Информационный обмен с помощью переписки виды писем. Деловая переписка – основы, виды, особенности, правила ведения деловой переписки. Основные правила переписки по e-mail

Деловая переписка – термин, определяющий обмен информацией, имеющей отношение к ведению бизнеса. Является инструментом, позволяющим улучшить взаимодействие между клиентом и компанией либо между деловыми партнерами. Предполагает постоянное . В противном случае связи, которые были успешно налажены, могут оборваться. Результат – клиент либо партнер по бизнесу прекратит общение. Поэтому деловая переписка должна быть грамотной, выстроенной в таком ключе, чтобы она способствовала созданию благоприятного впечатления о компании, ее руководстве.

Виды деловых писем

Деловые письма могут быть различными по своему содержанию. Принято выделять следующие виды деловых писем :

Основные требования деловой переписки

К основным требованиям деловой переписки относится:

Ясность изложения;
Краткость излагаемых фактов;
Полнота;
Учтивость;
Грамотность.

Ясность письма строится на подходящих, понятных адресату словах. Не следует перегружать текст сложными предложениями, которые способны запутать. Краткое, лаконичное письмо позволит респонденту уловить смысл послания. Следует помнить о полноте включаемой информации, не принося в жертву данное требование краткости изложения. Речь идет о завершенности, без включения излишних подробностей.

Безусловно, учтивость – одно из важных требований. Компания, бизнесмен, озабоченный своей репутацией, никогда не допустит неучтивого ведения деловой переписки. При этом важно «не пересластить» соответствующими фразами письмо. Необходимо знать меру учтивости. Грамотность также важна. Неграмотно составленное письмо, наличие ошибок негативно отображается на общем впечатлении. Соответственно, послание должно быть грамотно написанным.

Правила деловой переписки

Грамотное ведение деловой переписки строится на определенных правилах . Так, разговорный вариант в данном случае будет неуместным. Не допустимо делать ошибки, опечатки. Это станет причиной думать об отсутствии образованности, что негативно скажется на образе компании, впечатлении от общения с ее руководством.

К основным правилам ведения деловой переписки также относится:

Отсутствие слов, определение которых отправителю неизвестно. При необходимости следует сверять свои знания со словарем. Кроме того, не стоит указывать термины, которые адресат может не понять. Если все-таки нужно внести в текст такие термины, им нужно давать пояснение;
Текст, составленный на основе коротких предложений. Слишком длинные предложения с множеством оборотов не подходят для составления писем делового характера;
Предварительная подготовка письма в текстовой программе. Рекомендуется использовать Microsoft Word, который поможет увидеть грубые ошибки;
Использование компьютеров, ноутбуков для отправки писем по электронной почте. Планшеты, телефоны автоматически могут исправить текст и, как следствие, изменить его содержание;
Тщательная проверка, анализ логического построения текста, что позволит составить максимальное грамотное деловое письмо.

Стиль деловой переписки

– это своего рода искусство. Общение по-приятельски в данном случае не подойдет, как и слишком суровый стиль. Для грамотного построения обмена сообщениями уместно следующее:

Строгость включаемых в текст конструкций;
Приветствие с указанием имени, отчества адресата;
Ответ, отправленный не позднее 2 суток с момента получения письма;
Отсутствие назойливости, постоянных вопросов об одном и том же;
Использование правила зеркала – обращение к адресату в том же стиле, в каком он предпочитает общаться;
Поздравление с официальными праздниками;
Выражение благодарности на поздравления, приглашения.

Важно соблюдать правила деловой переписки, вести ее в стиле, достойном для делового общения. Каждое письмо – это своеобразная визитная карточка. От качества оформления письма зависит успешность бизнеса. Переписка должна способствовать доверию, эффективности ведения переговоров, решению важных задач. И только в этом случае можно гарантировать, что общение с клиентом, деловым партнером даст ожидаемые результаты.

Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
- независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

К реквизитам делового письма относятся: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Письма оформляют в двух экземплярах - первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй - направляют в дело.

Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать - ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

Цитирование

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

Строгость конструкций

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Использование смайликов

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

Отсутствие назойливости

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Правило зеркала

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

Благодарность

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
внимание к деловым интересам оппонента;
соблюдение конфиденциальности;
пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Деловая переписка, так же как и устная речь, относится к вербальным формам деловой коммуникации. Однако письменное сообщение имеет ряд безусловных преимуществ перед устной речью. В частности, у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение. Поэтому письменные сообщения часто более тщательно сформулированы, чем устные. Помимо этого, получатель сообщения имеет возможность ознакомиться с ним в любое время.

Для эффективного ведения деловой переписки необходимо знать и уметь применять нормы служебной переписки , правила создания, оформления и организации работы с письмами. При этом следует помнить, что деловое письмо, так же как и любой другой документ, созданный в организации, является элементом ее имиджа. Для того чтобы деловая коммуникация была эффективной, необходимо знание всех компонентов (в том числе, безусловно, и деловой переписки), владение которыми обеспечивает коммуникативную компетентность. Материальным носителем деловой переписки является деловое письмо.

Деловое письмо – это документ, применяемый для передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Понятие "деловое письмо" используется для обобщенного названия различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсом или другим способом. При этом документ – это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Специфика делового письма и его отличие от таких документов, как контракт или приказ, состоит в том, что он менее жестко регламентирован, но, как было сказано, имеет юридическую силу. Поэтому письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация.

Классификация деловой переписки может проводиться по различным признакам: назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, характеристиками материального носителя и способа записи и т.д. Для классификации деловой переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. Приведем классификацию деловой переписки по ее главным основаниям.

По видам деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также на внешнюю и внутреннюю.

1. Официальная деловая переписка:
- внешняя переписка – адресатом является внешний контрагент. Например, информационное письмо, рекламация, коммерческий запрос и т.п.;
- внутренняя переписка – адресатом является сотрудник вашей организации. Например, приказ, распоряжение, заявление, служебная записка и т.п.
2. Личная деловая переписка:
- внешняя переписка – адресатом является внешний контрагент (благодарность, приглашение, поздравление, соболезнование и т.п.);
- внутренняя переписка – адресатом является сотрудник вашей организации (благодарность, приглашение, рекомендательное письмо и т.п.).

По способам ведения деловая переписка бывает:

на бумажных носителях;
по электронной почте.

По форме отправления деловые письма могут быть:

конвертные, отправленные в конверте с помощью почты или курьера;
электронные, отправленные в электронном виде по e-mail;
факсовые, отправленные но факсу.

По признаку адресата (получателя) деловые письма бывают:

циркулярные письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
обычные письма, адресованные одному конкретному получателю.
По композиционному признаку деловые письма делятся на:
одноаспектные рассматривают один вопрос;
многоаспектные затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

регламентированные составляются но определенному установленному образцу. Это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д. Эти письма имеют четкую текстовую структуру;
нерегламентированные содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца. Эти письма нс имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

По функциональному признаку деловые письма бывают:

инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Они бывают двоякого рода:
- – письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо- предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо- обращение);
- – письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение);
письма-ответы – это служебные письма, которые составляются как ответы на письма-запросы или письма- просьбы. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Если приходится писать письмо-отказ, то целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с...". Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется также сообщить адресату информацию о том, кто может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос.

По тематическому признаку деловые письма бывают:

коммерческие письма используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. Считается, что переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. К коммерческим относятся следующие деловые письма:
- – письмо-запрос – обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий. Текст письма содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты и организационно-правовые документы. Письмо- запрос требует письма-ответа;
- – письмо-предложение (оферта ) – заявление о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки. Оно направляется потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе;
- – рекламация (письмо-претензия) – претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков. Оно содержит заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон;
- – письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов и т.п. Типичной языковой формулой этой разновидности писем является: "Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)". При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть;
некоммерческие письма (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических и финансовых взаимоотношений. По своим целям некоммерческие письма подразделяются на следующие:
– благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу. Эта разновидность писем составляется в более свободной форме, чем другие письма. Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки. Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации;
– гарантийное письмо – содержит в себе обязательство или подтверждение определенных обязательств. Гарантироваться могут оплата работы, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки и др. Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний, намерений или действий автора, так или иначе затрагивающих интересы адресата. Гарантийные письма носят сугубо юридический характер, их отличает ясность, точность и однозначность формулировок. В гарантийном письме обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести. Подобные письма могут начинаться с изложения сути гарантий, предоставляемых адресату. Например: "Настоящим письмом гарантирую...". Особенностью данного вида писем является наличие, наряду с подписью автора (например, директора организации), подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы;
– информационное письмо предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые представляют интерес или могут заинтересовать адресата. Информационные письма, как правило, носят типовой характер. В них порой дословно приводятся отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи:
– письмо-напоминание содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Используется в тех случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей;
– письмо-просьба содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, либо побудить к действию и т.п. Целью такого письма является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение, которой должно предшествовать обоснование. Письмо-просьба требует письма- ответа;
– письмо-соболезнование содержит сочувствие по какому- то поводу. Оно имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты. При написании соболезнования важно правильно подобрать искренние слова, способные поддержать адресата в его горе. Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя;
– письмо-приглашение содержит приглашение на какое- то мероприятие. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений. Письма-приглашения могут рассылаться но факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии. В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды, а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение. Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено;
– письмо-поздравление содержит поздравление по какому-то поводу. Такие письма, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации, в нем излагаются ее наиболее важные и значимые достижения. Поздравление может быть персональным или массовым. В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например: "Дорогие друзья!". При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).

Резюме – это вид делового письма, имеющий целью максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю. Поскольку письма-резюме весьма актуальны для молодых людей, оканчивающих вузы, остановимся на этом виде письма более подробно.

Письмо-резюме. Прежде всего отметим, что нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни. Каждый раз следует вначале подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме. Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной и, по возможности, полной, а само оно должно быть коротким (не более одной-полутора страниц). Такое письмо удобно для первого знакомства с тем, от кого оно направлено. Кроме того, умение ясно формулировать и кратко излагать свидетельствует о достаточно высоком уровне общей культуры отправителя.

При составлении резюме следует четко соблюдать ряд правил, выполнение которых поможет создать привлекательный образ специалиста на рынке труда и заинтересовать работодателя. Их содержание включает в себя следующее .

1. Представиться. Указать фамилию, имя, дату рождения и число полных лет, контактные адреса (в том числе электронный) и телефоны.
2. Цель. Указать точное название должности, которую хотите получить. Ее формулировка должна точно совпадать с тем, как она заявлена. Некоторые вместо должности пишут: "Хотел бы получить интересную работу, которая бы соответствовала моему образованию и опыту работы". Такого рода формулировки вызывают недоумение у работодателя и не находят поддержки. Не указывать несколько должностей сразу. Это снизит шансы, поскольку компании требуется специалист на определенную должность.
3. Образование. Указать, где, когда и какое учебное заведение окончили, а также (если недавно окончили вуз) какие были оценки, если, конечно, здесь есть чем "похвастаться". Наличие ученой степени и звания повысит шансы. Также важно перечислить награды различных конкурсов, олимпиад, конференций, в том числе школьных, и т.д. Писать надо подробно, указать факультет, специализацию, тему диплома, указать номера дипломов, свидетельств и сертификатов, которые имеются.
4. Опыт работы – это самый важный и наиболее полный раздел резюме. Следует подробно излагать только "голые" факты, избегая лестных самооценок наподобие "большой опыт работы", "умение работать в команде" и т.п. Резюме составляется так, чтобы менеджер сам сделал нужные выводы. По каждому виду работы необходимо кратко и точно указать: период времени с точностью до месяца (можно приблизительно); место работы; наименование проекта (вида работы, особенности); краткую характеристику проекта на 1 –2 строчки; роль в выполняемой работе. Желательно сделать список как можно длиннее, чем больше опыта, тем больше шансов устроиться на работу. Перечислять работы (проекты) и нанимателей необходимо в обратном хронологическом порядке, т.е. последняя работа должна быть записана первой, предпоследняя – второй и т.д.
5. Дополнительные сведения. Если этого требует специфика будущей работы, то обязательно следует указать: владение иностранным языком; умение работать с компьютером; знание оргтехники; водительское удостоверение; наличие автомобиля и т.п.
6. Личные подробности. Следует как можно подробнее излагать факты производственной биографии и минимум – личной. Это позволит показать, что жизнь специалиста в большей степени ориентирована на работу, нежели на досуг.
7. Адаптировать резюме к требованиям работодателя. Важно, чтобы в резюме специалиста учитывались будущая работа и должность. Так, если, например, проситель претендует на должность специалиста но документированию программного обеспечения, не стоит делать акцент на том, что проситель – программист высокого класса, даже если им и является.
8. Отношение к командировкам. Если компания-работодатель является международной или вообще работа предполагает командировки, рекомендуется указать отношения к командировкам и переездам в другие города. Это позволит сразу расставить все точки над "i".
9. Наличие рекомендаций. В конце резюме указать ФИО, должности и контакты лиц, которые могут порекомендовать просителя как грамотного специалиста. Желательно заранее попросить людей, на которых можно рассчитывать для составления рекомендательного письма.
10. Сопроводительное письмо. Как правило, резюме отправляется вложением в электронное письмо. При этом оно не должно быть пустым. Обязательно следует написать несколько сопроводительных строк, в которых необходимо указать причины заинтересованности в работе именно в этой компании и мнение просителя в потенциальном вкладе в ее развитие.
11. Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда́? В каждом конкретном случае это зависит от обстоятельств. Но следует иметь в виду, что всякий разговор о зарплате до окончания собеседования обычно ставит нанимателя в грудное положение. Ведь он еще не знает возможностей данного просителя, не оценил, сколько он "стоит" по его шкале ценностей, а поэтому и не может заранее ответить, готов ли он дать требуемую зарплату.
12. Наличие фотографии. Ее наличие на резюме приветствуется.

См.: Деловая переписка: образцы деловых писем, business-letters.ru

Деловая переписка – это не только обмен коммерческой и деловой информацией, это еще и часть сложного делового этикета, и ее правилам делопроизводителей даже специально обучают на курсах.

Одна из важных составляющих делового письма – создание и поддержание солидной репутации компании, формирование серьезного отношения к вам со стороны партнеров и клиентов. Помимо вопросов менеджмента, деловое письмо – это корпоративная дисциплина, а с технической точки зрения - инструмент улучшение взаимодействия между различными компаниями холдинга или подразделениями одной формы.

Виды деловой переписки

Деловая переписка предполагает несколько видов документов, каждый из которых имеет свои правила оформления и предоставления, может отличаться формой изложения и приемами подачи содержания. Специалисты деловое письмо разделяют на: 1. благодарственные письма; 2. коммерческие письма (сопроводительное, заказ, напоминание, презентация, отказ, гарантийное письмо и т.д.); 3. запросы и требования; 4. извинения и опровержения; 5. поздравительные письма; 6. письма с соболезнованиями.

Даже современная электронная переписка учитывает особенности каждого вида письма, использует готовые шаблоны, манеру написания и правила делового письменного этикета.

Правила деловой переписки

От того, на чем и как оформлено, как составлено и упаковано ваше деловое письмо, партнеры и клиенты могут составить представление о респектабельности и успешности вашего бизнеса. Поэтому, соблюдая правила деловой переписки, вы формируете свою репутацию в бизнесе. Итак, о правилах: Бланк письма. Хорошая компания использует в переписке только фирменные бланки с реквизитами компании (угловое или продольное размещение) и элементами фирменного стиля. Фирменный стиль предполагает нанесение логотипа и использование фирменных шрифтов, а в реквизитах должно быть указано название организации и его аббревиатура, юридический и почтовый адрес, телефоны, электронная почта и сайт. Разметка страницы. Письмо пишется на листе с полями (слева 20, справа 10 мм, сверху и снизу 20 мм), в случае наличия второго и последующих листов у документа, они нумеруются посредине сверху страницы. Стиль. Письмо пишется только официально-деловым стилем – с кратким изложением сути вопроса, точными формулировками, стандартными фразами. Обязательное условие: в письме освещается только один вопрос или несколько взаимосвязанных. В противном случае – лучше написать несколько писем. Структура текста. Обычно деловое письмо состоит из трех частей: 1. Обращение к адресату («Уважаемый, …!»). 2. Вступление (изложение причин и оснований для письма). 3. Основная часть (предложение решений, просьб, рекомендаций по решению проблемы). 4. Заключение (резюме с подведением итогов). Язык. Фразы должны быть простыми, краткими, ясными и недвусмысленными. Эмоциональность, жаргонизмы, просторечные слова, диалектизмы и излишние подробности исключены (грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки – тоже)!