонимания заключаются в следующем.

1. Различия в восприятии сообщения и его основной идеи и концепции, что происходит в силу:

s неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);

s конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);

s различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.

2.Семантические барьеры, возникающие из-за плохо формулированных сообщений, которые могут приводить к потере информации при передаче получателем, особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде.

Семантика – это наука, изучающая способы использования слов и предаваемых им значения. Поскольку слова (символы) могут для разных людей иметь разные значения, то, что хотел сообщить отправитель, не всегда будет так же интерпретировано и понято получателем.

Семантические вариации часто приводят к недопониманию, поскольку во многих довольно сложно понять, какое значение было присвоено символу отправителя.

Символы не имеют исходного фиксированного значения. Их значение человек понимает, исходя из своего опыта, и оно варьируется в зависимости от контекста, т.е. ситуации, в которой использован символ. И поскольку у каждого имеется свой опыт, а каждый коммуникационный контакт в той или иной мере отличается от других, никогда нельзя быть уверенным, что получатель присвоил этому символу то же значение, что и вы.

3. Невербальные межличностные преграды к ним относятся любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача осуществляетсяодновременно с вербальной и может усиливать либо изменять смысл слов. Зрительный контакт, улыбка или нахмуренные брови напряженное выражение лица – все это примеры невербальных коммуникаций. К ним относятся и жесты: указание на что-то пальцем, прикрытие рта рукой, прикосновение и т.д.

Еще одна форма невербальных коммуникаций – то, как мы произносим слова (наша интонация, модуляция голоса, плавность речи и т.п.). как известно, все это способно сильно изменить смысл сказанного. Вопрос «Есть идеи?» на бумаге означаетничто иное, как предложение высказать свои идеи. Но произнесенный резким раздражительным тоном, этот же вопрос может быть истолкован собеседником совершенно иначе: «Если вы понимаете свою выгоду, не предлагайте идей, противоречащие моим».

Исследования показали, что большой процент устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В своей книге Non -Verbal Communication («Невербальные коммуникации») А. Мехрабиан утверждает, что 55% сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 7% значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что говорим.

4. Неудовлетворительная обратная связь(например, из-за неумения слушать).

Для того чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

· предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержание сообщения;

· снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;

· постоянное внимание к невербальной символической коммуникации – тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.;

· проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений;

· установление обратной связи, для чего следует; задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей сообщения, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие не замешательство или непонимание; создать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателя информационных сообщений.

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость и открытость), компетентность работников.

Глава 3.Совершенствование коммуникаций в организации.

3.1. Совершенствование коммуникаций в организации.

Регулирование информационных потоков предполагает рациональное распределение информации между различными менеджерами и подразделениями. При этом менеджеры на всех уровнях организации должны представлять собственные потребности в информации и потребности в информации других звеньев. Объем информации должен быть достаточным для реализации возложенных на менеджера обязанностей.

Управленческие действия. Предполагается,что менеджер может практиковать встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения работы и т.п. руководитель может также по своему усмотрению назначать совещания или заседания с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы обратной связи – посещение руководителем рабочих мест в организации с целью определенных вопросов. Проведение опроса работников – ещё один важный вариант системы обратной связи.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации по иерархии управления. Выделяют четыре основных формы сбора предложений.

Обычно такая система реализуется в системе ящиков для предложений, куда работники могут анонимно подавать свои предложения.

Организация может развернуть внутриорганизационную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать свои вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене организации.

Третий вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Такие группы чаще всего создаются для обсуждения содержания коллективных договоров.

Четвёртый вариант основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по совершенствованию труда и управления, а также возможных или существующих проблем, отражающихся а их работе.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации могут выпускать относительно крупные организации. Они содержат информацию для всех работников: статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Последние достижения в информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонали рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить или получить ответы на исходящие сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся на разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Внедрение современных информационных технологий предполагает использование в менеджменте мировых информационных ресурсов.
3.2.Новый вид коммуникаций (
intranet ).

В последние годы все шире используется вопрос о создании общего коммуникационного пространства, внутри которого беспрепятственно будет осуществляться обмен информацией. Появилась необходимость внедрения новыхсистем,которыевыполнялибыфункциикак общемировой, так и локальной сетиорганизации.Причем,желательно,чтобы стоимость таких систем была минимальной.

Решениебылонайдено:еслипрактическикаждаяорганизацияуже подключена к Internet, если у нее уже есть своя локальнаясеть,топочему бы не объединить эти две вещи воедино?Проблемалишьзаключаетсявтом, чтобы обеспечить секретность внутреннейинформации,посколькуInternet– система, открытая всем и каждому. Новая система получила название Intranet.

Рассмотрим сначала с разных сторон основные принципы Intranet. Intranet

1. «Интеллект» организации.

Intranet–этовнутренняяинформационнаясистема,основаннаяна

технологии Internet. Intranet – технология, которая позволяеторганизацииопределять себя в целом как объект, группу,семью,гдекаждыйзнаетсвоюроль,и работа каждого направлена на усовершенствование и здоровье организации. Как этодостигается?Всезадания,цели,процессы,связи,взаимодействия, инфраструктура, проекты, графики,бюджетыикультура,словом,все,чем живет организация, интерактивно, в едином интерфейсе,связываетсявоедино. Причем каждый сотрудник может пользоваться необходимойинформацией,и,по мере своей компетенции, пополнять ее. Иными словами,Intranetпредставляет "интеллект" организации. Конечнаяцельэтогоинтеллектасостоитвтом, чтобы организовать рабочий стол каждого сотрудника (а под понятием«рабочий стол»давноужеподразумеваетсяперсональныйкомпьютер)сминимальной стоимостью, затратами времени и усилий, так, чтобыдатьвозможностьтруду бытьболеепроизводительным,апродукции–болеесвоевременнойи конкурентоспособной.

2. Индивидуальный интеллект.

Internet–этосоединениеаппаратныхсредств,технологиии программногообеспечениявместе.Intranet–нечтодругое.Еслив

организации есть Internet, то все, что необходимодляпостроенияIntranet

ужесуществует.НасамомделепостроениеIntranetподобнопостроению

индивидуальногоинтеллекта.Дляэтогонеобходимыподходыкизучению практическогопринятиярешений,оперированиенавсеминформационном пространстве с четкими, ясными задачами, изучение информациидляулучшения работы в будущем. Все это требует своевременнойпередачиинформациивсем, кому она нужна.

3. Единый способ связи.

Intranet – это одновременноилокальнаясеть,исистема“клиент сервер”,иперсональныйкомпьютер–словом,всето,чтоираньше

использовалось в различных организациях для работы с информацией. Нораньше всемашины,программноеобеспечение,исистемысвязинаходились непосредственно в их собственности. Невозможно было иметьвнутреннююсвязь всех данных без группы программистов и нового программногообеспечениядля каждого нового видаинформации.СIntranetдоступковсейинформации, прикладным программам, данным, знаниям, процессам, и т.д. возможен в томже самом браузере для Internet. Нет больше огромного количествапреобразований к различным форматам, а значит, упущенного времени,несовместимостиверсий и т.п. Вместо этого Intranet соединяет людей вместе, сInternet,серверами Web, базами данных единственным способом, позволяя им легкообучатьсядаже при использовании старого программного обеспечения.

4. Организационный центр.

Intranet – это возможностьпостроитьорганизациюнаинформационном

уровне и предоставлять эту информацию всем, кому необходимо. Еслисотрудник знаетто,чемкомпаниязанимается,каковастратегическаясистема техническоговидениякомпании,каковыпринципыруководства,ктоесть клиентура и партнеры, тоонможетболееяснососредоточитьсянасвоем собственномвкладевобщеедело.Понятнаявсемединаяweb-страница, представляющаясутькомпании,эквивалентнауспеху.Всефилиалыи представительства могут постояннообращатьсякцентральнымсообщениями выполнять указания. Таким образом, глобальная сетьиспользуетсянетолько как способ дешевой передачи информациинабольшиерасстояния,ноикак инструмент руководства процессом в организации.

Что не является Intranet:

1. Intranet – не Internet.

Intranet не должна быть связана с Internet. Однако, рассылкапочтыи

другой информации через Internet к клиентуре и партнерам весьмажелательна, так что Internet хорошо,ноненеобходимо.ХотяIntranetииспользует Internet,понятияитехнологииWeb,новнутренняяинформациянадежно удерживается внутриорганизации.Дляобеспеченияэтойнадежностиочень актуальныпроблемыинформационнойбезопасности,посколькувозможныее утечки. Что делает Intranet, так что отличную инфраструктуру. Этоозначает: какорганизованнадзорзаиспользованиеммежсетевыхтехнологий?Как установлен Intranet в каждом отделе, кто помещает в негоинформациюикто ею пользуется? Кто утверждает содержание информации? Имеютсялибиблиотеки графиков, эмблем, торговых марок, рабочихтекстов,идругиедизайнерские вещи для каждой страницы?Internet–огромныевозможностимаркетингаи привлечения клиентов. Intranet же – внутренний механизм связи.

2. Intranet – не локальная сеть.

Прииспользованииодинаковыхтиповсвязи,разныелокальныесети

зависят от прикладных программиотконкретногопродавца.Этипродавцы оборудования и компании по установке сетей создали превосходные решениядля любых информационных потребностей, но их технологии и решения отличаютсяот Intranet.СмодельюIntranet,возможнодаже,чтонеобходимостьвих программномобеспеченииотпадает.Раньшекаждаяорганизация,возможно, нуждаласьвихоперационныхсистемах,ихдрайверах,ихприкладных программах, и их программистах. Intranet-технология освобождает от этого.

3. Intranet – не E-mail.

Intranetнетолькопрограммаобменапочтой.Фактически,это альтернатива электроннойпочте.Внутренняясетьпредоставляетнадежные, богатыеразличнымисвойствамиприкладныепрограммы,которыеразделяют четыреосновныестандартныесетевыеуслуги:управлениедиректориями, электронной почтой, файлами и печатью.

Intranet как инструмент:

Intranet – словно швейцарскийармейскийножвысокойтехнологии,с

набороминструментальныхсредствпочтидлякаждойфункциивнутри организации.Большинствоорганизаций пользуетсяинформацией,знаниями, интеллектом,чтобысоздатьизделия,услуги,датьобразованиеили развлечение. Информация – это сила. В прошлом с ней было много проблем.Или не быловозможностиполучатьнадежнуюинформацию,илиневозможнобыло делать это вовремя. Теперь информация находится непосредственнонарабочем столе безотносительноплатформыилипрограммногообеспечения.Благодаря Intranet любой пользователь, на любом уровне,можетсоздаватьинформацию. Это делает информацию надежной, потому что она исходит прямоизисточника. Человек обслуживает информацию, которая может читаться в любомбраузере,и помещает ее на сервер. Это редактированиесоздаетрабочийпроцессвнутри организации. Вы можете скрыватьипредоставлятьинформациюнаилучшимиз пригодных способом.

Intranetможетиспользоватьсядляразличныхфункцийвнутри

организации. Прикладные программы, которые использовались втечениемногих лет, находят применениевIntranet.Каждаяфирма-разработчикв1996/97 годах создавала новые или обновляла уже существующиепрограммыWeb,чтобы они могли выполниться без проблем в средеIntranet.Intranetиспользуется дляподдержкиавтоматизированныхсистемпринятиярешений;коммерческих инструментальных средств; торговых систем; аналитических систем,работающих врежимереальноговремени;финансовыхсистемторговогозалабиржи; текстовых процессоров, систем back-office и front-office. Этот списокможно продолжить.

1. Инструмент принятия решений.

Intranetобъединяетвсюинформациюворганизации.Нетбольше

необходимости собирать по крупицам разрозненные данные, исходящие изразных источников. Вместо этого есть единый интерактивный интерфейс,включающийв себя удобные средства просмотра,стандартныезапросыисредствапоиска. Актуальная информацияодвижениипортфеля,рыночныетренды,результаты общения с коллегами и партнерамипобизнесупозволяетвовремяпринимать ответственные деловые решения.

2. Инструмент организации обучения.

Если обмен информацией происходит мгновенно, то те,ктоответственны запринятиярешений,способныанализироватьделовыепроцессы,деловые возможности, и деловые цели намного быстрее. Это связано с тем, чтобольшее количествослужащихможетстатьизготовителямирешения.Проекты реализовываются более эффективно. Связьнужна,чтобывключитьвпроцесс любого, чьяработахотьнемногокасаетсяпроекта.Требованияклиентов регистрируются и их твердо придерживаются.Развитиесобытийпроисходитв общедоступном электронном поле данных –гораздобыстрее,чемпосредством встреч,телефонныхпереговоровииндивидуальнымрасписанием.Компания,

которая управляет информацией подобнымобразом,узнаетвсеодновременно, одновременно совершенствуется и создает более знающую организацию.

3. Совершенный инструмент связи.

Intranetобеспечиваетинтеграциювсехподразделенийкорпорации:

компаний,отделов,рабочихгрупп,индивидуальныхлиц,поддерживает

мгновенную передачу информации между любыми точкамиворганизации,всякий раз, везде, когдаэтонеобходимо,гдебычеловекненаходился.Легкопредставить себе ситуацию, когдакакой-нибудьрядовойменеджер,пролетая над Тихим океаном в салоне бизнес-классановогоБоинга,достаетноутбук, подключает радиомодем, черезInternetсвязываетсясосвоейкомпаниейи заходит в локальную сеть фирмы с целью посмотреть состояниерынка,скажем, срочных контрактов, заключить сделку, а заодно и проверить свой счет.

4. Инструмент сотрудничества.

Вот что возникает, когда легкий в использовании, простойвобучении,

мощный инструмент для сотрудничества, проектного управления,сбораданных, управляющий знаниямииинформацией,врученкаждомуворганизации.Все лучшие действия и достижениялюдейпомещаютсянапереднийплан:лучшая продукция,высокиепродажи,отличноекачество.Полнаяинформацияо прогрессивных технологиях, услугахдляклиентов,техническихпроцедурах, советы, предупреждения, ответы на часто задаваемые вопросы ит.д.Всеэто частично заменяет форумы, семинары и конференции по обмену опытом.

5. Инструмент эксперта.

Эксперты – это люди, знающие свою работу лучше всех. Ониответственны за распространение результатов своего труда среди всего персонала,атакже за то, чтобыинформация,исходящаяотних,былаправильновоспринята. БлагодаряIntranet,можнобытьпостояннонасвязисэкспертамии пользоваться их знаниями ежеминутно. Эти знанияможнонакапливатьстем, чтобы пользоваться ими и в дальнейшем.

6. Единый инструмент для изобретений.

Раньше служащим приходилось самим добывать себе информацию,«вырезать и вставлять» ее в своиэлектронныепрезентации,коммерческиепредложения или обучающиеся модули. Однимсловом,изобретатьколесо.Всяинформация компании хранилась подчасвканцелярскихшкафах.ВместоэтогоIntranet предоставляетвозможностьинтерактивногополучениялюбойинформации, предназначенной длямногократногоиспользования.Ведь,вконцеконцов, очень важно, чтобы все подразделения компаниирассказывалисвоимклиентам одни и те же «сказки».

7. Телефон 21-го века.

Уже известны и широко применяются возможности Real AudioвInternet.

Трудносебевообразитьзатратынамногочисленныеслужебныетелефонные переговоры между разными странами и континентами. Intranet позволяетсвести эти затраты к минимуму.

8. Инструмент контроля и совершенствования производственного цикла.

Наверняка многие сотрудники большихкомпаний,специализирующиесяна каком-то узком виде деятельности, задавались вопросом: а каквсамомделе работаетвесьпроизводственныйикоммерческийпроцесс?Intranetдает визуальноепредставлениепроцессов,происходящихвнутриорганизации: сделок, движения ресурсов, взаимодействия подразделений и т.п.

9. Инструмент партнера.

Наверное, нет уже такой компании, которая не создала бы себе страничку

в Internet. Посредством Internet есть возможностьобмениватьсяинформацией спартнерамипобизнесуотносительноизделий,услуг,технологий, стандартов, новостей и т.д.

10. Инструмент Клиента.

Точно так же,какпартнерам,клиентамможносообщатьнеобходимую

11. Инструмент маркетинга.

Элементы традиционного деловогомаркетингаикоммерческихпрограмм могут быть интегрированы внутри среды Web, чтобы создать целевоймаркетинг, который удовлетворяетразнообразнымзапросамклиентовиобслуживаетих процессепродажиисервиса.Результатоммогутбытьболеевыгодные, долгосрочныесвязи.Этовзаимодействиесдвигаетакцентыот однонаправленногоинформационногопотокадодвустороннегодиалогаи сотрудничества, и от массовых рынков до рыночных сегментов.

12. Инструмент человеческих ресурсов.

Снедавнихвременвозникланеобходимостьпостояннопереосмыслять характер связей человек-организация ичеловек-человеквнутринее.Теперь каждый служащий может немедленноотчитатьсяоработе,сообщитьосвоих решениях, передать опыт любомучеловеку.Властьслужащеготакжесоздает набор обязательств для всех членов организации.Intranetможетзаставлять компанию переоценивать себя полностью: инфраструктуру, политику, процедуры, роли и обязанности.

Какмывидим,Intranet–нетолькоэффективнаяорганизация

информационногополяфирмы,ноиорганизацияееструктуры. Поэтому эту систему необходимо внедрять в современные организациидля улучшения и ускорения всех работ в организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

В заключение своего исследования хотелось бы подвести итоги, коммуникации – обмен идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде по средством символов и действий. Процесс коммуникаций состоит из этапов: отправление сообщения, передача сообщения, получение сообщения и обратная связь. Важнейшими элементами процесса коммуникаций являются отправитель,сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь. Именно наличие обратной связи делает процесс коммуникации двусторонним. Присутствие всех этих элементов необходимо для осуществления эффективного общения.

Классификация коммуникаций необходима для выделения различных их видов с целью последующего анализа и совершенствования. Коммуникации в организации могут классифицироваться по ряду признаков: по субъекту и средствам коммуникаций, по форме общения, каналу общения, по их пространственному положению, по направленности общения.

На пути эффективных коммуникаций могут возникать различные барьеры. Зная возможные барьеры, менеджеры должны стараться предотвращать их возникновение или же искать и планировать эффективные пути их преодоления.

Важнейшим средством эффективного общения выступает активное слушание, поэтому менеджеры должны учиться овладевать этим важным искусством.

Для организации эффективных коммуникаций в группе, в организации необходимо правильно строить и использовать коммуникационные сети.

К основным способам совершенствования информационного обмена в организации относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

В настоящее время появилась необходимость внедрения новыхсистем,которыевыполнялибыфункциикак общемировой, так и локальной сетиорганизации.Причем,желательно,чтобы стоимость таких систем была минимальной. Такой системой является – Intranet.

Безусловно, Intranet – это не вершина человеческих возможностей. Прогресс нарастает стремительными темпами, так, что трудно вообразить себе, что будет в ближайшем будущем. Но факт налицо: со старой формой ведения дел фирмы покончено. Многие виды отчетов, балансы, внутренняя документация сейчас создается в бумажном виде лишь для того, чтобы дублировать электронную форму. Пока однозначно не решена проблема информационной безопасности, это будет продолжать практиковаться. Но многие сделки уже сейчас заключаются не выходя из офиса, ведутся счета, заключаютсядоговоры.
Деловой мир подхватывает и эффективно внедряет в жизнь новейшие технические достижения. К чему это приведет, сегодня сказать не может никто.
Список литературы:
1. Абчук В.А. Менеджмент: учебник/ под. ред. Абчук В.А.- СПб: Союз, 2002-348с.

2. БасовскийЛ.Е. Менеджмент: учебник/под. ред. Басовский Л.Е. – М.: ИНФРА-М, 2003.-216с.

3. Виханский О.С. Менеджмент: учебник для вузов./Под ред. Виханский О.С., Наумов А.И.-М., изд. «Гадарики», 2001.- 528с.

4. Виханский О.С. Менеджмент: учебник для вузов./Под ред. Виханский О.С., Наумов А.И.-М., изд. «Гадарики», 2004. – 530с.

5. Гапоненко А.Л. Теория управления: учебник/ под. ред. Гапоненко А.Л. – М.: изд. «РАГС», 2004 – 558с.

6. Гибсон Дж.Л. и др. Организации: поведение, структура, процессы: Пер.с англ. 8-е изд. – М., 2000- 280с.

7. Глухов В.В. Менеджмент: учебник – 2-е изд., испр. и доп. / под. ред. Глухов В.В.- СПб.: изд. Лань, 2002. – 528с.

8. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии: Ученое пособие. – М.,2002- 401с.

9. Иванов А.П. Менеджмент: учебник/ под. ред. Иванов А.П.-СПб: Михайлов, 2002- 320с.

10. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие/ под. ред. Кабушкин Н.И.- 5-еиздание, стереотип. Мн.: Новое знание, 2002- 336с

11. Коргова М.А. Менеджмент: Учебное пособие/ под. ред. Коргова М.А.- Ростов – на- Дону: Феникс, 2008. – 378с.

12. Королев Ю.Б. Управление в АПК: учебник/ под. ред. Королев Ю.Б., Мозлоев В.З., Мефед А.В. – М.: Колос, 2002-376с.

13. Королев Ю.Б. Управление в АПК: учебник/ под. ред. Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. – М.: Колос, 2003-304с.

14. Крошелев А.Н. Основы менеджмента: учебник/ под. ред. Крошелев А.Н., Шванников Н.Н. – М.: Экзамен, 2007 – 365с.

15. Крышова Е.Н. Менеджмент: Учебное пособие/ под. ред. Крышова Е.Н.-М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2005 – 258с.

16. Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. И перераб./ Под ред. Г.Р.Латфуллина, О.Н.Громовой. – СПб.: Питер, 2008 – 464с.:ил.

17. Мескон, Альберт, Хедоури. Основы менеджмента. 3-е изд., доп. И перераб. М., 2008.

18. Ньюстром Дж.В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер.с англ./ под ред. Ю.Н.Каптуревского. – СПб.,2000.

19. Литвинов Ф.И. Моделирование управленческих структур предприятия/под. ред. Литвинов Ф.И.//Менеджмент в России и зарубежом.-2008.-№2-с.91-96.

Заказать написание уникальной работы 1.
2.
3.
4.
5. Курсовая Интеграл Стилтьеса
6. Реферат Применение информационных технологий в процессе обучения химии
7. Реферат Ответственность несовершеннолетних 2
8.
9.
10.

Коммуникация-это обмен информацией между двумя и более людьми.

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

В данном анализе необходимо выявить коммуникационные связи внутри организационной структуры. Для начала рассмотрим каждый вид коммуникации и затем выявим трудности в развитии коммуникационных отношений.

1. Вертикальная коммуникация

Здесь все в принципе понятно. Коммуникации проходят сверху вниз. Т.е аппарат управления издает поручения и спускает их ниже на отделения. Сверху вниз от генерального директора до служащих более низкого звена.

2. Горизонтальные коммуникации

Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независимости от генерального директора..

Если брать вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация управления рассылается, как письменной форме, так по почте. В АО «Баян-Сулу» распоряжения, приказы чаще всего происходят в письменной форме. Также существует селекторная связь совещаний на самом предприятии. Так же эффективно используется электронная почта и телефонные узлы. На предприятии создана электронная база данных, в которой хранится информация по различным показателям.

Информационно-вычислительную систему предприятия координирует центр Автоматической системы управления, отвечающий за наличие качественного программного обеспечения, устранение системных сбоев.

В горизонтальной форме все намного проще. Нет ни каких преград. Коммуникации здесь происходят по известным схемам. Те это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг, с другом не отходя от рабочего места в рабочее время. Кроме этого все сотрудники подключены к одному оператору сотовой связи на единый корпоративной тариф, что позволяет с ними связываться по телефону на местах дешевле, чем обычно.

Далее идет электронная почта, что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Также в предприятии существует локальная сеть, и работники могут обмениваться документами без подключения к сети Internet.

Еще одним средством передачи/получения информации является факс, по нему рассылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т.д.

Из неофициальных способов коммуникации стоит отнести сервер быстрого обмена сообщениями ICQ. Сотрудники в свободное время, да и во время работы общаются посредством ICQ. Этот вид коммуникации можно отнести к плюсу.

• 3. Коммуникационные стили
• 1) Официальный. Сюда входит обязательное ношение строгой одежды, правильное поведение и общение.
• 2) Деловой. Во многом похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения. Не имеется в виду мат, оскорбления, громкая речь.
• 3) Свободный. Больше подходит для свободной удобной одежды. Не имеется в виду грязная рваная одежда, джинсы или то в чем вы привыкли ходить дома.

На рассматриваемом предприятии нет четко обозначенного дресс-кода, но придерживаются делового стиля одежды с элементами casual. Чистота опрятность одежды и прически обязательны.

Как и в любой организации в АО «Баян-Сулу» существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К ним можно отнести, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и директору (чаще, если он в командировке), это все может повлечь за собой материальные убытки или какие-то несогласованности.

Подобные документы

Понятие организационных коммуникаций: значение, функции, характеристика, виды. Каналы, средства и барьеры коммуникаций предприятий. Анализ организационных коммуникаций на примере деятельности российских фирм ОАО "Томскнефть" и ОАО "Лазер Сервис".

курсовая работа , добавлен 28.07.2015


Понятие, значение и этапы коммуникаций, их функции и виды, проблемы на современных предприятиях. Анализ коммуникационных связей, происходящих в работе компании. Выявление недостатков в их организации и проведение мероприятий по повышению их качества.

курсовая работа , добавлен 24.10.2014


Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента, особенности их развития на современном этапе. Анализ коммуникаций на примере ОАО "Казаньоргсинтез". Основные способы устранения негативных явлений во внутреннем коммуникационном процессе организации.

курсовая работа , добавлен 21.12.2014


История развития и основные средства внутренних организационных коммуникаций и способов распространения информации. Средства передачи и получения управленческой информации. Обзор и анализ практики внутренних коммуникаций в США, Великобритании и Франции.

реферат , добавлен 21.11.2010


Понятие и сущность коммуникаций в менеджменте. Структура процесса коммуникаций. Коммуникационные барьеры и их преодоление. Информационные потоки в организации. Этапы разработки эффективной коммуникации. Анализ коммуникационной системы в ЗАО "Пикник".

курсовая работа , добавлен 06.11.2011


Функции коммуникативных структур. Виды коммуникаций. Коммуникационный процесс. Структура коммуникаций. Коммуникационные барьеры. Эффективный обмен информацией. Управленческие функции планирования, организации, мотивации и контроля.

курсовая работа , добавлен 04.01.2004


Роль и виды коммуникаций в деятельности организаций. Коммуникационный процесс: сущность, этапы, элементы. Анализ коммуникаций компании ООО "ОП "Охрана-Техника", разработка мероприятий по совершенствованию межличностных и организационных связей фирмы.

курсовая работа , добавлен 20.03.2014


Понятие, цели, функции коммуникации, особенности видов. Специфика процесса коммуникаций и эффективность управления. Преграды в организационных коммуникациях. Анализ отношений между начальником и подчинённым. Совершенствование коммуникаций в организациях.

курсовая работа , добавлен 18.06.2012


Понятие, элементы, виды и характеристика этапов коммуникационного процесса, коммуникационные барьеры. Методика "тайный покупатель" как способ оценки эффективности личных коммуникаций в местах продаж. Повышение эффективности работы торгового персонала.

курсовая работа , добавлен 23.01.2014


Понятие и сущность коммуникаций, их классификация и типы, особенности использования в управленческом процессе, средства и каналы. Формы общения. Структура компании ФМСМ регион "Север", совещание в системе ее коммуникаций, пути совершенствования.

В данном разделе проводится описание движения организационно-управленческой, технологической и экономической информации в системе управления на предприятии по схеме:

Источник (т.е. тип документации);

Отправитель (должность или структурное подразделение);

Получатель (должность или структурное подразделение).

Договоры, заявки на поставку

Платежи доставка

Заявки отчеты об отчеты

На поставку отгрузке

Договоры на

Поставку

Заявки на доставку

Отчеты о доставке

Ниже приведено описание отделов, участвующих в системе коммуникаций ООО «РАСКО»:

1. Бухгалтерия. В соответствии с законодательством, бухгалтерия является отдельным структурным подразделением предприятия, её начальник (главный бухгалтер) подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Рациональность организации учёта во многом зависит от правильности определения структуры бухгалтерского аппарата. Количественный состав бухгалтерии и её штатно-должностная структура зависит от: размер хозяйствующего субъекта, вид деятельности и отраслевая принадлежность, организация и технология производства, наличие, количество и расположение обособленных подразделений, опыт и квалификация бухгалтеров, степень автоматизации учётной работы.

Основной управленческой задачей бухгалтерии является сбор и обработка полной и достоверной информации о деятельности предприятия. Такая информация, в основном, используется в двух целях:

1. Принятие решений на основе экономического анализа такой информации.

2. Осуществление финансового контроля.

На ООО «РАСКО» созданы следующие подразделения:

1. Подразделения бухгалтерии

· расчётный отдел - начисление оплаты труда и социальных выплат,

· касса - операции с наличными деньгами, ценными бумагами,

· общий отдел - сбор и группировка информации, формирование отчётности.

2. Отделы, входящие в состав бухгалтерии

· отдел труда и заработной платы - учёт рабочего времени, смен, отпусков, освобождений по болезни и т. п.

· планово-экономический отдел - технико-экономическое планирование производства, анализ результатов производственной деятельности,

· сметный отдел - пообъектный расчёт предстоящих доходов и расходов,

3. Самостоятельные подразделения, с которыми бухгалтерия взаимодействует наиболее тесно

· отдел кадров - учёт персонала,

· юридическая служба - проверка и визирование проектов хозяйственных договоров и локальных нормативных актов.

· служба внутреннего контроля - проверки структурных подразделений хозяйствующего субъекта.

2. Отдел сбыта . Отдел сбыта – это отдел, занимающийся обеспечением выполнения планов поставки продукции в срок и по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами. Функциями отдела сбыта являются:

v Подготовка и заключение договоров с покупателями на поставку выпускаемой продукции.

v Участие совместно с соответствующими службами предприятия в формировании годовых, квартальных, месячных номенклатурных планов производства и суточных планов-графиков сдачи готовой продукции для обеспечения поставок в установленные сроки и номенклатуре.

v Обеспечение соблюдения норматива остатков готовой продукции, организации правильного хранения готовой продукции, ее рассортировки, комплектации, консервации, упаковки и отправки потребителям.

v Осуществление учета и контроля над выполнением планов поставки по номенклатуре в разрезе заключенных договоров.

v Предъявление претензий цехам-изготовителям за невыполнение внутризаводских обязательств по изготовлению и сдаче продукции.

v Подготовка еженедельных рапортов об отгрузке продукции и запасных частей на экспорт и т.д.

Отдел сбыта взаимодействует с такими структурными подразделениями, как:

Ø С отделом охраны труда. Получает: предписания и указания по устранению нарушений норм и правил по охране труда, техники безопасности и производственной санитарии, требования о проведении в случае необходимости технической экспертизы и заключений о состоянии оборудования, оснастки, транспортных средств, их степени безопасности и безвредности технологических процессов, графики комплексных обследований состояния охраны труда подразделений и целевых проверок объектов повышенной опасности, нормативную литературу по вопросам охраны труда. Представляет: отчеты о выполнении предписаний и указаний и других контролирующих органов по вопросам охраны труда и техники безопасности и устранению нарушений правил и норм по охране труда, отчеты о выполнении комплексного плана по улучшению условий охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий.

Ø С транспортным отделом. Получает: месячные, декадные и суточные планы отгрузки готовой продукции всеми видами транспорта, планы-графики завоза запчастей, комплектующих изделий и т.п. на склады сбыта. Представляет: годовой, квартальный и месячный номенклатурный планы отгрузки готовой продукции, намеченные изменения планов отгрузки, заявки на подачу железнодорожного подвижного состава, контейнеров и автотранспорта на месяц, квартал, год.

Ø С финансовым отделом. Получает: извещения банка о выставленных заказчиками аккредитивах (для исполнения), утвержденные нормативы оборотных средств по готовой продукции, в том числе товарам, отгруженным по документам, не сданным на инкассо. Представляет: договоры и соглашения на поставку готовой продукции (для согласования), планы отгрузки товарной продукции, данные о запасах готовой продукции и их соответствии нормативам, документацию на отгруженную продукцию не позднее первой половины дня, следующего за отгрузкой продукции, ежедневные справки об отгрузке и остатках готовой продукции на складах. Выставления счетов на инкассо предприятиям, на взыскание сумм за некачественную продукцию с поставщиков запасных частей.

Ø С планово-экономическим отделом. Получает: планы производства и технико-экономические нормативы и показатели для планирования и оценки деятельности на планируемый период, инструктаж, методические рекомендации по вопросам хозяйственного расчета, планирования и эффективного использования ресурсов, планы производства для заключения договоров с заказчиками, плановые хозрасчетные показатели отдела, утвержденные цены на продукцию. Представляет: отчет по основным хозрасчетным показателям, готовой продукции на складах отдела сбыта, данные о недопоставке продукции, сумма недопоставленной по договорам продукции за отчетный месяц и нарастающим итогом с начала квартала (года), отчет о выполнении плана поставок с учетом заключенных договоров, остатки готовой продукции.

Ø С отделом кадров. Получает: годовые и перспективные планы потребностей в кадрах, указания в вопросах подбора, расстановки и воспитания кадров. Представляет: отчетность по вопросам движения, подбора, расстановки и воспитания кадров, резерв на выдвижение на руководящие должности, заявки на потребность в кадрах, табели или другие документы учета рабочего времени. И с многими другими отделами.

3. СГИ. СГИ (сбытовой склад) – это помещение, предназначенное хранения готовой продукции и оказания складских услуг. На этих складах производится накопление и хранение готовой продукции, подбор ассортимента в соответствии с установленным договором планом реализации, упаковка продукции, маркировка тарных мест, оформление сопроводительных документов и отгрузка. Они находятся в ведении отделов сбыта предприятия. В них хранится готовая продукция предприятия, подлежащая отгрузке потребителям в соответствии с установленным планом реализации продукции. Склад готовых изделий должен располагаться после выпускающих цехов. К ним также должны быть подведены пути внешнего транспорта. такое расположение складов необходимо для удешевления транспортировки, а также сокращения излишних расходов на погрузочно-разгрузочные операции. Сбытовые склады являются приемщиками продукции предприятия, и через них организуется ее поставка потребителям. Благодаря этомусбытовые склады могут оказывать организующее влияние на производственный процесс, добиваясь равномерной сдачи выпускающими цехами продукции и хорошего ее качества.

4. Транспортный отдел предприятия. Транспортный отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросам. Его задача: осуществление транспортировки поставок готовой продукции в требуемые сроки и по оптимальным ценам. Функции отдела:

ü Разработка годовых, квартальных, месячных и оперативно-календарных планов-графиков транспортных перевозок на основе плана отгрузки готовой продукции и выполнения плана производства структурными подразделениями предприятия.

ü Контроль за своевременным выполнением планов поставок транспортных средств, тары, планов погрузочно-разгрузочных работ.

ü Обеспечение приема на склад, подготовки, хранения и отгрузки готовой продукции в номенклатуре и в сроки, установленные договорами. Оформление сопровождающей транспортные операции документации.

ü Осуществление сводного учета выполнения плана транспортными подразделениями по основным технико-экономическим показателям. Составление необходимой отчетности по транспортным подразделениям и представление ее в установленный срок в вышестоящие организации.

ü Разработка организационно-технических мероприятий по совершенствованию и более рациональному использованию транспортных средств, повышению производительности труда, внедрению прогрессивных видов транспорта и снижению транспортных расходов.

ü Подготовка и заключение в установленном порядке договоров со сторонними организациями на эксплуатацию подъездных железнодорожных путей, на транспорт общего пользования, выполнение транспортных и погрузочно-разгрузочных работ и других видов транспортных услуг.

ü Контроль за своевременностью согласования перевозок негабаритных грузов и расчет их крепления, которые производят отделы, выдавшие заявку на их перевозку.

ü Обеспечение сохранности готовой продукции.

ü Определение потребности и составление расчетов и заготовок на необходимые предприятию транспортные средства (локомотивы, вагоны, автомашины, тракторы, прицепы, погрузчики, электрокары), автогаражное и станочное оборудование, а также на необходимые запасные части по всем видам транспортных и погрузочно-разгрузочных средств, находящихся на балансе транспортных подразделений предприятия, материалы для их ремонта. Представление заявок в соответствующие организации в установленном порядке и осуществление контроля за их реализацией.

Как и другие отделы, он взаимодействует:

§ С отделами материально-технического снабжения, внешней кооперации, инструментальным, капитального строительства. Получает: планы и объемы завоза материалов, комплектующих изделий, инструмента, строительных материалов; объемы земляных работ. Представляет: заявки на необходимые транспортной службе предприятия материалы, запасные части, инструмент, гаражное оборудование.

§ С планово-экономическим отделом. Получает: годовую и квартальную производственную программу по предприятию; утвержденный план производственно-хозяйственной деятельности транспортной службы предприятия; методические указания по вопросам планирования и внутризаводского хозрасчета; цены на отгруженную продукцию; утвержденную сумму предельных ассигнований на содержание служебных легковых автомобилей. Представляет: проект плана производственно-хозяйственной деятельности транспортной службы предприятия в разрезе цехов; отчеты о производственно-хозяйственной деятельности транспортной службы предприятия; планы и отчеты о выполнении планов и оргтехмероприятий по транспортной службе предприятия; сведения о ритмичности отгрузки готовой продукции; смету расходов на содержание легковых автомобилей.

§ С главной бухгалтерией. Получает: инструкцию о ведении учета в транспортной службе предприятия. Представляет: документы, необходимые для бухгалтерского учета и контроля за хозяйственной деятельностью транспортных цехов.

§ С отделом главного технолога и отделом автоматизации и механизации производств. Получает: проект технологического маршрута на изготовление деталей и узлов (для согласования); техническую документацию на внутризаводские перевозки, погрузочно-разгрузочные работы, механизацию и автоматизацию в транспортных цехах предприятия; расчеты необходимого количества транспорта на внутризаводских перевозках; анализ уровня и степени механизации труда на погрузочно-разгрузочных, транспортно-складских работах. Представляет: на согласование план оргтехмероприятий и отдельные технические задания на проектирование по расшивке узких мест.

Для исследования системы коммуникации проведем исследование ценностно-ориентационного единства (ЦОЕ) предприятия.

Для определения ЦОЕ трудового коллектива используется список из 24 качеств: 1 – постоянство; 2 – выдержка; 3 – свобода действий; 4 – общительность; 5 – исполнительность; 6 – переменчивость; 7 – чувствительность; 8 – знание своих возможностей; 9 – соблюдение семейных традиций; 10 – склонность к воображению; 11 – самомнение; 12 – мастерство; 13 – бережливость; 14 – организованность; 15 – изворотливость; 16 – инициативность; 17 – целеустремленность;18 – настойчивость; 19 – умение слушать собеседника; 20 – искренность; 21 – самостоятельность; 22 – эрудированность; 23 – стремление к успеху; 24 – деловитость.

Таблица 3

Сводная таблица опроса сотрудников

Характеристика	Фамилии сотрудников	Сумма выбора
Бровкина	Макарова	Зарубин	Шмелева	Демина	Хватков	Сафронова	Кореньков	Климешова	Аревина
	+					+			+	+
		+	+				+		+	+
				+
					+	+	+	+
			+
			+	+		+		+	+	+
			+
		+
				+		+
									+
	+	+		+	+	+		+		+
		+			+		+
	+
		+			+		+	+		+
					+				+
	+		+				+
				+
	+							+

Уровень ЦОЕ определятся по формуле: , где n - сумма выборов, приходящихся на 5 качеств, получивших в группе максимальное предпочтение; m - сумма выборов, приходящихся на 5 качеств, получивших наименьшее предпочтение; N – общее количество выборов.

Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод, что мнения по ценностным факторам группы совпадает.

В заключении данного раздела, я хочу описать функционирование отдела кадров . Отдел кадров – обособленное функциональное подразделение компании, подчиняющееся президенту компании и выполняющее основные задачи:

· организация работы по выработке кадровой политики;

· подбор, отбор, расстановка, изучение и использование рабочих кадров, руководителей и специалистов;

· участие в формировании стабильного коллектива;

· создание кадрового резерва и работы с ним;

· организация учета кадров.

Общие положение о работе отдела кадров представлены в приложении 2.

Из всего выше перечисленного, можно сделать вывод , что в системе управления, движение информации происходит своевременно, а проблемы, возникающие в ходе работы компании могут быть устранены в ходе обратной связи с рабочими и работниками, находящимися в подчинении.

Коммуникация-это обмен информацией между двумя и более людьми. Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

В данном анализе необходимо выявить коммуникационные связи внутри организационной структуры. Для начала рассмотрим каждый вид коммуникации и затем выявим трудности в развитии коммуникационных отношений.

Вертикальная коммуникация

Здесь все в принципе понятно. Коммуникации проходят сверху вниз. Т.е аппарат управления издает поручения и спускает их ниже на отделения. Сверху вниз от генерального директора до служащих более низкого звена.

Горизонтальные коммуникации

Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независимости от генерального директора..

Если брать вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация управления рассылается, как письменной форме, так по почте. В ЗАО «Кондитерпром» распоряжения, приказы чаще всего происходят в письменной форме. Также существует селекторная связь совещаний на самом предприятии. Так же эффективно используется электронная почта и телефонные узлы. На предприятии создана электронная база данных, в которой хранится информация по различным показателям.

Информационно-вычислительную систему предприятия координирует центр Автоматической системы управления, отвечающий за наличие качественного программного обеспечения, устранение системных сбоев.

В горизонтальной форме все намного проще. Нет ни каких преград. Коммуникации здесь происходят по известным схемам. Те это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг, с другом не отходя от рабочего места в рабочее время. Кроме этого все сотрудники подключены к одному оператору сотовой связи на единый корпоративной тариф, что позволяет с ними связываться по телефону на местах дешевле, чем обычно.

Далее идет электронная почта, что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Также в предприятии существует локальная сеть, и работники могут обмениваться документами без подключения к сети Internet.

Еще одним средством передачи/получения информации является факс, по нему рассылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т.д.

Из неофициальных способов коммуникации стоит отнести сервер быстрого обмена сообщениями ICQ. Сотрудники в свободное время, да и во время работы общаются посредством ICQ. Этот вид коммуникации можно отнести к плюсу.

Коммуникационные стили

Официальный. Сюда входит обязательное ношение строгой одежды, правильное поведение и общение.

Деловой. Во многом похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения. Не имеется в виду мат, оскорбления, громкая речь.

Свободный. Больше подходит для свободной удобной одежды. Не имеется в виду грязная рваная одежда, джинсы или то в чем вы привыкли ходить дома.

На рассматриваемом предприятии нет четко обозначенного дресс-кода, но придерживаются делового стиля одежды с элементами casual. Чистота опрятность одежды и прически обязательны.

Как и в любой организации в ЗАО «Кондитерпром» существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К ним можно отнести, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и директору (чаще, если он в командировке), это все может повлечь за собой материальные убытки или какие-то несогласованности.