Что нужно знать делопроизводителю медицинского учреждения. Профессия делопроизводитель: специфика, требования, перспективы. Что должен знать делопроизводитель

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Должен знать

Делопроизводитель должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства
• структуру предприятия и его подразделений
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов
• основы организации труда
• правила эксплуатации вычислительной техники
• основы законодательства о труде
• правила внутреннего трудового распорядка
• правила и нормы охраны труда

Требования к квалификации

Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.

Основы профессии

Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.

Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

1. Ведение всего оборота документов на предприятии.
2. Телефонные звонки и беседы с клиентами.
3. Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
4. Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
5. Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
5. Порядочность.
6. Общительность и доброжелательность.
7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
8. Коммуникабельность.
9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
10. Умение вести деловые переговоры.
11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

• заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
• проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
• нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Круг обязанностей

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка - оформление - обработка - хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
3. Учет отправленных и полученных бумаг.
4. Архивация документов.
5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда. А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день. Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой. Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего. По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• осуществление контроля исполнения документов;
• ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
• ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации. Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

• распорядительные;
• информационные и справочные;
• организационные;
• кадровые (по личному составу);
• финансовые;
• технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Важные функции

Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.

В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:

1. Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
2. Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
3. Передача обработанной корреспонденции адресатам.
4. Организация хранения документов.

Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.

На первый взгляд, профессия делопроизводителя звучит скучно, и фантазия рисует унылые стеллажи с картонными папками «Дело №» и человека в черных нарукавниках, который заносит в эти папки записи. Но это устаревший стереотип. Сегодня делопроизводитель выглядит совсем иначе и в своей работе использует достижения технического прогресса. Кто же такой делопроизводитель, что за профессия такая? Делопроизводитель занимается ведением документооборота компании в соответствии с едиными стандартами. Если компания крупная, делопроизводитель занимается определенным кругом документов, если компания маленькая, делопроизводитель ведет всю документацию. Он занимается подготовкой, оформлением, движением, систематизацией и хранением документов самого разного профиля, от приказов директора до установочных чертежей, от личных дел сотрудников до лицензий и дипломов компании.

Что за профессия Делопроизводитель?

Делопроизводитель – профессия скорее секретарского толка. В маленьких компаниях эти две профессии часто совмещаются. Он принимает и регистрирует письма, составляет приказы и другие необходимые для работы организации документы, хранит и обновляет архив необходимой и самой разнообразной документации (переписки, юридической, технической и т.п.), оформляет командировки, регистрирует внутреннюю документацию и следит за ее передвижением внутри компании и выполняет еще много бумажной работы, призванной облегчить работу другим подразделениям компании. В работе он пользуется оргтехникой – ксероксом, факсом и компьютером. Сейчас архив - это не обязательно помещение с папками, архив часто бывает электронный.

Профессия Юрист-Делопроизводитель

Также есть юрист-делопроизводитель – он работает в суде, на крупном предприятии или юридической фирме и занимается оформлением юридической документации в соответствии с законодательством. Эту вакансию часто занимают молодые начинающие специалисты-выпускники юридических вузов, как стартовую ступеньку карьеры, чтобы получить практику и опыт работы для дальнейшего роста.

Что должен знать и уметь делопроизводитель?

Для того, чтобы работать по этой профессии сейчас все чаще требуется высшее образование, тогда как раньше делопроизводитель, так же, как и секретарь считался неквалифицированной профессией, на эту должность брали людей почти без образования. Делопроизводитель должен знать правила составления и ведения деловой переписки, принципы архивирования, делопроизводитель должен уметь работать с оргтехникой, обладать хорошей памятью, коммуникабельностью, грамотностью и стрессоустойчивостью. Должен уметь выстроить документооборот так, чтобы он работал четко и грамотно – вот основное что должен уметь делопроизводитель.

На делопроизводителя можно выучиться в вузе или средне-специальном учебном заведении, либо закончить курсы, смотря какую квалификацию вы хотите приобрести и где в дальнейшем работать. Высшее образование делопроизводителя можно получить во многих вузах. В Москве это, например, Государственный университет управления, Московский государственный лингвистический университет, Московский государственный университет культуры и искусств, Московская финансово-юридическая академия, Российская академия государственной службы при Президенте РФ, Российский государственный гуманитарный университет.

Курсы для делопроизводителей

Основные знания, что нужно знать делопроизводителю можно получить на курсах. Делопроизводитель – одна из самых популярных профессий и выбор курсов очень богат. Легко можно подобрать подходящие по срокам, времени и форме обучения. Такие курсы есть как при учебных заведениях, так и в специализированных учебных центрах. Например, один из самых популярных в Москве – Центр «Специалист» при МГТУ им. Баумана, где можно не только узнать азы профессии, но и повысить квалификацию до секретаря-референта.

Курсы повышения квалификации для делопроизводителей

Делопроизводитель, как и представитель любой другой профессии, должен периодически повышать вою квалификацию, чтобы не закостенеть в развитии, чтобы узнавать что-то новое и не отставать от прогресса. Список учебных центров, где это можно сделать – один из самых длинных, потому что профессия очень популярна, и такие специалисты нужны, практически, в каждой компании или государственном учреждении.

Для обучения на делопроизводителя есть много вариантов, специальность «Документоведение и архивоведение» есть во многих вузах. Как правило, вступительными предметами являются история, русский язык, обществознание, иностранный язык. Многие, впрочем, обучаются делопроизводству прямо на месте, в процессе работы. Способный человек сможет достичь определенного уровня профессионализма и таким образом, но для успешного карьерного роста все же стоит получить высшее образование.

Скачать должностную инструкцию
делопроизводителя (.doc, 95КБ)

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится
4. Делопроизводитель должен знать:
   1. 4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
   2. 4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
   3. 4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
   4. 4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
   5. 4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
   6. 4.7. Основы организации труда.
   7. 4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники
   8. 4.9. Законодательство о труде.
   9. 4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
   10. 4.11. Правила и нормы охраны труда.
5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
   1. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
   2. 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
9. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Профессия секретаря-делопроизводителя получила своё широкое распространение сравнительно недавно, однако специалисты данной области работы считаются высококвалифицированными и востребованными на рынке труда. И человек данной профессии может получить перспективы в карьерном плане и с точки зрения профессионального роста, в случае работы в больших компаниях, которые имеют целые службы секретариата.

Актуальность профессии

Секретариатом считается структурный отдел организации, в обязанности которого входит проведение переговоров по телефону, работа с документами и переводами, ведение служебной переписки и многое другое.

Однако необходимо отметить, что объемы работы достаточно велики , так как каждый день через руки делопроизводителя проходит огромное количество бумаг, требующих проведения аналитической работы и перенаправления адресату, в некоторых случаях требуются также навыки перевода с иностранного языка, и, конечно же, сопровождение деятельности предприятия в части определённых должностной инструкцией полномочий. Однако речь об этом пойдёт несколько позже.

Относительно возникновения профессии следует сказать о давних корнях её происхождения. Так, раньше функции делопроизводителя выполнялись писарями и секретарями, и только в конце прошлого столетия появилась такое наименование профессии, как секретарь-делопроизводитель. Были основаны факультеты в ВУЗах, обучение в которых предполагает получение соответствующего документа об образовании в качестве специалиста категории делопроизводства и архивного дела.

Умения и качества

Претендент на занимание данной должности должен обладать определёнными навыками и умениями, преимуществом в получении должности будет наличие профильного образования, однако это не носит обязательного характера.

Среди требований к претенденту следует выделить такие умения, как:

• Проведение работы с документацией предприятия;
• Знания основ делопроизводства;
• Знания основ архивного дела.
• Уверенное владение компьютером и офисными программами.
• Знание и умение в пользовании орг. техникой.
• При этом важно уметь не только пользоваться программным обеспечение и орг. техникой, но и уметь проводить мелки ремонт и организовывать серьёзный ремонт неполадок и ошибок системы.

Другие существенные навыки :

• Знать содержание руководящих и нормативных документов, которые касаются ведения делопроизводства в компании, и уметь применять их на практике.
• Владеть основными сведениями из Единой государственной системы делопроизводства.
• Знать стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
• Структуру организации и её подразделения.
• Осуществлять контроль за прохождением служебной документации.
• Знать положения законодательства о труде, а также быть ознакомленным с правилами внутреннего трудового распорядка.
• Быть ознакомленным с правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Секретарь делопроизводитель в большинстве случаев является лицом фирмы, поэтому он должен уметь производить правильное впечатление на посетителей. Важно наличие навыков правильного корректного общения и умения избегать конфликтных ситуаций.

В большинстве случаев на эту должность претендует женская половина, однако в редких случаях ими могут быть и мужчины.

Среди прочего, делопроизводитель занимается организацией совещаний, оказывает помощь коллегам, организует график работы персонала и многое другое. Поэтому очень важно наличие опрятного внешнего вида и соответствие одежды внутреннему дрес-коду компании.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Каков круг обязанностей?

В обязанности входит следующее:

• Проведение работы по приёму и регистрации поступающей корреспонденции (ведение ), применяя регистрационные карточки.
• Компьютерная обработка поступающей корреспонденции в соответствии с требованиями руководства организации.
• Передача документов сотрудникам для последующего исполнения.
• Отслеживать порядок прохождения документов, осуществлять контроль за характером их исполнения.
• Выдать справки по уже зарегистрированным документам.
• Отправка на исполнение документации и корреспонденции адресатам.
• Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции
• Систематизировать и хранить документацию текущего архива.
• Подготовка и сдача в архив организации документов, делопроизводство по которым закончено.
• Обеспечение сохранности приходящей служебной документации.

Какие полномочия вверяются?

К полномочиям данного сотрудника относят:

• Принятие решений в целях обеспечения повседневной деятельности – по всем вопросам в границах компетенции.
• Запрашивать информацию, необходимую в работе.
• Подготавливать и предоставлять руководителю предложения по оптимизации своей работы.

Меры ответственности

Секретарь в некоторых случаях может нести ответственность за некоторые свои действия, среди которых:

• Ненадлежащее или несоответствующее .
• За сохранность вверенных документов и баз данных.
• За раскрытие коммерческой тайны третьи лицам.
• За нарушение и дисциплины.

Меры ответственности указываются в должностной инструкции, в соответствии с нормами законов о труде в РФ.

Должностная инструкция

Этот документа надлежит составлять кадровыми служащими предприятия в произвольной форме, однако, опираясь на нормы законов о труде, и в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.

В тексте должностной инструкции необходимо сделать и описать такие разделы :

• Трудовая функция работника (права и обязанности).
• Определится с уровнем квалификационной подготовки, необходимым для выполнения поставленных задач.
• Перечень необходимых знаний для успешного ведения работы.
• Ответственность за несоблюдение положений инструкции.

Работника необходимо ознакомить с документом под роспись перед началом выполнения обязанностей.

О работе секретаря делопроизводителя смотрите в следующем видеоролике:

Работа в разных учреждениях

Работа секретаря-делопроизводителя сопряжена с выполнением разного рода зада, специфика которых отличается в зависимости от места работы и руководства. Можно работать в таких учреждениях, как ДОУ, школа, администрация, военная часть, МВД, больница.

Спектр обязанностей будет отличатся в связи с тем, что эти организации осуществляют разного рода деятельность, подчиняются в своей работе разным законам и имеют различные уставы.

Поэтому трудовая функция будет иметь отличия, однако общие требования к кандидату и основные навыки и умения для получения данной работы идентичны.

Видеолекция посвященная основам делопроизводства: