Проведение корпоративных мероприятий имеет целью не только развлечение для сотрудников, но является необходимостью для руководства фирмы, HR-специалистов. Посредством внутреннего PR можно достичь более слаженной и эффективной работы коллектива, повысить нематериальную заинтересованность сотрудников в активной деятельности, направленной на единую цель.

Зачем нужны корпоративные мероприятия

Все, что проводится внутри компании – от деловых встреч до веселых праздников, – призвано решать важные задачи организации. Главная цель корпоративных мероприятий – командообразование, иначе говоря, повышение командного духа, доверия сотрудников друг к другу, мотивации к работе в коллективе. Необходимо, чтобы у работников сформировалось чувство их личной сопричастности к компании, имелась заинтересованность в развитии фирмы.

Отметим, какие еще задачи стоят перед мероприятиями, нацеленными на формирование корпоративной культуры внутри компании: 1. Удержание сотрудников в составе фирмы, повышение их лояльности к организации. 2. Нематериальная мотивация работников путем вручения наград, поздравлений с днем рождения, организации бесплатных концертов и т. д. 3. Укрепление связей между руководящим звеном и персоналом. Корпоративные мероприятия предоставляют возможность неофициального, более доверительного общения топ-менеджеров с другими сотрудниками. 4. Выявление внутренних проблем компании, недостатков ее кадровой политики. 5. Ознакомление работников с изменениями на предприятии: новыми решениями, сотрудниками, планами. 6. Пропаганда традиций и ценностей компании. 7. Улучшение эмоционального фона в коллективе.

Виды корпоративных мероприятий:

В зависимости от конкретной цели, обстановки и тональности корпоративные события классифицируются по ряду разновидностей: деловые (прием у руководителя, собрания, презентации, подведение итогов года); развивающие (семинары, мастер-классы, тренинги, конференции); командообразующие, или team-building (тренинги на сплочение, деловые игры, конкурсы, веревочный курс, походы); спортивные (игры, соревнования, забеги, турниры); развлекательные (корпоративные праздники, фуршеты, концерты, корпоративные мероприятия на природе);

Торжественные (награждение сотрудников, присвоение званий) Нередко особенности разного рода мероприятий сочетаются в одном. Например, корпоративные мероприятия на природе могут объединять в себе командообразующую игру, спортивное соревнование и пикник. В любом случае все элементы происходящего должны быть направлены на один результат и строго организованы.

Планирование корпоративных мероприятий

Без продуманного сценария и четко поставленных целей тренинг или вечеринка могут выйти хаотичными и разочаровать сотрудников. На этапе составления плана корпоративного мероприятия обязательно учитывать следующие моменты: заинтересованность сотрудников в предстоящем событии (предварительно выясняется путем опроса); добровольность участия в мероприятии; четкие временные рамки; дата проведения должна устраивать большинство; тщательно и заранее подобранное помещение, подходящее по вместимости и комфортности, соответствующее условиям мероприятия (конференции, праздника); подготовка четкого, подробного сценария корпоративного мероприятия, согласование его со всеми, кто принимает участие в организации, выступает; ответственный подход к оформлению: от приглашений на корпоратив до дизайна зала. Организация корпоративного мероприятия осложняется тем, что необходимо вовлечь в него каждого участника. Нужно учитывать, что одним нравится помогать в организации мероприятия, другим ‒ участвовать в конкурсах, третьим ‒ выступать с речью, четвертым – получать призы.

Корпоративные мероприятия - это неотъемлемая часть корпоративной культуры, один из мощнейших инструментов ее создания, поддержания и трансляции новым сотрудникам. Корпоративные мероприятия позволяют успешно решать такие задачи, как командообразование, повышение лояльности к компании, нематериальная мотивация (как часть социального пакета сотрудника) - одним словом, это один из важнейших инструментов HR-брендинга.

Как можно классифицировать разновидности этого инструмента? Помимо больших событий (дни рождения, Новый год и т. д.) необходимо отметить разнообразные team-building мероприятия (веревочные курсы, ролевые игры, спортивные командные состязания, турниры и т. п.), а также совместные походы в кино, спортивные мероприятия и т. д. Например, сотрудники Mail.Ru часто вместе ходят на концерты, которые поддерживает портал, и даже на хоккей и картинг (очевидно, что в этом случае объединяются люди со схожими интересами). А встреча с единомышленниками - наилучший способ укрепления командного духа. Конечно, эффективность корпоративных мероприятий измерить очень сложно, особенно с экономической точки зрения. В момент их проведения очевидны только затраты, которые несет компания в связи с их организацией. Но, несомненно, по итогам проведения таких событий, сотрудники больше узнают о самой компании, ее истории, офисных легендах и т. п., ближе знакомятся друг с другом (особенно это актуально для больших организаций). Большинство сотрудников будут благодарны руководству за предоставленную возможность неформального общения с коллегами, у них начнет формироваться чувство сопричастности, то есть работник постепенно будет ассоциировать себя с компанией, а компанию - с собой. Очевидно, что это и есть основная цель, которую преследует внутреннийHR-брендинг.

Приведем несколько примеров из опыта Mail.Ru по части проведения корпоративных мероприятий.

Во-первых, каждый год мы празднуем день рождения компании, на котором присутствуют сотни сотрудников, клиентов и партнеров. На наш взгляд, очень важно, что у сотрудников в рамках этого мероприятия есть возможность пообщаться не только между собой, но и с внешней аудиторией. Благодаря этому у любого человека в компании (начиная от секретаря и заканчивая, например, HTML-верстальщиком) возникает целостное восприятие бизнеса в целом и ощущение своей причастности к нему, своего вклада в общее дело.

Во-вторых, Новый год . Традиционно, это семейный праздник, поэтому раньше в нем принимали участие сотрудники, с возможностью пригласить еще одного человека каждый.Но в 2008-2009 годах мы решили отказаться от такого формата, так как наша компания стала в два раза больше, и для нас было очень важно познакомить сотрудников друг с другом (причем сам персонал оказался доволен тем, что смог пообщаться с коллегами, а не только со своим супругом/супругой, как раньше).

Кроме того, уже не первый год Mail.Ru организует в офисе елку для детей сотрудников. Это отличный повод подружиться семьями, показать детям, где целый день работают их родители и т. д. В целом, это отличный способ командообразования, но честно скажу - организовывая елку, мы не думали не об этом, а просто хотели сделать детям праздник.

Также могу отметить ежегодные летние «вылазки на природу» на теплоходе, фуршеты на 23 февраля и 8 марта и т. д. Основная их цель - добавление еще большего количества положительных эмоций в рабочий процесс, а также улучшение коммуникаций между отделами и сотрудниками.

Корпоративный праздник в его сегодняшнем виде стал формироваться в интенсивно развивающихся капиталистических странах Европы и Америки на рубеже XIX-XX веков. Корпоративные праздники можно разделить на две категории:

1. по их идеологической подоплеке (то есть по задаче, которую они должны решить);
2. по типу организации.

Компании обычно проводят корпоративные мероприятия два раза в год:

• На Новый год;
• В День рождения компании.

Реже три раза: Новый год, День рождения компании и профессиональный праздник.

При этом большинство работодателей заказывающих праздник у внешних фирм не знают, зачем им это нужно. А многие сотрудники считают, что компания могла бы наличностью отдать все то, что она потратила на подготовку праздника. В свою очередь многие руководители считают, что сотрудники не ценят того, что для них делает компания. Подготовка праздника дело весьма хлопотное, поэтому лучше поручить это профессионалам, либо попытаться все спланировать самому. Подготовку к Новому году, например, следует начинать уже в октябре. В противном случае вас могут подстерегать самые банальные неприятности: отсутствие подходящего помещения, либо из-заперегруженности в типографии не успеют напечатать пригласительные и т. п. Особое внимание следует уделить сценарному плану мероприятия. Все должно быть расписано поминутно: от начала подготовительных работ до транспортировки гостей. Тщательное планирование позволит избежать пустых ниш во время праздника, когда присутствующим нечем заняться, и «передозировки», когда приглашенные артисты не успевают отработать программу, или ведущие провести конкурсы.

Основные ошибки, которые допускаются во время подготовки и проведения корпоративных мероприятий:

• позднее начало подготовки;
• неправильно определено ответственное лицо;
• требование от всех сотрудников активного участия в мероприятии;
• неправильно подобрано место и стиль проведения мероприятия;
• неправильная постановка целей и задач мероприятия;
• неправильное поведение первого лица компании (это может значительно навредить успешному торжеству).

На корпоративе первое лицо должно быть одето сообразно формату мероприятия, не должно опаздывать, не должно быть простым наблюдателем, ему нужно принимать самое активное участие в действии, вручение подарков и призов первое лицо компании должно делать лично.

Основные цели мероприятия условно делятся на:

1. Корпоративные мероприятия как способ сплотить коллектив компании.

Но здесь стоит учитывать, что просто ужин «за счет компании» в ресторане вряд ли сможет принести желаемый результат. Корпоративное мероприятие может стать весьма эффективным инструментом только в том случае, если еще на этапе подготовки организаторы четко сформулируют цели и задачи, которые могут быть решены с помощью этого мероприятия и с учетом этого создадут его концепцию.

1. Корпоративные мероприятия как способ отметить лучших сотрудников.

Ставя данную цель, организаторы должны продумать, когда удачнее всего стоит включить выступление руководителя. Здесь роль руководства заключается в том, чтобы в торжественной части четко подчеркнуть, что сотрудники - это одна команда. И еще более необходимо на корпоративном празднике отмечать людей, наиболее ярко проявивших себя за прошедший год.

1. Корпоративные мероприятие как способ наладить коммуникации между «Менеджерами» и «Специалистами».

Многие склонны оценивать «корпоратив» как продолжение работы для руководителя, так как это прекрасная возможность посидеть и поговорить «по душам», например, с «тревожным работником» и/или вовлечь в мероприятие «выпавшего» сотрудника.

1. Корпоративные мероприятия как способ познакомить сотрудников с изменениями. (например, реорганизацией, прошедшей в компании или новыми назначениями).

Здесь, планируя выступления в рамках «корпоратива», у каждого нового функционального подразделения есть возможность в «легкой» форме отработать пути и способы взаимодействия, наладить неформальные коммуникации.

Но, если корпоративное мероприятие не был продумано и спроектировано для конкретной компании, стоит ожидать обратный, демотивационный эффект. Поэтому следует учитывать следующие правила:

1. Соответствует ли мероприятие пристрастиям всего коллектива?

Коллектив может быть разнороден, как по возрасту, так и по интересам. Поэтому следует провести анкетирование или устный опрос сотрудников. Работников можно заинтересовать мероприятием, предложив задания по подготовки сценки, розыгрыша или конкурса.

1. Является ли посещение данного мероприятия добровольным или у сотрудников есть возможность отказаться от посещения?

В любом случае стоит уточнить причину отказа от участия в мероприятии. Возможно, сотрудник без всякой причины не желающий посещать корпоратив, отдаляется от коллектива и не осознанно избегает совместных мероприятий, или у него есть скрытые конфликты с коллегами.

1. Существует ли возможность покинуть мероприятие в любое удобное время? Хорошо бы заранее озвучить регламент вечера.

Четко поставленная цель, подробно написанный и продуманный сценарий, а также искренняя вовлеченность сотрудников - залог того, что такого рода мероприятия будут не просто интересными и желаемыми, а также эффективными для всего коллектива.

Цели проведения могут быть разными, например, их можно разделить на качественные и количественные:

• Качественные - повышение лояльности, удовлетворенности, осведомленности и т. п.
• Количественные - увеличение количества осведомленных/лояльных сотрудников, получение определенной статистической информации и т. п.

Зачастую к корпоративным мероприятиям относят развлекательные мероприятия, посвященные празднованию тех или иных дат. Фактически, все внутренние мероприятия, проводимые для персонала, можно отнести к корпоративным.

По целям они могут делиться на:

• Деловые;
• Праздничные/развлекательные.

По видам и формату деловые могут быть:

• информационные;
• дискуссионные;
• обучающие (например, собрания, конференции, круглые столы, семинары и т. п.)

По видам и формату праздничные/развлекательные могут быть:

• игры;
• шоу/концерты;
• приемы/вечеринки.

Вот и наступил очередной «сезонный» всплеск интереса к корпоративным праздникам. Как организовать хороший праздник в компании? Эта тема уже почти стала одной из «вечных» тем HR-менеджемента. Но по-настоящему успешными праздниками, которыми довольны и сотрудники, и руководство, до сих пор могут похвастаться немногие компании. Почему? И как подойти к делу правильно? Об этом рассказывает Анна Шибанова, более 12 лет профессионально занимающая корпоративными праздниками.

Бизнес-тренер, консультант, руководитель Школы-студии системного командообразования «Колесо» (г. Уфа, Башкортостан). Более 10 лет работала в области управления персоналом, имею высшее экономическое и дополнительное образование бизнес-тренера. Специализация: командообразование, коммуникации, корпоративные праздники. Уверена, что для команды нет ничего невозможного!

Если у Вас возникнут вопросы, замечания и идеи - всегда готова к открытому диалогу.

С чего начать?

Логичнее было бы начать сначала. Однако в нашем случае можно попытаться начать с финала статьи - с краткого плана организации праздника (20 шагов к успешному мероприятию).

Целесообразно начать с постановки цели. Цель корпоративного мероприятия - это первое и главное. Если Вы не можете сформулировать цель проведения мероприятия - не стоит тратить ресурсы.

Какие бывают цели мероприятий и откуда они рождаются? Рождаются цели из потребностей. Потребность - цель - средство.

Давайте определимся с терминами. В нашем случае под словом «потребность» будем понимать необходимость назревших изменений в Компании.

Например, есть необходимость познакомить сотрудников с чем-то новым и важным (создана миссия, написан гимн, произведен брендинг или ребрендинг), пришло много новых сотрудников и им необходимо быстро познакомиться друг с другом и с Компанией. Или же необходимо показать сотрудникам другие подразделения Компании, дать понимание «какая у нас сильная, большая и перспективная Компания», отметить начало или завершение крупного проекта, года иди другого отчетного отрезка в работе. Ещё варианты: повысить лояльность сотрудников к Компании, сплотить коллектив, научить коллег эффективно взаимодействовать при решении сложных задач перед планируемым рывком вперед, перед открытием нового направления в работе. Создание и поддержание оперативной команды под проект, попытка разрешить конфликтные ситуации в коллективе, знакомство с целями, планами и задачами компании на будущее, подведение итогов, подведение результатов корпоративных конкурсов и многое, многое другое...

Итак, цель определена, проговорена, а лучше — прописана. Что дальше?

Дальше необходимо из цели прописать задачи. То есть, цель - это то, чего нужно достичь, а задачи - это способы приближения к цели. Организация корпоративного праздника (корпоративного мероприятия) - одна из задач.

Теперь нам необходимо понять, для кого мы организуем праздник? Кто будут участники, гости, зрители?

Целевой аудиторией для организации корпоративного праздника могут быть сотрудники Компании, их семьи, клиенты компании, партнеры, потенциальные потребители товаров и услуг и т.д. Следовательно, и ориентироваться в выборе способа проведения праздника нужно на целевую аудиторию, а не на руководителя Компании, принявшей решение проводить праздник (если только руководитель в данном конкретном случае не является целевой аудиторией - например, вы проводите праздник в честь дня рождения руководителя, хотя и в этом случае, на мой взгляд, праздник всё равно проводится для сотрудников, а день рождения руководителя - только информационный повод).

Что такое информационный повод?

Информационный повод - это актуальные дата, событие к которым может быть приурочен праздник. Иногда информационный повод является отправной точкой или темой при написании сценария праздника.

Предположим, что информационным поводом в нашем случае являются 23 февраля и 8 марта (многие компании уже давно совмещают эти два информационных повода для одного корпоративного праздника).

Теперь мы знаем цель (пусть будет - знакомство новых сотрудников с Компанией, повышение лояльности, сплочение, награждение сотрудников за успешно отработанный год), целевая аудитория - сотрудники Компании, информационный повод - совмещенный праздник 23 февраля и 8 марта.

Вот теперь нужно выбрать (назначить) ответственного за организацию праздника внутри Компании (например, специалиста отдела персонала, отдела рекламы, отдела маркетинга и т. д, в любом случае это должен быть давно работающий сотрудник, знающий корпоративную культуру Компании изнутри, человек, которому доверяют и сотрудники и руководители).

Вы спросите - а кто же совершал предыдущие действия, принимал решения и проводил анализ ситуации? Конечно - руководители! Очень часто в компаниях это функция топ-менеджмента, руководителя отдела управления персоналом, директора филиала, а иногда и учредителя компании.

Далее задаемся вопросом — какова идея нашего праздника? Как мы хотим оформить праздник, наполнить его, где его провести, в каком контексте и т.д.? Согласна, вопросы эти не простые и однозначно на них ответить трудно, одним нравится одно, другие увлекаются другим...

Самое простое решение - провести анкетирование (возможно даже анонимное) - узнать, чего хотят сотрудники, и по общим тенденциям принять решение о форме проведения праздника. Например, большинство сотрудников хотят оригинального праздника, не просто выпивать и закусывать в ресторане, хотят чего-то активного, веселого и чтобы все были вовлечены в процесс, многие хотят прийти на праздник со «вторыми половинами», а некоторые - с детьми... Не простая задачка, верно?

Как организовать процесс?

С такой задачей бывает трудно справиться одному организатору из числа сотрудников Компании, и даже если организовать внутри Компании мозговой штурм, бывает не просто найти решение, удовлетворяющее всем запросам...

В этом случае рекомендуем обратиться к внешним организаторам праздников. Сейчас на рынке event-услуг работает очень много компаний, организующих праздники. Можно предположить, что у них большой и богатый опыт в смысле оригинальных идей и их воплощения в жизнь, и они, взяв на себя основную часть забот по организации, сделают все на высшем уровне, и ваш праздник будет незабываемым...

Но не всегда сотрудничество с event-компанией дает ожидаемый результат.

Все дело в выборе провайдера. К этому вопросу нужно подходить очень внимательно, ведь от этого зависит, каким будет ваш праздник. Если вы приняли решение о том, что ваш праздник будет более активным, чем просто посиделки за праздничным столом - стоит выбирать компании, которые профессионально занимаются организацией именно активных программ, они и посиделки вам организуют без проблем. А вот компания, которая «собаку съела» на проведении традиционных праздников (в ресторане с артистами) не всегда хорошо справится с организацией тимбилдинга. Таким образом, выбираем в празднике самую важную и сложную часть, и под нее находим провайдера. В качестве предоставляемых услуг этого провайдера тоже необходимо убедиться. Но как это сделать? Ведь услуги нельзя «потрогать» заранее (в отличие от товара) и понять, качественная услуга у этого провайдера или не совсем. В этом случае хорошо работает «сарафанное радио» или по другому - отзывы. Найдите людей и организации, которые уже пользовались услугами этого провайдера и попросите их дать отзыв об их работе. Из нескольких отзывов можно получить вполне отражающую действительность «картинку», и только после этого можно принимать решение о сотрудничестве. Обратите также внимание на Договор - всё должно быть максимально прописано и отражать реальные договоренности - что, где, когда, каким образом происходит и т.д. Чем больше вопросов и мелких деталей освещено в договоре - тем лучше.

Ну вот, провайдера выбрали, максимально детальный Договор заключили... Можно выдохнуть?

Предполагая ваше желание услышать «да», смело говорю: «Нет!»

Очень важная работа по организации корпоративного мероприятия - его внутренний пиар!

Что такое внутренний пиар мероприятия?

Теперь вы понимаете, какое у вас должно получиться мероприятие, для кого оно, из чего состоит, какие цели преследует и какие задачи решает. Но об этом знаете только вы, компания-провайдер и, возможно, руководитель, который подписывал Договор.

Очень часто сотрудники не владеют информацией - куда и зачем они едут до момента прибытия на место проведения мероприятия, правильно ли это?

Чем руководствуются менеджеры компании в организации такого мероприятия?

Я считаю, что неправильно не сообщать сотрудникам заранее о формате мероприятия. Более того, было бы совсем не лишним заранее (за 1-2 месяца) начинать готовить сотрудников к предстоящему мероприятию, проводить презентации праздника, чтобы у сотрудников появилось желание пойти на мероприятие и согласовать свои личные планы.

Еще один важный вопрос, который рождает массу споров — принуждать ли сотрудников к походам на корпоративные мероприятия?

Наш ответ однозначен — никогда! Насилие (ни в каком виде) в партнерских отношениях между работником и работодателем неприемлемо. А как все мы помним, крепостного права и рабства у нас в стране нет. Так что же делать? Мотивировать!

Сотрудникам нужно правильно и очень заранее презентовать проект праздника, ответить на все вопросы, заинтересовать, увлечь. Здесь очень важна системность подхода. Если мероприятия в Компании проводятся системно - это очень помогает, ведь, если прошлое мероприятие прошло успешно и сотрудники, посетившие его, рассказывают другим, как было здорово, то на следующем мероприятии людей будет больше. Сотрудники будут интересоваться программой и составляющими, вникать в нюансы, чтобы принять решение «идти - не идти, интересно - не интересно», а ваша задача - постепенно убедить сотрудников, что ваши мероприятия всегда проходят интересно и хорошо. Тогда, при появлении первой информации в Компании о том, что скоро будет корпоративный праздник, у вас будет очередь стоять из желающих записаться в список участников, и вопросы о том, что именно будет происходить на празднике, при таком уровне доверия уже почти не будут возникать.

Таким образом, мы подобрались к следующему шагу. Необходимо составить список желающих присутствовать на мероприятии.

Составляем список

Я это делала просто. Вывешивала в самом часто посещаемом сотрудниками месте - столовой - чистый лист с заголовком «Список на мероприятие такое-то тогда-то» и привязывала ручку. Все желающие участвовать сами вписывали туда свою фамилию и имя. Также важно указать, до какого времени список будет висеть, а когда список закрывается; и желающие смогут попасть на мероприятие после закрытия списка только вместо кого-то (если кто-то вдруг откажется в силу разных обстоятельств).

Есть еще один нюанс. А как обеспечить явку всех записавшихся? Чтобы не получилось так — записалось 100 человек, а реально пришло 70? Чтобы Компания зря не тратила деньги на тех 30, которые не пришли?

Я в своей практике работы HR-менеджером поступала так:

не можешь идти - сообщи заранее (указывала конечную дату принятия решения);

найди себе замену (после закрытия списка);

частичная оплата праздника сотрудниками (например, 70% — Компания, 30% — сотрудник) - чтобы личный взнос мотивировал к посещению, а в случае «прогула» компенсировал хоть как-то издержки.

Не стоит требовать с сотрудников 100% оплаты праздников.

Хотя я знаю примеры праздников со 100% добровольной оплатой сотрудниками. Уровень корпоративной культуры оказался таков, что, когда в связи с кризисом у Компании не оказалось денег на подобные мероприятия, сотрудники от праздника решили не отказываться и провели его «за свой счет».

Не стоит проводить праздники в законные выходные. На мой взгляд, лучшим способом будет частично сократить рабочий день для тех, кто идет на праздник, чтобы лишь немного занять праздником вечернее личное время сотрудников. При этом не идущие на праздник работают полный рабочий день, и производство не останавливается.

И вот он - праздник

Внутренний организатор должен во всё внимательно вникнуть, всё прописать и всё четко подготовить. Чтобы ничего не забыть, я мысленно представляла себе хронологию уже самого дня праздника. Таким образом «вспоминались» многие важные нюансы. Максимально подробно постарайтесь представить себе день праздника - и все записать, чтобы ничего не забыть. Составьте список - что нужно сделать, отмечайте сделанное и никогда не выезжайте на мероприятие, не посмотрев в этот листочек - за 3 дня, за 1 день и непосредственно перед выходом к автобусу.

Обязательно нужно перед праздником дать сотрудникам самую полную информацию о мероприятии, рассказать, как одеваться, как доехать и т.д.

Некоторые руководители любят делать «сюрпризы» своим сотрудникам, вывозя их на мероприятие в лес, не предупреждая об этом. В этом нет ничего прекрасного! Люди приезжают в юбках, на каблуках и т.д., чувствуют себя при этом некомфортно и ни о какой лояльности к Компании речь не идет.

Важно проконтролировать прибытие участников своевременно к месту начала мероприятия.

И не менее важно - организовать и проконтролировать зависящий от вас процесс так, чтобы всё запланированное четко «случалось» в указанное в договоре время. Когда праздник состоит из многих составляющих, нужно, чтобы каждая «скрипка» вступала вовремя и играла заранее обговоренную «партию», только тогда «оркестр» выступит «на ура"!

Если внутренний организатор берет на себя часть необходимых услуг из общего праздника (часть услуг оказывает провайдер, а часть услуг организовывает сама Компания в лице внутренних организаторов, например - закупка напитков, заказ автобуса, закупка подарков и т.д.) — необходимо очень ответственно к этому подойти, ведь от ваших действий зависит весь исход праздника.

Если в празднике задействованы артисты, заказана база, фейерверк и т.д. — все это часто делают разные подрядчики, с ними заключаются отдельные договоры, в которых указано время выступления (аренды базы), а в день у них может быть несколько выступлений (заказов), поэтому любая задержка может «сорвать» одно или несколько выступлений и задуманный праздник от этого только проиграет. Кроме того, у них может быть повременная оплата и прочие нюансы.

Чем из большего количества разнообразных услуг составлена программа, тем больше вашего внимания требуется для соблюдения повременной программы.

Важно также своевременно оплатить услуги провайдеров, ведь от даты оплаты тоже зависит качество вашего будущего мероприятия; заранее сделайте необходимые закупки.

Обговорите с потенциальными участниками, что все с собой непременно берут хорошее настроение. У тех, у кого оно не очень хорошее в данный момент - пусть тоже берут, почти всегда на хорошем празднике настроение улучшается, и люди забывают свои проблемы. И очень важно привить в Компании привычку активности и позитивности.

Участникам (а тем более - внутреннему организатору) следует соблюдать меру в употреблении спиртных напитков во время банкета, все-таки корпоративный праздник - это рабочее мероприятие, хоть и неформальное. Если не знаете меры или не можете себя контролировать — лучше вообще не пейте, веселиться можно и без возлияний.

Если запланирована активная часть праздника в виде тимбилдинга — не стоит его совмещать со спиртным (это может быть травмоопасно, в состоянии даже легкого опьянения сложнее понять задачу и коллег, договориться, выполнить ее в указанное время и по озвученным правилам, и результат обучения в таком случае значительно снижается).

Стоит ли совмещать обучение и отдых?

Да! Только есть правила, которые позволяют сделать эффективно.

Нельзя сообщать сотрудникам, что вы едете на тренинг (обучение), а в результате проводить только развлечения и банкет (отдых).

Или наоборот — говорить, что едете отдыхать, а на самом деле организаторами заказывается тренинг. В итоге люди настраиваются на одно, а получают другое, следовательно ожидания не оправдываются и оценка праздника значительно снижается.

Так как же правильно совместить отдых и обучение?

Праздник надо разделить на блоки (и об этом заранее сообщить сотрудникам):

обучающий блок (тимбилдинг, во время которого мы будем обучаться эффективно взаимодействовать с коллегами);

банкетный блок (после обучения с развлекательной программой и небольшим количеством спиртного).

На мой взгляд, наиболее эффективный праздник со всех сторон (и для решения задач руководителя и для удовлетворения желаний сотрудников) - это праздник «обучение + развлечения».

Ибо праздник, состоящий только из банкетной части, менее результативен и интересен, а иногда и несет вред Компании.

Праздник в виде только обучающего блока также распространен в последнее время - он исключает негативные последствия неумеренности, можно ограничиться лишь недолгим фуршетом после активной части (обучающего блока) или вовсе исключить фуршет.

А между тем, корпоративные праздники являются индикаторами развитости корпоративной культуры и в целом успешности организации.

Если на ваши праздники люди с удовольствием ходят на ваши праздники и мероприятия проходят регулярно и эффективно - это говорит об эффективности работы всей компании:

компания хорошо зарабатывает и может тратить деньги на праздники;

у компании много хороших информационных поводов;

отдел персонала работает эффективно, правильно подбирает сотрудников, работает с ними (адаптирует, обучает, сопровождает праздники, сотрудникам комфортно в организации и они работают с удовольствием и с полной отдачей и т.д.);

у руководителей и работников взаимовыгодное и приятное партнерское сотрудничество.

Обязательно у праздника должно быть четкое начало и финал.

Праздник закончился, работа продолжается

Но с окончанием самого праздника не заканчивается работа по его организации.

Ни в коем случае нельзя забыть о подведении итогов после мероприятия, сборе отзывов и их анализе, постпраздничном пиаре события, работе над ошибками, подписании актов, составлении финансовой отчетности.

К сожалению, навык организации хороших мероприятий оттачивается годами, возможно, мои наработки ускорят ваш процесс. Ну и в качестве резюме, предлагаю вашему вниманию -

Краткий план организации корпоративного мероприятия (20 шагов к успешному мероприятию):

1. Сформулировать цель мероприятия (если Вы не можете этого сделать — не проводите мероприятие).

2. Исходя из цели нужно прописать задачи, в числе которых может быть и сама организация праздника; и задачи, которые этот праздник может решить.

3. Выявить целевую аудиторию для проведения праздника.

4. Найти подходящий информационный повод для праздника.

5. Выбрать (назначить) ответственного за организацию праздника внутри Компании.

6. Найти идею для нашего мероприятия (например, масленица, пейнтбол, лыжная гонка и т.д. это можно делать совместно с провайдером event-услуг, желательно провести анкетирование сотрудников).

7. Выбрать провайдера праздничных услуг (в случае необходимости).

8. Заключить подробнейший договор с провайдером.

9. Провести внутренний пиар мероприятия («соблазнить» сотрудников прийти на мероприятие, желательно за 1-2 месяца до его начала).

10. Составить список желающих присутствовать на мероприятии.

11. Замотивировать потенциальных участников (в соответствии со списком) прибыть на мероприятие.

12. Со стороны внутреннего организатора - всё максимально тщательно подготовить (и прописать - это помогает в организации) - самостоятельные услуги, закуп спиртного, подарков и т.д.

13. Тщательно проинструктировать каждого потенциального участника о предстоящем мероприятии и обговорить все детали, ответить на все вопросы, дать всю необходимую информацию.

14. Обеспечить своевременное прибытие участников на место проведения мероприятия, а также зависящие от вас услуги в четком соответствии со временем, указанным в договоре.

15. Максимально активно и позитивно участвовать в праздничных мероприятиях.

16. Внутреннему организатору произвести все контрольные действия по организации трансфера участников с места проведения мероприятия, а также - дополнительные необходимые действия для завершения мероприятия (сбор участников, проверить и забрать оставшиеся вещи и т.д.).

17. Подписать Акты выполненных услуг с провайдерами. В случае предоставления некачественных услуг - написать и отправить Претензию, чтобы вернуть часть средств.

18. Составить по проведенному мероприятию финансовые отчеты, которые приняты в вашей Компании.

19. Собрать у участников отзывы о мероприятии. Разместить новость о мероприятии, фото и отзывы на корпоративном портале, или другим способом рассказать всем сотрудникам о прошедшем празднике.

20. Провести анализ проведенного мероприятия и работу над ошибками.

К сожалению, на следующий день после праздника невозможно отследить достижения всех целей, а тем более - просчитать финансовый результат вложений, но по косвенным признакам можно понять, эффективен ли праздник в вашей Компании.

Мы (Школа-студия системного командообразования «Колесо») желаем вам исключительно хороших праздников, успешности Компании и благополучия сотрудникам!

Ведь мы знаем, что сделать счастливыми конечных потребителей могут только счастливые сотрудники!

Сотрудники нашей компании — это специалисты с многолетним опытом работы, серьёзным послужным списком и уникальным портфолио проектов. Для большинства из них работа в EVENT индустрии — это не просто пустой звук, а любимое хобби, позволяющие получать удовольствие, заставляющие думать и развиваться, смотреть на многие вещи иначе. Мы высоко ценим вклад каждого из них и гордимся, что такие специалисты являются основой нашей компании.

Марина Лямина

ВЛАДЕЛЕЦ И ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР КОМПАНИИ STYLE PROJECT

«Обращаясь в Style Project, Вы получаете надежного партнера, который умеет слушать и слышать своего клиента, внимателен к деталям и срокам, находит инструменты для решения поставленных Вами задач и, самое главное, всегда отвечает за результат своей работы!»



Ольга Зайцева

ВЛАДЕЛЕЦ И КРЕАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР КОМПАНИИ STYLE PROJECT

«Event-агентство - это компания, которая создает СОБЫТИЕ! Создать событие - это значит наполнить его смыслом и сделать так, чтобы оно осталось в памяти надолго. Донести идею и цели компании до сотрудников, партнеров, клиентов – непростая задача и под силу только профессионалам! Наша работа направлена на результат, а результат - благодарность наших клиентов и долгосрочное сотрудничество команды единомышленников. Жить идеями, осуществлять их и радовать клиентов - наша работа, наш образ жизни!»



Андрей Родионов

СПОРТИВНЫЙ ДИРЕКТОР КОМПАНИИ STYLE PROJECT

В компании работаю с 2009 года. Опыт организации спортивных мероприятий - более 35 лет. Придумал и реализовал множество спортивных проектов. Среди заказчиков - АФК «Система», ВТБ, ВЭБ, Газпром нефть, Газпромбанк, Сбербанк, Роснефть и другие известные компании, которые рассматривают такие мероприятия как приоритетные социальные проекты. Для меня главная особенность таких мероприятий в том, что в них победителями становятся все участники. Поэтому неважно, для кого ты делаешь мероприятие, важно, КАК ты это делаешь, и то, как все они оценивают твою работу.



Оксана Лукан

ЗАМЕСТИТЕЛЬ СПОРТИВНОГО ДИРЕКТОРА КОМПАНИИ STYLE PROJECT

Спортивные события – это мой выбор в event-индустрии, который был запланирован ещё в школе. Сейчас я являюсь специалистом с высшим образованием именно в этой сфере и имею успешный многолетний опыт, которым с радостью делюсь с клиентами компании «Style Project», где работает слаженный коллектив профессионалов, который ценит время, престиж и бюджет клиента.



Евгений Осетров

МЕНЕДЖЕР СПОРТИВНЫХ ПРОЕКТОВ КОМПАНИИ STYLE PROJECT

Окончил университет физической культуры и спорта. Всю свою жизнь, сколько себя помню, связан со спортом. В детстве увлекался хоккеем, футболом, борьбой и бильярдом. Провел много интересных спортивных мероприятий. В «Style Project» занимаюсь реализацией спортивной составляющей на мероприятиях. С удовольствием делюсь своими знаниями в сфере спорта и не только. Из своих качеств могу выделить ответственность, справедливость, отзывчивость, доброжелательность, коммуникабельность.



Людмила Белобородова

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТОВ КОМПАНИИ STYLE PROJECT

Вся моя жизнь – это сплошное приключение. Я постоянно попадаю в незаурядные ситуации. Считаю себя верным другом, надежным товарищем и человеком-позитивом. Я всегда открыта новым знакомствам, людям, идеям и приключениям. Умею слушать и слышать, всегда анализирую ситуацию с разных сторон и только потом делаю выводы. Привыкла работать в режиме «нужно сделать вчера» и даже не представляю как теперь можно иначе. Без этого жизнь становится не такой яркой на эмоции.



Наталья Ярошенко

За 9 лет работы в компании я провела более 20-ти крупных проектов – от Family Day до больших спортивных мероприятий. Качества, которыми горжусь? Наверное, умение быстро принимать решения, анализировать и взвешивать ситуацию на проекте, а затем спокойно ее решать. Когда у тебя 600 участников и 10.000 зрителей, нужно обладать отличной стрессоустойчивостью. И лишь тогда можно услышать в финале заветное “We are the champions”!



Татьяна Макаршина

МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТОВ КОМПАНИИ STYLE PROJECT

Наши проекты вдохновляют меня к поиску новых решений и постоянного самосовершенствования. Многозадачность в работе меня никогда не пугала. Это интересно, интересно испытывать свои возможности, добиваться поставленных целей, выходить из непредвиденных ситуаций. Иногда кажется, что не справишься, но я считаю, что выход можно найти всегда. А иногда его нужно найти, иначе никак.