Рассмотрим, нужно ли штатное расписание в организации и как его разработать; каков порядок утверждения собственной формы документа. Изучим сложные вопросы, например порядок утверждения штатного расписания, если в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник.

Штатное расписание: быть или не быть

Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю <1>.

К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ <2> и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.

Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек <3>).

При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.

Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами <4> и сложившейся судебной практикой.

В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.

Утверждаем расписание

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.

Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

Выбираем способ

Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

Сделать это можно двумя способами:

— утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм;

— отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. пример 2 ниже). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. пример 3 ниже).

Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.

Приказ об утверждении

Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ.

Изменения

Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом — либо отражающим конкретные изменения, либо утверждающим новую редакцию ШР.

Как отметил Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников. Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель.

Реквизиты

Имейте в виду: самостоятельно разработанное штатное расписание должно содержать как сведения о приказе, утвердившем его форму, так и реквизиты документа, которым оно введено в действие (см. пример 7).

Кроме того, в разработанном организацией штатном расписании нет необходимости указывать период его действия (в отличие от унифицированной формы). Достаточно указать дату введения штатного расписания в действие.

Вновь созданные организации

Штатное расписание составляется, даже если во вновь созданной организации работает только руководитель. Здесь возможны два варианта изложения штатных единиц:

— либо указывается только руководитель;

— либо сразу фиксируются необходимые штат и численность работников.

Филиалы и представительства

Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.

В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений.

Если Штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования.

Заполнение отдельных граф

Особо нужно сказать о заполнении граф «Оклад» и т. п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой «вилки», поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.

Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как «Должность», «Количество штатных единиц», «Тарифная ставка (оклад) и пр.», «Надбавка», можно прочитать в статье «Штатное расписание в вопросах и ответах» на с. 46 журнала N 7, 2009.

При необходимости отражения По одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (Письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).

Поэтому работодатель при разработке формы штатного расписания для целей установления персональных надбавок и доплат работникам может изложить информацию в графе «Надбавки, доплаты» так, как показано в примере:

Образец оформления графы «Надбавки, доплаты» в штатном расписании .

Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу «Надбавки, доплаты» можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу «Премии», также для удобства выделив подграфы «Основание» и «Сумма, руб.» (см. пример 12).

Образец оформления граф «Премия», «На руки» в штатном расписании.

Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графы «К выплате» или «На руки» (пример 12).

Выписка из штатного расписания

Следует помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению документы, связанные с его работой, в том числе выписки из документов (ст. 88 ТК РФ). Поэтому считаем целесообразным также утвердить форму Выписки из штатного расписания (унифицированной формы нет).

Штатная расстановка

Штатное расписание — документ плановый и обезличенный. Поэтому не стоит его «утяжелять» информацией. Ведь этот документ может быть представлен в фискальные или судебные органы, которым не следует знать «лишнюю» информацию. Для фиксации фактического положения расстановки кадров (поименно) и оплаты труда (с учетом «плавающих» премий) целесообразно использовать штатную расстановку. Документ может быть в бумажном или электронном виде и содержать любую информацию о работниках, необходимую работодателю (см. пример 14).

Штатная расстановка.

Общество с ограниченной ответственностью «СпортИнвест»

(ООО «СпортИнвест»)

Штатная расстановка на 03.11.2014

Структурное подразделение	Должность	Коли чество штатных единиц	Фамилия И. О.	Оклад, (руб.)	Надбавки, доплаты	Премии	Итого (гр. 6 + гр. 8 + гр. 10)	Дополнительная информация
Основание	Сумма (руб.)	Основание	Сумма (руб.)
Наименование	Код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Дирекция	01	Генеральный директор	1	Авакумов А. В.	60 000					55 000
Секретарь	1	Белкина Н. А.	30 000	За знание иностранных языков	2000			32 000	Отпуск по беременности и родам до 25.12.2014
Системный администратор	0,75	Волгин И. Л.	21 330					15 997,50	Работник по основному месту работы
<…>
Бухгалтерия	02	Бухгалтер	1	Громова К. Т.	25 000	Увеличение объема работы (ДС до 04.06.2010)	5550			30 550
Бухгалтер	1	Древко О. К.	25 000					24 850	Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (11.12.2014 — выход на работу)
Бухгалтер	1	Еремина Е. М.	25 000	Расширение зоны обслуживания (ДС до 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Отдел продаж	03	Менеджер	1	Желудь У. А.	30 000			За превышение плана продаж	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
Начальник отдела	1	Зорин И. А.	35 000			За превышение плана продаж	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Отдел доставки	04	Специалист	0,5	Ильин Б. Б.	15 000					7500	Совместитель внешний
Начальник отдела	1	Клаус В. В.	25 000					25 000
Отдел маркетинга	05	Специалист	1	Ломов Я. Р.	24 400					24 400	Ребенок до 3 лет (д. р. 06.02.2012)
Специалист	1	Мишин Т. А.	24 400					24 400
		Начальник отдела	1	ВАКАНСИЯ
<…>

Мнение. Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации «закрывает» имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.

Примечание. См. статью «Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях» на с. 40 журнала N 3, 2012.

С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.

Примечание. См. статью «10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными» на с. 52 журнала N 3, 2012.

Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.

Примечание. О «заемном» труде читайте на с. 70.

Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет. Ни одна структура ПФР не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.

В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму N Т-3. Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Ю. Титова

Преподаватель,

Эксперт журнала

«Кадровая служба

И управление персоналом предприятия»

Подписано в печать

Если в штатном расписании предусмотрена надбавка, например, за повышенную сложность работ, в размере 10 000 руб., можно ли выплачивать работнику сумму менее 10 000 руб.? Или все же необходимо выплачивать ровно 10 000 руб.?

В отличие от премии, размер которой в локальных нормативных актах указывается как максимальный (и, следовательно, варьируется от нуля до установленного максимума), размер надбавки в штатном расписании указывается четко и конкретно . При этом в зависимости от критериев установления надбавки она может устанавливаться работнику на определенный или неопределенный период либо не устанавливаться . И если работнику надбавка установлена, то выплачивать ее следует именно в том размере, в каком она указана в штатном расписании, и в течение того периода, на который она установлена.

Добавим, что, согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, условие о выплате надбавок (а также доплат и премий) является обязательным условием трудового договора (в тех случаях, когда в организации штатным расписанием или локальным нормативным актом предусмотрены эти составляющие заработной платы). Условие может быть как прямым (наименование и размер надбавки указывается непосредственно в трудовом договоре), так и отсылочным (в трудовом договоре указано, что работнику могут устанавливаться надбавки в соответствии с локальными нормативными актами и штатным расписанием работодателя).

Согласно ч. 1 ст. 129 ТК РФ под заработной платой (оплатой труда работника) понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) .

В соответствии с ч. 1 ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

При этом системы оплаты труда, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Обратите внимание!

Условия, порядок и критерии выплаты стимулирующих надбавок определяются в локальном нормативном акте (положении об оплате труда, положении о премировании и материальном стимулировании, коллективном договоре, др.).

При наличии представительного органа работников локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения этого органа (ч. 4 ст. 135 ТК РФ).

Согласно разъяснениям Роструда, приведенным в письме от 24.12.2007 № 5275-61, размер оплаты труда (тарифную ставку либо оклад) следует указывать в трудовом договоре в числовом выражении . В то же время доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, полагающиеся работнику, могут быть прямо указаны в трудовом договоре либо в нем может быть сделана отсылка к соответствующему локальному нормативному акту или коллективному договору, предусматривающим основания и условия их выплаты . В последнем случае, — указал Роструд, — работник должен быть ознакомлен с содержанием локальных нормативных актов и коллективным договором под роспись .

Извлечение
из письма Роструда от 24.12.2007 № 5275-61

Согласно статье 135 Трудового кодекса Российской Федерации заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.
Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат, надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Основные понятия и определения, применяемые при организации оплаты труда работников, закреплены в статье 129 Кодекса. Исходя из данных определений, тарифная ставка, как и оклад (должностной оклад) имеют фиксированный размер оплаты труда.
Статья 57 Кодекса к числу условий, обязательных для включения в трудовой договор, относит условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки и оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
Все вышеизложенное позволяет говорить о том, что при закреплении в трудовом договоре условий оплаты труда работника следует указывать размер оплаты (тарифную ставку либо оклад) в числовом выражении .
Что касается доплат, надбавок и поощрительных выплат, полагающихся работнику, то они могут быть прямо указаны в трудовом договоре либо в нем может быть сделана отсылка к соответствующему локальному нормативному акту или коллективному договору , предусматривающим основания и условия их выплаты. В последнем случае работник должен быть ознакомлен с содержанием локальных нормативных актов и коллективным договором под роспись .

Размер надбавок может быть уменьшен, но только в том случае, если в самом трудовом договоре или в локальном нормативном акте работодателя установлены условия, при соблюдении которых работник может рассчитывать на их выплату в полном размере, а также критерии, позволяющие уменьшить размер надбавок. Если эти условия и критерии отсутствуют в трудовом договоре, но прописаны в локальном нормативном акте, работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Заметим, что работнику, отработавшему не весь период, за который начисляется фиксированная стимулирующая надбавка, к которой, в частности, относится и надбавка за повышенную сложность или интенсивность работы, выплата обычно производится за фактически отработанное время в учетном периоде.

ВЫВОД ПЕРВЫЙ. Стимулирующие выплаты должны быть указаны в трудовом договоре с работником. При этом может быть указан их фиксированный размер (в рублевом исчислении или в других единицах измерения) либо сделана отсылка к локальному нормативному акту (или коллективному договору), предусматривающему основания и условия их выплаты.

Например . Работнику устанавливается надбавка за сложность и напряженность работы, размер, основания и условия выплаты которой регламентируются Положением об оплате труда и премировании.

Работнику могут устанавливаться надбавки в соответствии с локальными нормативными актами и штатным расписанием работодателя.

Если фиксированный размер надбавки указан в трудовом договоре, а работодатель считает необходимым уменьшить ее размер, необходимо не менее чем за два месяца уведомить работника под роспись об изменении условий трудового договора (чч. 1, 2 ст. 74 ТК РФ) и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с работником.

Извлечение
Из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда
В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.
[...]

Если фиксированный размер надбавки указан в локальном нормативном акте, то прежде чем снижать ее размер, необходимо внести изменения в этот локальный акт и за два месяца до вступления изменений в силу ознакомить с ними работника под роспись.

ВЫВОД ВТОРОЙ. Работодателю крайне невыгодно устанавливать в трудовых договорах и локальных нормативных актах фиксированный размер стимулирующих выплат без указания условий их выплаты, так как в этом случае работодатель обязан выплачивать все указанные суммы ежемесячно при любых обстоятельствах, а необходимость любых изменений потребует соблюдения процедуры, предписанной ст. 74 ТК РФ.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 15.09.2009 № 12202 пришел к выводу о том, что, учитывая, что стороны при заключении договора определили размер премии в виде фиксированной суммы, ее выплата не поставлена в зависимость от каких-либо условий, является обязательной, наличие в компании иных систем доплат и надбавок стимулирующего характера и систем премирования не свидетельствует о нарушении требований законодательства при заключении договора с истцом.

Примерные формулировки условий выплаты стимулирующей надбавки в локальном нормативном акте приведены в примере.

Пример

Примерные формулировки условий выплаты стимулирующей надбавки
в локальном нормативном акте работодателя

7. Условия оплаты труда работника:

7.1. Работнику устанавливается должностной оклад в размере 20 000 руб. в месяц.

7.2. Работнику устанавливается надбавка за сложность и напряженность работы в размере 10 000 руб. в месяц (далее — надбавка). Надбавка выплачивается ежемесячно при выполнении следующих условий:

Полная отработка месячной нормы рабочего времени. При неполной отработке месячной нормы рабочего времени надбавка выплачивается пропорционально отработанному времени;

Своевременное, добросовестное и качественное выполнение трудовых обязанностей;

7.3. Надбавка выплачивается в размере 5000 руб. в месяц в случаях:

Однократного нарушения правил внутреннего трудового распорядка без применения к работнику дисциплинарного взыскания;

7.3. Надбавка не выплачивается в случаях:

Однократного нарушения правил внутреннего трудового распорядка, повлекшего применение к работнику дисциплинарного взыскания, либо неоднократных в течение месяца нарушений правил внутреннего трудового распорядка;

Неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;

Нарушения техники безопасности, требований охраны труда;

Неисполнения приказов и распоряжений руководства;

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

Ленинградский областной суд в Определении от 14.10.2010 № 33-5015/2010 отметил, что сведения об ознакомлении работника с Положением об оплате труда и премировании работодателем не представлены, кроме того, введенным вновь Положением фактически работодатель в одностороннем порядке изменил условия оплаты труда работника, поскольку письменного соглашения между сторонами не подписывалось. При таких обстоятельствах суд пришел к выводу о том, что ответчик неправомерно прекратил выплату истице ежемесячной премии, установленной трудовым договором.

О форме и содержании штатного расписания. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

Если ваша организация использует для оформления штатного расписания унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», то, согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенным в указанном Постановлении, в графах 6-8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Графы 5-9 заполняются в рублевом исчислении либо, при применении иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.), — в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Штатное расписание является организационно-распорядительным документом и после утверждения становится обязательным для исполнения.

Обратите внимание!

Трудовым кодексом РФ, другими нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации, не ограничено право работодателя совместно или с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган создан на предприятии) на выбор способа и порядка дополнительного материального стимулирования работника, определения размера доплат и надбавок (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 14.09.2010 № 33-12682).

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, в том числе и форма штатного расписания. Поэтому негосударственная организация может разработать локальную форму штатного расписания, в которой, в частности, отсутствуют графы для указания надбавок и других дополнительных выплат.

Заметим, что работодатель обязан соблюдать условия оплаты труда, установленные и им же утвержденные в штатном расписании. Несомненно, работодатель имеет полное право пересматривать размер надбавки за сложность и напряженность труда, однако делать это нужно без нарушения трудовых прав работника. Обычно критерии, позволяющие уменьшить надбавку, прописываются в локальном нормативном акте.

Таким образом, прежде чем уменьшать установленный в штатном расписании фиксированный размер надбавки, необходимо сначала внести изменения в штатное расписание и уведомить работника об изменении условий оплаты труда с соблюдением требования ч. 2 ст. 74 ТК РФ.

Доброго времени суток! Вопрос касается персональных надбавок. В нашей компании они устанавливаются при приеме на работу и после на основании служебной записки руководителя структурного подразделения. Возможность ее установки прописана в Положении об оплате труда. Данная надбавка прописывается в ТД (либо в приложении к нему) и приказе. Вопрос: необходимо ли указывать их в ШР и каким образом выводить ее из ШР после увольнения сотрудника, которому она была установлена?

Ответ

В графах 6,7 и 8 штатного расписания отражают надбавки - стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Тут речь идет о тех, которые установлены законодательством (например, работникам Севера) и те, которые утверждены в организации (например, за знание специальной программы или иностранного языка).
Что касается персональных надбавок, то не нужно отражать их в штатном расписании. Рекомендуем сделать к штатному расписанию штатный список (штатную расстановку). В документе нужно отразить фамилии сотрудников, структурное подразделение, их должности и установленные надбавки, доплаты.
Штатный список для удобства использования обновляйте ежемесячно (увольнения, приемы сотрудников, снятие или назначение персональных надбавок).

"Отдел кадров", 2008, N 1

Составляем штатное расписание

Штатное расписание - важный кадровый документ для любой организации. Но вот вопрос: обязаны ли работодатели, независимо от организационно-правовой формы, иметь штатное расписание, и если да, то как правильно его составить и как в него вносятся изменения?

Штатное расписание является первичным документом по учету кадров. Его унифицированная форма N Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Согласно данному Постановлению унифицированные формы по учету кадров должны применять юридические лица всех организационно-правовых форм. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно может составляться как в виде единого документа для организации в целом, так и для ее отдельных структурных подразделений. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, при необходимости его могут подписывать руководители структурных подразделений. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица и является основным документом, определяющим организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав организации.

Что мы понимаем под штатным расписанием

Существует множество различных определений понятия "штатное расписание", из которых следует, что это организационно-распорядительный документ, в котором отражена структура организации. Он содержит перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Часто руководители различных организаций не знают, кто именно должен составлять штатное расписание и вносить в него изменения. В крупных организациях, где численность персонала превышает 500 человек, есть либо служба персонала, либо отдел кадров, которые и занимаются вопросами кадрового делопроизводства. А вот в малых предприятиях или у индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, численность сотрудников которых не превышает 50 человек, составлением штатного расписания могут заниматься и сотрудники бухгалтерии, и сам руководитель или предприниматель. В организациях с численностью персонала от 100 человек руководитель возлагает функции кадрового делопроизводства либо на офис-менеджера, либо на юрисконсульта. В настоящее время такие организации предпочитают принять на работу юриста с функциями кадрового работника, тем самым "убивая двух зайцев". Но в любом случае процесс формирования штатного расписания достаточно сложен и состоит из нескольких этапов, поэтому требует привлечения не только работников кадровых служб, но и экономистов.

Этапы составления штатного расписания

Прежде чем браться за составление штатного расписания, необходимо определить организационную структуру организации, то есть схематично отобразить структурные подразделения, а также порядок их подчиненности и связей между собой. Затем переходим к следующему этапу - составление штатного расписания и приведение его в надлежащий вид по унифицированной форме N Т-3 "Штатное расписание". Заполнить ее несложно, но следует учитывать некоторые моменты. Например, наименование организации указывается в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. Если организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого из них. Заполнение колонок даты и номера документа затруднения вызовет вряд ли, но для крупных организаций, где в штатное расписание часто вносятся изменения, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания.

Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа "Штатное расписание на период ______ с "___" ________ 20__ г. ", то есть определенная дата, с которой штатное расписание вступает в действие.

Также в унифицированной форме в отдельной графе проставляются дата и номер приказа руководителя об утверждении штатного расписания. Обратите внимание: штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать бессрочно. В этом случае для работы с документом следует учитывать все изменения и дополнения, вносимые распоряжениями (приказами) руководителя, что на практике не всегда бывает удобно. В силу того что никаких ограничений на количество изменений штатного расписания для коммерческих организаций не существует, лучше вводить при каждом изменении новое штатное расписание.

Теперь рассмотрим колонку "Структурное подразделение". Коммерческие организации, как правило, наименование структурных подразделений определяют самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями и определениями (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами). Но существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). В этом случае правильное отражение в штатном расписании наименований структурных подразделений очень важно. Для облегчения работы в обозначении структурных подразделений существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список производств, цехов, профессий и должностей, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (отдел снабжения, ремонтные службы и др.).

Графа N 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. При определении наименований должностей, включаемых в штатное расписание организации, следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367. В названном Классификаторе, в частности, приведены должности служащих в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Обычно сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, затем ведущих и главных специалистов, затем исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем рабочих.

Могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4 "Количество штатных единиц". Количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью. Если организацией предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Как установить оклад (тарифную ставку)?

В соответствии со ст. 129 ТК РФ под окладом (тарифной ставкой) понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки - это инструмент тарификации оплаты труда работника в бюджетных организациях в соответствии с Единой тарифной сеткой. Но следует обратить внимание, что Правительство РФ издало Постановление от 22.09.2007 N 605 "Об утверждении Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных государственных учреждений и гражданского персонала", в котором определило основы перехода на новые системы оплаты труда и наделило бюджетные учреждения полномочиями самостоятельно устанавливать оклады, компенсационные и иные выплаты. Коммерческие организации устанавливают размер окладов самостоятельно исходя из своих финансовых возможностей. Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со ст. 133 ТК РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда.

В унифицированной форме N Т-3 есть несколько граф (N N 6, 7, 8), объединенных общим названием "Надбавка". В действующем Трудовом кодексе нет четкого определения понятия "надбавка".

Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, - это две основные формы выплаты надбавок: 1) процентная - устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае изменения размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки; 2) в виде фиксированной суммы - может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки).

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, в соответствующих графах допускается указывать проценты (коэффициенты). В случае изменения размера последних можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 "Примечание" сделать ссылку на документ, который регулирует это изменение. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении штатного расписания в графах "Доплаты" можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. Иные стимулирующие выплаты кроме надбавок в штатном расписании не показываются, то есть нет необходимости отражать в унифицированной форме N Т-3, например, премии.

Один из наиболее часто задаваемых вопросов - как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, определенные в Трудовом кодексе? Здесь может быть несколько ответов, но в основном проблема решается путем установления "стандартного" оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя надбавка устанавливается на следующий период.

Когда в штатное расписание вносятся изменения?

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса. Если необходимо ввести новые должности или структурные подразделения в связи с организационными мероприятиями, штатное расписание также подлежит изменению.

Как внести изменения в штатное расписание?

Начнем с того, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"), но неизменными остаются код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании - приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Штатное расписание работодатель может изменять сколь угодно часто. В случае возникновения спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается. Но, если работодатель не имеет штатного расписания, он лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, документально подтвердить правомерность этих действий он в случае спора не сможет.

Приведем примеры приказа об утверждении штатного расписания и приказа о внесении изменений в штатное расписание.

│ Приказ N 01 │

│Об утверждении штатного расписания │

│В целях определения организационной структуры, должностного и численного│

│состава и утверждения ежемесячного фонда заработной платы ООО "Звездочка"│

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│

│бухгалтера А.И. Иванову. │

│ Петров │

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью "Звездочка" │

│ Приказ N 12 │

│О внесении изменений в штатное расписание │

│В целях рационализации штатной структуры должностей ООО "Звездочка" │

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│Внести в штатное расписание следующие изменения: │

│должность офис-менеджера (подразделение "Администрация"), в количестве│

│1 единицы, оклад - 9000 руб. 00 коп. │

│(подразделение "Транспортный отдел") в количестве 3 единиц, оклад -│

│8000 руб. 00 коп. │

│нового штатного расписания не действует. │

│5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│

│бухгалтера А.И. Иванову. │

│Приложение: штатное расписание на 1 листе. │

│ Петров │

│Генеральный директор ООО "Звездочка" ------ А.А. Петров │

│С приказом ознакомлены: Иванова │

│главный бухгалтер ------- А.И. Иванова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Во многих организациях распространено составление штатного списка - расстановки. Этот документ очень удобен для специалиста, занимающегося кадрами. Штатный список позволяет быстро определить число вакантных и занятых мест в организации, а также размеры и виды надбавок. Для создания такого документа не нужно "придумывать велосипед". Можно взять форму штатного расписания, добавив в нее столбец "ФИО сотрудника". Таким образом, будет видно, в каком отделе работает конкретный сотрудник, какую должность занимает, какие надбавки ему положены.

Эксперт журнала

"Отдел кадров"

Подписано в печать

Вопрос был задан так, что доплаты и надбавки относятся не к конкретной должности, а к человеку. Как можно указать это все в штатном расписании? Если вместо старого сотрудника придет новый у него не будет доплаты за мастерство!

В штатном расписании следует отразить все виды выплат и их размеры. Так как в заработную плату входят оклад, компенсационные и стимулирующие доплаты и надбавки (ст. 129 ТК РФ).

Таким образом, в штатном расписании (форма Т-3) в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), в графах 6, 7, 8 отражаются надбавки (премии, доплаты, поощрительные выплаты). Надбавки могут быть либо установлены законодательством (например «северные» и проч.), либо утверждены в организации в коллективном договоре, положении об оплате труда и т.д.

Если на эту должность будет принят другой сотрудник, Вы можете внести изменения в штатное расписание скорректировав размер доплат и надбавок.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».

Статья: Считаем доплаты и надбавки в различных ситуациях

Когда у работодателя возникает необходимость увеличить сотрудникам зарплату, один из способов сделать это – включить в систему материальной мотивации разнообразные надбавки и доплаты. Например, за интенсивность труда, выполнение обязанностей отсутствующего работника. Кроме того, есть доплаты и надбавки, которые вы обязаны платить сотрудникам по закону. Как правильно отразить надбавки и доплаты в кадровых документах? По какой формуле их рассчитывать? Разберем конкретные примеры.*

Чем надбавки отличаются от доплат?

Мы хотим установить некоторым нашим сотрудникам дополнительное вознаграждение за знание иностранного языка и за ученую степень. Это будут надбавки или доплаты?

Вы можете назвать такие выплаты как надбавками, так и доплатами. В Трудовом кодексе не дается определения надбавок и доплат и не проводится между ними четкого разграничения. Зато есть такая классификация: доплаты и надбавки стимулирующего характера и доплаты и надбавки компенсационного характера (ст. 129, 135 ТК РФ). Практика сложилась так, что выплаты стимулирующего характера чаще называют надбавками, а выплаты компенсационного характера – доплатами. Таким образом, надбавки – это, как правило, вознаграждения, связанные с характеристиками и заслугами сотрудника. Например, надбавки за владение иностранным языком, ученую степень, высокие достижения в труде, стаж работы в организации. Доплаты же чаще всего начисляются за труд в условиях, отклоняющихся от нормальных. Это, к примеру, доплата за ночную или сверхурочную работу, ненормированный график, труд в выходные и праздники. Виды надбавок и доплат приведены в таблицах ниже.

Работодатель может установить в локальном акте или трудовом договоре с работником надбавки и доплаты, прямо не упомянутые в Трудовом кодексе(за наставничество, руководство бригадой, работу в вечернее время и т. п.)*

Надбавки

* Перечень территорий, относящихся к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, приведен в постановлении Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029 и в постановлении Правительства РФ от 24 апреля 2007 г. № 245.

Доплаты

Вид доплаты	Чем регулируется (статья ТК РФ)
За выполнение обязанностей временно отсутствующего работника	151
За работу в выходные и праздничные дни	149, 153
За работу в ночное время	149, 154
За сверхурочную работу, ненормированный рабочий день	149,152
При переводе на другую нижеоплачиваемую работу	182
За работу в тяжелых, вредных, опасных условиях труда	147
За работу в многосменном режиме	149, 154
Несовершеннолетним работникам в связи с сокращением их рабочего дня	271
При невыполнении норм выработки и изготовлении бракованной продукции не по вине работника	155–156
За совмещение профессий (должностей)	149, 151
За расширение зон обслуживания или увеличение объема выполняемых работ	151

К заработной плате сотрудника планируется сделать надбавку за интенсивность работы. Как правильно ее оформить? Нужно ли составлять дополнительное соглашение к трудовому договору?

Чтобы оформить надбавку за интенсивность работы, действуйте по следующей схеме:*

• Во-первых, посмотрите, что у вас записано о видах и размерах надбавок в локальных нормативных актах (положении об оплате труда, положении о надбавках или другом документе, где может содержаться подобная информация). Если в этих актах и коллективном договоре надбавки не предусмотрены, то до выплаты их работникам обязательно внесите соответствующие изменения в документы организации. Размер надбавки за интенсивность работы законом не установлен, значит, работодатель может определить его по своему усмотрению. Обычно назначается фиксированная сумма или процент от оклада (например, 20 процентов).
• Во-вторых, приказом измените штатное расписание или утвердить новое, уже с надбавками. Для этого укажите в пустой ячейке графы «Надбавки» вид надбавки (за интенсивность работы). Затем напротив каждой должности, которая подпадает под определенный вами критерий (интенсивная работа), проставьте размер надбавки (20 процентов).
• В-третьих, заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору об установлении надбавки и ее размера. Образец документа смотрите ниже.

Образец приказа о внесении изменений в локальные акты организации и штатное расписание по поводу надбавок*