Сделать зет отчет по кассе. Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы? Лимит остатка наличных денег в кассе

Кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

• либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
• либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1-КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

• КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
• КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
• КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
• КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
• КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
• КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
• КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчетности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

• полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
• частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
• предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Случаются ситуации, когда необходимо восстановить утерянный чек. Разбираемся какие возможности существуют и какие из них будут наиболее оптимальными в вашем случае.

Потерянный чек и Z-отчет восстанавливаем из ЭКЛЗ в ФР Штрих через утилиту «Тест драйвера».

В статье разберем как распечатать контрольную ленту штрих М, ФР К, light, ПТК, Комбо, Мини, NCR самостоятельно. Выполняйте процедуру согласно инструкции, в противном случае можете регистратор, так и не получив потерянный чек или Z-отчет.

Важная информация! Не нажимайте кнопку «Закрыть архив ЭКЛЗ». В противном случае придется заменить блок ЭКЛЗ.

Электронная контрольная лента защищенная - ЭКЛЗ содержит все чеки продажи и гашения за период от последней замены до текущего момента. Мы можем распечатать аналог чека или Z-отчета, но только до даты замены блока на новый. Обычно дата замены отмечается в журнале учета вызовов, журнале кассира операциониста, на карточке регистрации, в дополнительном листе паспорта версии. Можно получить эту дату ближней замены и из драйвера, но из-за того что данная кнопка расположена рядом с закрытием блока ЭКЛЗ, делать этого не будем.

Если в окне со строкой ошибок драйвера по нажатию кнопок печати, описанных ниже, выводится сообщение «Нет запрошенных данных», то либо вы ввели некорректные даты – номера, либо запрошенные вами данные содержались в замененном блоке ЭКЛЗ. Обычным способом вытащить - распечатать данные не представляется возможным, только с помощью ЦТО.

Распечатка контрольной ленты ЭКЛЗ

Для снятия контрольной ленты запускаем драйвер, если он не настроен или запускаем его в первый раз переходим на статью первоначально настройки тест драйвера ФР Штрих, моя полная инструкция – здесь.


После того как драйвер увидел регистратор переходим на вкладку ЭКЛЗ, как правило, она расположена с правой стороны в середине вкладок, но встречаются старые версии, в которых вкладки расположены вверху.
Раскрывающаяся вкладка состоит из нескольких подпунктов, которые появляются при нажатии на нее.


Вкладка состоит из следующих закладок - окон:

• Отчеты ЭКЛЗ
• Печать отчетов ЭКЛЗ
• Операции с ЭКЛЗ

Призываю пользоваться только закладкой «Печать отчетов ЭКЛЗ», в противном случае из-за ошибочного закрытия очень легко испортить блок ЭКЛЗ с необходимостью последующей его замены.

После выбора вкладки «ЭКЛЗ», выбираем появившуюся закладку «Печать отчетов ЭКЛЗ». Откроется следующее окно:

После чего вводим в поля «Номер смены» – номер гашения – номер смены, Z-отчет для получения его номера необходимо распечатать Контрольную ленту – т.е. все чеки пробитые за данную смену.
Затем нажимаем кнопку справа «Контрольная лента по смене».
В результате распечатается контрольная лента на бумаге на фискальном аппарате. Если печать не пошла – читаем внизу в строке «Ошибка» причину ошибки.

Дубликат чека продажи из ЭКЛЗ ККМ ФР Штрих (видоизмененный аналог потерянного утраченного чека)

Для распечатки аналога потерянного чека нам понадобится номер КПК – расположенный внизу чека перед символом решетки «#».
Этот достаточно длинный номер вводим в поле «Номер КПК», после чего жмем кнопку справа «Прочитать документ по номеру КПК». После это должен распечататься аналог нужного нам потерянного чека. Но обычно нам известна лишь дата и сумма чека, что бы узнать номер КПК утерянного чека логично вначале распечатать выше указанную «Контрольную ленту» когда был пробит утерянный чек.


Когда номер смены не известен, наиболее правильным будет снять подробный отчет по датам и в нем посмотреть номер смены.

Для этого введем на клавиатуре или выставим мышкой в выборном календаре в поле «Начальная дата», «Конечная дата» - даты с запасом в день до и после интересующего нас дня. Запас делается на случай, если например смену сняли после 24-00 или сняли два гашения за смену.

Убеждаемся что в верхней части окна стоит кружок в «Тип Отчета» – «полный».
После выставления дат в правой части нажимаем кнопку «Отчет по сменам в диапазоне дат», распечатается лента с датами-суммами и номерами гашений за данные даты. Смотрим номер гашения по инструкция указанным выше печатаем контрольку за нужный нам номер гашения.


Если вы случайно указали неверную дату - например, весь год, то для прерывания печати нажмите кнопку «Прервать печать документа».

Z-отчет - распечатать дубликат Z-отчета при помощи драйвера «Тест драйвера ККМ» из ККМ ФР (Штрих М, ФР К, light, ПТК, Комбо, Мини, NCR)

Если потеряли Z-отчет, то действия аналогичны вышеприведенным - вводим в поле «Номер смены» номер потерянного чека, и жмем кнопочку справа «Прочитать итог смены по смене». После чего распечатается чек итогам смены.
Необнуляемую сумму необходимо считать вручную - путем сложения предыдущей необнуляемой суммы с данной суммой продаж за данную смену.

Список возможных ошибок

• ошибка кассы нет связи
• ошибка ккм нет связи
• тест драйвера ккм ошибка 1 нет связи
• фискальный регистратор ошибка при подключении
• код ошибки фискального регистратора
• ошибка фискального регистратора нет связи

Пробитие чека в ККТ минуя кассовую программу, добавление продажи через заводскую утилиту (чек попал в программу – но не прошел по ККМ – завис ПК, сбой программы и тд.)

Переходим на вкладку “Регистрация”. Вводим в поля “Цена” сумму которую необходимо пробить в текущую смену минуя кассовую программу. Это же число должно стоять в поле “Сумма1” = “Наличные” -первый тип оплаты, или “Сумма2” – второй тип оплаты – “БЕЗНАЛИЧНЫЕ – КРЕДИТ – БАНК” (чаще всего пользуется только два типа оплаты нал-безнал).
Ниже показан пример “с 1 рублем 11 копейками”, пробитыми по первому типу оплаты – “НАЛИЧНЫЕ”.

После ввода суммы в нужном типе оплаты, количество ставим “1”, остальное не меняем. Для того, чтобы видеть в чеке другой номер отдела, меняем цифру на нужную, в поле “Строка” можно вбить наименование товара.

Нажимаем кнопку “Продажа” (необходимо провести в текущей смене возврат - кнопку “Возврат продажи”) и затем “Закрыть чек”. В зависимости от настроек опции первой таблицы, при нажатии продаже уже сразу сможете увидеть строку – полоску на бумаге, либо чек вылезет уже сразу целиком после нажатия “Закрыть чек”. В первом случае если увидите что в чем-то ошиблись, то можно отменить еще не закрытый чек нажав кнопку “Отмена чека администратором”. Если же вы уже нажали “Закрыть чек” то тут уже ни чего не исправишь – не отменишь.

В случае если не введете значений в поля Сумма1 или Сумма2, программа выдаст ошибку “неверное дробное значение”:

Если в копейках вместо запятой поставите точку, появится сообщение “… – неверное дробное значение”

Материал предоставлен сайтом http://Все-Кассы.рф

Вопрос решается проще в современных онлайн кассах

Класснуть

Z-отчетом называется документ, на основании которого осуществляется ведение учета выручки при применении ККТ. Он представляет собой контрольную ленту и составляется по окончании смены или рабочего дня. В Z-отчете содержатся сведения о ККТ и денежных расчетах (с помощью наличных или электронных средств). Это закреплено в п. 2 Положения, утвержденном постановлением правительства от 23.07.2007 №470.

Z-отчет в онлайн-кассе – это документ, который формируется в конце смены в результате использования нового вида ККТ. Сразу после формирования он передается в ФНС.

Переход на онлайн-кассы

Федеральный закон от 03.07.2016 №290-ФЗ внес ряд изменений в порядок применения ККТ.

В частности он обязывает юридических лиц и ИП применять новую ККТ, передающую в онлайн режиме информацию о расчетах в ФНС. Это, по мнению налоговиков, улучшит эффективность налогового контроля и позволит в автоматическом режиме выявлять все нарушения.

В законе (ст. 7) предусматривается поэтапный переход на онлайн-кассы:

• С 1 февраля 2017 г. еще можно работать на зарегистрированной ККТ старого образца, но поставить ее на учет уже нельзя;
• С 1 июля 2017 г. на онлайн-ККТ должны перейти все организации и ИП, применяющие кассовую технику в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 №54-ФЗ;
• С 1 июля 2018 г. установить онлайн-кассы должны предприниматели на ПСН и ЕНВД, оказывающие населению бытовые услуги и выписывающие БСО, т.е. те, кто сейчас не обязан применять ККМ.

Z-отчет: онлайн-касса

По старым правилам юридические лица и ИП, которые применяли ККТ, формировали Z-отчет, чтобы занести соответствующие данные в журнал (форма №КМ-4) и справки-отчеты (форма №КМ-6) кассира-операциониста. Эти формы утверждены в постановлении Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132.

В п. 3 постановления Правительства от 12.11.2016 №1173 закреплено, что с 1 июля 2017 года перестает действовать положение, утв. постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 №470, в котором было предусмотрено использование бумажных контрольных лент.

В п. 2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ установлено, что после того, как расчеты с применением ККТ окончены, должен быть сформирован отчет о закрытии смены. По факту речь идет о Z-отчете. Таким образом, в новой ККТ будет формироваться Z-отчет, который сразу же автоматически будет передаваться в ФНС. Благодаря автоматизации, сведения, содержащиеся в отчете, будут отражаться в бухгалтерском учете юридических лиц и ИП, применяющих ККТ.

Z-отчет онлайн-кассы содержит сведения о произведенных на данной ККТ расчетах, указанных в кассовых чеках (или БСО) и кассовых чеках коррекции (или БСО коррекции). Его можно распечатать на бумажном носителе.

Новая контрольно-кассовая техника должна обеспечивать хранение Z-отчетов без возможности корректировки в течение 30 календарных дней (п.4 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ).

Таким образом, Z-отчет онлайн-кассы – это отчет о завершении смены, который формируется новым фискальным накопителем и передается в режиме онлайн в налоговую. Это позволит предприятиям и ИП не хранить, как прежде, распечатанные Z-отчеты, что существенно упростит ведение бухгалтерского учета. Заметим, что вмененщикам и ИП на патенте затраты на покупку новых касс в определенных пределах, возместят . Отметим также, что новая техника требует меньше затрат на свое содержание, и процедура ее регистрации быстрее и проще.

Что такое Z-отчет?

Z-отчет или Суточный отчет с гашением - это фискальный документ, который закрывает кассовую смену, фиксирует в фискальной памяти накопленный итог пробитых сумм и обнуляет счетчик выручки за смену.

Нужно ли снимать Z-отчет, если за смену не было продаж ?

Если обратиться к законодательной позиции, то в соответствии с официально действующими документами, получение ежедневных Z-отчетов, независимо от того была выручка или нет, является обязанностью кассира-операциониста. Снятый Z-отчет является основанием для записей в журнал кассира-операциониста. На это ссылаются «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин», утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132 и .

Понятно, что эти документы создавались во времена использования электромеханических кассовых аппаратов, где не было встроенных электронных часов и фискальной памяти. Дата на этих кассах переводилась вручную, в противном случае дата на чеке была бы неверной. Именно отсюда и берет свое начало требование об обязательном ежедневном снятии отчетов независимо от наличия или отсутствия выручки, а, следовательно, и обязанность ежедневно заполнять на основании Z-отчетов журнал кассира-операциониста. Аналогичного мнения придерживается в своем письме .

На сегодняшний день эти инструкции и с моральной, и с технической точки зрения уже устарели. Да и не все модели кассовых аппаратов технически имеют возможность снимать полноценные Z-отчеты при нулевой выручке.

В этом случае можно пойти следующими путями при оформлении журнала кассира-операциониста:

1. Пробиваем копейки и снимаем суточный отчет с гашением, заполняем журнал кассира-операциониста со всеми значениями, как того требуют . Инструкция, как говорится старая, но никем не отмененная. И этот вариант точно не вызовет никаких нареканий со стороны налоговых инспекторов.

2. Издаем письменный приказ по предприятию, что из-за специфики кассового аппарата, не снимающего суточный отчет с гашением при отсутствии продаж, в журнал кассира-операциониста пишется строка: «выручка отсутствовала» без внесения каких-либо цифр. Также, можно запросить у обслуживающего ЦТО техническое заключение об особенности функционирования Вашей кассы. Могут, конечно, придраться к «неправильному» ведению кассового журнала. Но штрафы за неправильное ведение этого журнала не предусмотрены, если, конечно, это не повлияло на оприходование выручки и, соответственно, уплату налогов.

3. Самый, на наш взгляд, разумный подход в сегодняшних реалиях к вопросу снимать или нет Z-отчет при отсутствии продаж - это издать внутренний приказ по предприятию о том, что смена на кассовом аппарате открывается при первой выручке за день. Тогда, в журнал Вам не придется вписывать «пустую» информацию. Опять же могут указать на несоответствие заполнения журнала с действующими нормативами, но к факту неоприходования выручки это отношения не имеет, а значит и штрафовать Вас не за что.

Если же у Вас кассовый аппарат, у которого смена открывается автоматически при включении питания или фискальный регистратор, где смена открывается принудительно кассовой программой, то в этом случае, даже если не было выручки, нулевой Z-отчет снять придется. В противном случае, через 24 часа, кассовый аппарат выдаст ошибку и будет требовать закрыть смену. Это значит, у Вас на руках появится «нулевой» Z-отчет и Вы будете обязаны внести его в журнал кассира-операциониста, чтобы все строчные записи Z-отчетов шли по нарастающему порядку без пропуска их номеров.

Где хранить Z-отчеты?

Практика хранения Z-отчетов в организации самая разнообразная. Его прикрепляют в журнал кассира-операциониста, наклеивают в тетрадь, хранят в конверте. Специально ни один норматив не регулирует, где именно они должны храниться. Поэтому, есть смысл обратиться к общим требованиям хранения первичных документов, установленными в разделе 6 «Положения о документах и документообороте», утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года № 105.

Необходимо учитывать, что на основании Z- отчета заполняется справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6) о выручке за смену, т. е. по сути, суточный отчет с гашением является приложением к этой справке. Поэтому, мы рекомендуем скреплять два этих документа.

Сколько хранить Z-отчеты?

Срок хранения Z-отчета, впрочем, как и любого документа, имеющего отношение к кассовой дисциплине, установлен в п. 11 от 30 июля 1993 года № 745 и составляет не менее 5 лет. Ответственность за хранение документов возложена на руководителя организации. И чиновники Минфина в этом вопросе непреклонны даже, если у Вас несколько десятков магазинов и хранить такой огромный объем бумаги накладно.

Но ими же были утверждены ,где в п. 6.4. черным по белому написано, что «использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации".

Инвентаризацию имущества организация должна проводить регулярно. Обязательные инвентаризации - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и плановые инвентаризации, периодичность которых устанавливается самим предприятием. В торговых организациях, как правило, не реже одного раза в месяц, в крайнем случае - раз в квартал. Результаты инвентаризации утверждаются руководителем предприятия. Значит и срок хранения Z-отчетов можно сократить.

Очень важный момент, который необходимо учитывать, это свойство самой бумаги, на которой печатается Z-отчет. На современных кассовых аппаратах, использующих метод термопечати, применяется термочувствительная бумага, которая имеет ряд условий хранения:

Избегать попадания солнечных лучей, контакта с химическими веществами;

Не хранить изображением друг к другу;

Не хранить в пластиковых полиэтиленовых пакетах;

Не применять для склеивания клей на жидкой основе;

Не держать бумагу под прессом.

В зависимости от производителя и качества термобумаги, контрастность информации, может сохраняться до 5 лет. Но не редки ситуации, когда реквизиты, отпечатанные на документе, выцветают и отраженная информация становится не читаемой. Поэтому, аудиторы дают рекомендации делать копии с Z-отчетов заверенные руководителем с приложением оригинала Z-отчета.

Экспериментальным методом получен результат - при нагреве выцветшего чека с обратной стороны горячим феном или зажигалкой можно получить хорошо читаемый негатив. Главное здесь не переусердствовать и не сжечь документ, потеряв его тем самым безвозвратно =) .

Из всего вышеизложенного следует, что предприятие может либо беречь Z-отчеты все пять лет, либо ограничить их срок жизни до результатов ближайшей инвентаризации. Мнение проверяющих, в последнем случае, может не совпасть. Что грозит предприятию?

Так ли страшно потерять Z-отчет?

В ходе проверки налоговые инспекторы истребуют документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и просят предоставить Z-отчеты. В случае их отсутствия организацию пытаются привлечь за налоговые правонарушения по ст. 120 НК за отсутствие первичных документов и по ст. 126 НК за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля.

Для того, чтобы разобраться является ли Z- отчет первичным документом, обратимся к Перечню унифицированных форм, утвержденный Постановлениями Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132 и от 18 августа 1998 г. N 88. Никакого Z-отчета там нет. В качестве формы первичной документации для кассовых операций утвержден лишь журнал кассира-операциониста.

Также, документ является первичным, если он составлен по форме из альбома унифицированных форм или содержит обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В Z-отчете, как мы знаем, реквизит подписи ответственного лица не предусмотрен.

То есть, если нет оснований отнести Z-отчет к первичным документам, то нет и состава налогового правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК.

По статье 126 НК организации могут привлечь к ответственности за «непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах". Штраф, который за это нарушение предусмотрен - пятьдесят рублей за каждый документ. Но и здесь можно вынести аргумент в защиту - п. 11 № 745 предусмотрено применение контрольных лент и их хранение, но к законодательству о налогах и сборах этот документ отношения никакого не имеет. А действующим законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять контрольно-кассовые ленты и Z-отчеты. Это значит, что и для применения мер ответственности, предусмотренной ст. 126 НК, правовых оснований у налоговых инспекторов не имеется. Имеется арбитражная практика, в которой судьи придерживаются именно такой позиции.

Но если само юридическое лицо к ответственности привлечь достаточно спорно, то наказать руководителя вполне удастся, т. к. именно он отвечает за хранение учетных документов. Штраф должностному лицу может быть наложен по ст. 19.4 за неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор от 2000 до 4000 рублей, либо по ст. 19.7 или 15.6 КоАП за непредставление сведений от 300 до 500 рублей.

При этом, действует срок давности привлечения к административной ответственности, который составляет 2 месяца со дня его совершения.

Что делать, если потерян Z-отчет?

При утере Z-отчета лучше сразу документально оформить отсутствие документа. Для этого написать в произвольной форме на имя руководителя организации объяснительную записку, в которой указать причины, которые привели к пропаже Z-отчета, поставить дату и подпись. Руководителю такое заявление нужно заверить и указать предпринятые меры.

Поскольку все современные кассовые аппараты оснащены электронной контрольной защищенной лентой (ЭКЛЗ), то необходимо получить отчет о закрытии смены с помощью специалиста ЦТО, в котором будет дата, номер закрытой смены и итог выручки. Эти данные подтвердят Ваши записи в книге кассира-операциониста.

Что делать, если несвоевременно сняли Z-отчет?

Снимать Z-отчет необходимо в конце каждой смены. Именно на его основании составляется справка-отчет по форме КМ-6, сдается по приходному кассовому ордеру выручка и вносятся запись в журнал кассира-операциониста именно датой, указанной на самих отчетах. Несвоевременно снятый Z-отчет - это нарушение кассовой дисциплины. Поскольку возникает несоответствие данных фискальных отчетов и даты оприходования средств. И при проверке это может повлечь за собой штрафные санкции: штраф может быть наложен либо на само предприятие от 40 000 до 50000 руб., либо на должностное лицо от 4 000 до 5 000 руб. (согласно ст.15.1 КоАП).

Штрафов можно избежать, если в течение 2-х месяцев с момента правонарушения к Вам не придут налоговые инспектора с проверкой, т. к согласно ст. 4.5 КоАП взыскание не может быть вынесено после этого срока.

Если все-таки время не сработало в Вашу пользу, то можно попытаться доказать, что несоответствие данных фискальных отчетов с данными журнала кассира-операциониста - не говорят о неоприходовании в кассу денежной наличности. Журнал кассира-операциониста является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков кассовой машины. Весь учет операций, проводимых в кассе предприятия, отражается в кассовой книге. Это предусмотрено . Ведение журнала кассира-операциониста этим не предусмотрено и, значит, к процессу оприходования денег в кассу он не имеет отношения! Так что различия с данными журнала кассира-операциониста не могут свидетельствовать о том, что фирма не оприходовала полученную от покупателей наличную выручку.

Что делать, если во время снятия Z -отчета оборвалась чековая лента?

Если лента просто закончилась, то нужно вставить новую и отчет будет допечатан. Допускается склеивание двух частей Z-отчета. Никаких оправдательных документов при этом можно не составлять.

Если допечатать Z-отчет не удалось по причине обрыва чековой ленты, то необходимо составить в произвольной форме объяснительную с описанием ситуации, заверить ее подписью руководителя. Из блока ЭКЛЗ надо снять отчет за смену и на основании полученных данных внести запись в журнал кассира-операциониста. Обрыв ленты во время печатания может свидетельствовать о возможной неисправности кассового аппарата. Поэтому, рекомендуем вызвать специалиста ЦТО.

Что делать, если дата на Z -отчете не верная?

Программные сбои, иногда случающиеся на кассе (например, при скачке электричества) могут привести к тому, что на кассовом аппарате сбивается дата. И замечают этот казус часто не сразу. В этом случае надо учитывать, что Z-отчет - это критерий любой отчетности по кассе. И дата этого фискального документа будет восприниматься как верная. Поэтому, любые объяснительные здесь помогут мало. Разумнее в такой ситуации «подогнать» бухгалтерию под дату Z-отчета, т. е. внести изменения в журнал кассира-операциониста, переделать справку-отчет КМ-6 и сводную справку-отчет КМ-7. Естественно, с учетом лимита кассы (здесь у бухгалтерии тоже есть способы его не нарушить).

Если в течение 2 месяцев к Вам не пришли с проверкой, то срок давности правонарушения истекает.

Сколько можно пробивать Z-отчетов?

Один Z-отчет снимать по кассовому аппарату обязательно.

Во-первых, техническими требованиями к фискальной памяти утверждено, что продолжительность рабочей смены на ККМ не должна превышать 24 часов.

Во-вторых, в п 6.1. предусмотрено, что по окончании работы кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет.

Время и порядок закрытия смены определяется внутренним распоряжением руководителя с учетом трудовой специфики работы и учетной политики предприятия. В законодательстве нет ограничений по количеству снимаемых Z-отчетов за смену, т. к. ст. 15.1. КоАП предусматривает ответственность за прямо поименованные в ней нарушения и такого нарушения, как неоднократное снятие Z-отчета там нет. Поэтому количество гашений в сутки Вы устанавливаете сами.

Для снятия материальной ответственности с кассира, закончившего смену выручки можно установить механизм передачи кассовой выручки в организации либо закрытием смены со снятием Z-отчета и составлением КМ-6, либо обычными X-отчетом и закрепить его приказом руководителя.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Правила документооборота кассовых документов необходимо отразить в учетной политике организации. Также, имеет смысл издать приказ по предприятию «Об утере кассовых документов и их восстановлении», где прописать действия работников в случае утраты документов.

Эти действия помогут либо вовсе избежать грозящего штрафа, либо ограничиться самым его минимальным размером.

Возможно, наличие в кассовых аппаратах ЭКЛЗ и возможное получение из нее по запросу данных по номеру документа, смены, периоду, приведет к тому, что бумажные кассовые документы уйдут в прошлое. Все-таки хранить такой электронный аналог гораздо безопасней и не так обременительно.

Но пока лучше, конечно, не допускать подобных нарушений и сберечь свои силы и нервы в отстаивании своих прав в суде, а организовать порядок хранения и учета кассовых документов таким образом, чтобы избежать их утерю или порчу.

Что такое Z-отчет? Какие сведения в нем отражаются? Когда он должен формироваться? Что делать в случае его утраты? Ответы на эти вопросы мы дадим в этой статье.

Что такое Z-отчет и когда он формируется?

Согласно перечню основных буквенно-символьных обозначений, которые печатаются на чековых и контрольных лентах (письмо ГМЭК от 31.08.1994 № НИ-7-185), буквой «Z» обозначается «отчет с гашением».

Этот документ формируется по окончании рабочей смены (дня) на кассовом аппарате и отражает информацию о полученной за смену выручке. В нем указываются сумма пробитых по кассе денежных средств, сумма возвратов денежных средств покупателям, а также наименование компании или предпринимателя, который использует кассовый аппарат. Полный перечень сведений, отражаемых в таких отчетах, приводится в технической и эксплуатационной документации к кассовому аппарату.

Сегодня в эпоху применения ККТ, передающей сведения о платежах налоговикам в режиме реального времени, онлайн-кассы формируют уже не Z-отчет, а отчет о закрытии смены. Он должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены и автоматически передан в налоговые органы (п.2 ст.4.3 Федеральный закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). То есть кассир перед тем как закончить свою смену и сдать кассу должен сформировать такой Z-отчет (отчет о закрытии смены). Причем его необходимо оформить в день окончания смены (дня). Перенос на следующий день не допускается и считается нарушением.

Алгоритм действий по закрытию смены на обычной ККТ следующий:

• когда заканчивается смена, кассир или старший кассир в присутствии кассира распечатывает Z-отчет;
• на основании этого отчета кассир формирует справку по форме КМ-6;
• на основании отчета в журнал кассира-операциониста вносятся соответствующие данные;
• кассир сдает выручку с кассового аппарата, Z-отчет и справку КМ-6 старшему кассиру;
• выручка приходуется в кассе компании или предпринимателя по приходному кассовому ордеру;
• Z-отчет и справки передаются в бухгалтерию.

Если же вы применяете онлайн-ККТ, то в работе вам . Соответственно, при закрытии смены кассир должен сформировать Z-отчет и сдать его вместе с наличными бухгалтеру.

Что делать в случае утраты Z-отчета?

Если вы применяете обычную ККТ и утратили Z-отчет, то вам нужно будет обратиться в компанию, обслуживающую ваш кассовый аппарат. Все данные, которые отражаются в Z-отчете, сохраняются в фискальной памяти кассового аппарата. Однако доступ к ним возможен только при помощи специалистов обслуживающей компании. С их помощью можно будет сформировать фискальный отчет и отразить его данные в журнале кассира-операциониста.