Когда составляется график отпусков на год. Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец. Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления

Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте, как составить безопасный график отпусков - 2020. Эксперты составили полное руководство к действию.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2020 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2020 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2020 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2019 году это вторник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2020 год заранее. Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

Реквизиты работодателя.
Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
Даты начала отпуска.
Количество календарных дней отпуска.
Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

Как избавиться от долгов по отпускам за 2019 год

Кадровику нужно посчитать дни отпуска, которые сотрудники накопили за прошлые периоды работы в компании. Правильное количество дней, которые работник вправе использовать в 2020 году, нужно указать в графике отпусков, или составить отдельный график погашения задолженностей по отпускам.

График погашения задолженностей по отпускам

Есть несколько способов погасить долги по отпускам, если сотрудник не против получить за них денежную компенсацию, а вы не хотите тянуть такие долги на следующий год. У каждого из них свои плюсы и минусы.

Шпаргалка. Как избавиться от накопившихся задолженностей по отпускам

Порядок составления на 2020 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2020 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн). Сделать это быстро и без ошибок поможет умная таблица Excel от экспертов журнала Кадровое дело . Она поможет разобраться с датами окончания отпусков с учетом праздников, предупредит, у кого в ближайшее время начнется отпуск и сформирует унифицированную форму графика.

Умный график отпусков: обновленная версия на 2020 год

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Чтобы сотрудники меньше конфликтовали из-за отпусков, соберите у них заявления с пожеланиями, когда и на сколько они планируют уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Составьте проект графика отпусков - 2020. Так спасете свои нервы и сэкономите время - не придется объяснять забывчивому работнику, почему его отпуск в графике поставили на ноябрь, хотя он хотел отдыхать летом.

Шпаргалка. Как составить проект графика отпусков

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря - самый поздний срок утверждения графика.

График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2020 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Прежде чем отдавать график отпусков на 2020 год руководителю на подпись, проверьте, нет ли этих ошибок в вашем документе.

Типичные ошибки в графике отпусков

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Размер штрафов:

Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) - предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
Для ИП - штраф 1000-5000 руб.
Для организаций - от 30 000 до 50 000 руб.
Такой же штрафы грозит тем, кто не утвердил документ вовсе.

Где скачать образец графика на 2020 год

Пример заполнения графика отпусков на 2020 год

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

На 2017 год график отпусков устанавливает очередность, в которой сотрудники предприятия имеют право на отдых. Об этом говорится в первой части 123 статьи ТК России. Данный документ, как отмечается во второй части 123 статьи ТК РФ, является обязательным как для всех работников, так и для руководителя предприятия.

В случае отсутствия графика на 2017 год или если этот график сформирован с нарушениями, виновные в этом в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства России о труде и об охране труда. На виновных лиц могут быть наложены следующие наказания:

Предупреждение или штраф от одной до пяти тысяч рублей - на должностных лиц;

Штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей - на юридических лиц.

2017: оформление и утверждение графика отпусков

С целью формирования графика отпусков на 2017 год существует возможность:

Использовать унифицированную форму под номером Т-7. Последняя утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации под номером 1 от 5.02.2004 года;

Учитывая положения 9 статьи Федерального закона под номером 402-ФЗ от 6.12.2011 года с именем «О бухгалтерском учете» и информации Минфина РФ под номером ПО-10/2012.

Данный график отпусков должен подписать начальник кадровой службы, а утвердить - руководитель предприятия.

При наличии в организации профессионального союза при формировании графика необходимо учитывать и его мнение. О вышесказанном говорит закон, а именно - первая часть 123 статьи ТК России.

Важно данный график отпусков на 2017 год утвердить не позднее 16.12.2016 года. Эта информация указана в первой части 123 статьи ТК России. Именно к этому указанному дню график должен быть сформирован.

От чего именно зависит содержание графика отпусков на 2017 год

В случае формирования графика существует необходимость в учете специфики работы предприятия и всех пожеланий работников, а также особенности трудовых договоров определенных категорий сотрудников:

Право на отпуск могут иметь работники, которые на предприятии уже проработали более 6 месяцев. Этот факт указан во второй части 122 статьи ТК России. Категории сотрудников, которые имеют право взять отпуск раньше срока мы перечислим ниже;

Какие же работники имеют право уйти в отпуск, если они в компании проработали меньше шести месяцев. Перечень этих работников приводим далее:

Согласно третьей части 122 и 267 статей ТК, сотрудники до 18 лет имеют право уйти в отпуск в удобное для них время;

Беременные женщины, а также те, которые находятся в отпуске по беременности и родам имеют право уйти в отпуск перед самым отпуском по беременности и родам или после него. Это ясно сказано в третьей части 122 и 260 статьи ТК России;

Сотрудники, которые усыновили ребенка или детей в возрасте до 3 месяцев имеют право уйти в отпуск в период с момента усыновления в достижении ребенком 3 месяцев. Законодательный акт, подтверждающий это - третья часть 122 статьи ТК России;

Сотрудники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам имеют право на отпуск в период отпуска по беременности и родам (четвертая часть 123 статьи ТК России);

Сотрудники, с которыми заключен договор по совместительству, имеют право на отпуск одновременно с отпуском, который предоставлен по основному месту работы (первая часть 286 статьи ТК России).

Сотрудник вправе получить право на долгосрочное получение отпуска. Если сотрудник имеет льготную категорию, то его отпуск должен быть запланирован в графике отпусков в период до завершения времени трудового договора.

Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть указано, что отпуск может предоставляться сотруднику до завершения 6 месяцев непрерывной работы. В данной ситуации отпуск работнику нужно указать в график отпусков. При отсутствии подобной договоренности нет никакого смысла вносить данного сотрудника в график отпусков, потому что он еще не имеет права на отпуск.

Если договор между сторонами начинается и заканчивается в данном году, то руководителю предприятия нужно планировать отпуск сотрудника на следующий год, поскольку трудовые отношения заканчиваются в его наступлении.

В случае увольнения руководитель организации обязан выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы. Об этом говорится в первой части 127 статьи ТК России.

Планирование количества дней отпуска в графике на 2017 год

Ежегодный отпуск, предоставляемый работнику, длится двадцать восемь календарных дней. Об этом говорится в 115 статье ТК России.

Удлиненные вышеупомянутые отпуска могут иметь следующие работники:

Согласно 267 статье ТК России, сотрудникам в возрасте до 18 лет разрешается отпуск в 31 календарный день;

Независимо от группы инвалидов работают инвалиды - не менее тридцати календарных дней. На этом отмечено в 23 статье Федерального закона под номером 181-ФЗ от 24.11.1995 года;

Педагогические сотрудники - от сорока двух до пятидесяти шести календарных дней. Об этом говорится в 334 статье ТК России, постановлении Правительства России под номером 466 от 14.05.2015 года;

Государственные служащие имеют отпуск тридцать или тридцать пять календарных дней в зависимости от того, какую должность они занимают. Об этом говорится в 46 статье Федерального закона под номером 79-ФЗ от 27 июля 2004 года.

В случае формирования графика отпусков в него необходимо заложить удлиненную продолжительность основного оплачиваемого отпуска таких сотрудников.

За вредные условия труда, ненормированный рабочий день, особый характер работы на Крайнем Севере, а также приравненных к нему регионах работнику также добавляется дополнительный оплачиваемый отпуск. Вышесказанное указано 116-119 статьях ТК России.

При исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска по количеству дней добавляются к ежегодному основному оплачиваемому отпуску. Об этом говориться во второй части 120 статьи ТК России. Аналогично необходимо сделать и в случае формирования графика отпусков - добавить продолжительность дополнительного и основного отпуска.

Нужно ли на 2017 год в график отпусков закладывать...

Учебный отпуск

График отпусков формируется и утверждается для ежегодных дополнительных и основных отпусков. А учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к вышеназванным отпускам не имеет.

Если же сотрудник предприятия может, например, работать и сдавать экзамены, то учебный отпуск оформлять нет необходимости и этого делать не нужно.

При отсутствии же такой возможности, сотрудник предприятия должен предоставить руководителю предприятия справку-вызов, а также заявление о предоставлении ему необходимого отпуска.

Также следует отметить, что учебные отпуска в график отпусков не вносят.

Накопленный, но при этом неиспользованный отпуск

К наступлению нового календарного года сотрудник имеет возможность накопить отпускной стаж, дающий ему право использовать большее количество дней отпуска, больше, чем предоставляется в определенный календарный год. Поэтому надо ли это учитывать при формировании календаря отпусков?

Руководитель предприятия подобные отпуска может включить на очередной календарный год или предоставить их сотруднику в результате договоренности с ним. Об этом говорит письмо Роструда под номером 473-6-0 от 1.03.2007 года.

Включение неиспользованного отпуска в график предприятию дает возможность в большей степени рационально использовать свой фонд рабочего времени, а также действовать в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации:

В течение 2 лет подряд запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск. Этот факт указан в четвертой части 124 статьи ТК Российской Федерации;

Согласно третьей части 124 статьи ТК России, неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего времени, на который предоставляется данный отпуск.

Обычно работники предприятий накопленные отпуска используют не сразу, а постепенно.

Прежде всего в определенном текущем периоде работник предприятия должен пользоваться отпуском за текущий год. На этом отмечено в первой части 122 статьи ТК России. Также нужно сказать, что для неиспользованных отпусков прошлого периода может быть любая очередность.

Если не использованы отпуски не будут включены в график отпусков, то сотрудник также имеет право использовать их так, как он хочет. Получив согласие руководителя предприятия, работник может взять отпуск за прошлый год в любое время нынешнего календарного года.

Изменение графика отпусков на 2017 год

В случае существующей потребности, график отпусков существует возможность изменить.

Перенос по написанному работником заявлению. В первой части 124 статьи ТК России сказано, что сотрудник по личным обстоятельствам имеет право перенести отпуск. В этом случае корректирующие данные необходимо внести в восьмую и девятую графы графика отпусков, который сформирован по форме под номером Т-7.

Сотрудника предприятия отозвали из отпуска. Как говорится во второй части 125 статьи сотрудник предприятия, будучи в отпуске, может быть отозван из него.

Форма под номером Т-7 не имеет специальной графы для внесения данных, касающихся отзыва. В данном случае существует возможность использовать 10 графу под названием «Примечание». Именно в этой графе нужно отметить, что сотрудник из ежегодного отпуска был отозван, а также после этого поставить дату отзыва. В восьмой графе необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве работника из отпуска, а в девятой графе - дату начала использования остальных дней данного отпуска.

Существует ли необходимость из-за новых сотрудников менять график отпусков?

В случае приема новых сотрудников на работу нет необходимости в изменении графика отпусков.

Однако иногда бывает удобно составить план отпусков сотрудников, которые недавно прибыли на предприятие. Порядок внесения подобных изменений в график отпусков не установлено.

Сейчас на практике существует возможность встретить 2 варианта действий.

Рассмотрим первый вариант. Дополнительно к действующему графику отпусков создают приложение – подобное письмо по унифицированной форме под номером Т-7, которое содержит записи отпусков новых сотрудников. Данный график должен утвердить руководитель предприятия, а перед этим обязательно согласовать его с профсоюзом. Конечно, если этот профсоюз существует в организации. О вышесказанном говорится в первом пункте 123 статьи и 272 статьи ТК России.

Теперь рассмотрим второй вариант. Согласно первой части 123 статьи ТК России в действующий график отпусков, который утвержден к приему на работу нового сотрудника, не вносят никаких дополнений или изменений. Если сотрудник компании захочет уйти в отпуск, который не включен в график, то он руководителю предприятия должен подать заявление, написанное в произвольной форме. После своего согласия, если такое будет, руководитель компании должен выдать и приказ о предоставлении отпуска. Данные об отпуске вносятся в личную карточку сотрудника.

Ознакомление персонала с графиком отпусков

Как отмечается в третьей части 123 статьи ТК России, руководитель предприятия должен предупредить работника о дате начала отпуска не позднее, чем за 2 недели.

Об обязанности ознакомить работника с графиком отпусков трудовое законодательство ничего не говорит. Данное решение должно быть принято только внутри предприятия.

Графиком отпусков называется локальный нормативный акт, который является обязательным для принятия и выполнения руководителем предприятия и сотрудниками. Это значит, что ни руководитель организации, ни сотрудник не имеют никакого права в одностороннем порядке изменять установленное графиком время ухода в отпуск. Руководитель должен ознакомить всех сотрудников под роспись с принятым локальным нормативным актом, связанным с их трудовой деятельностью.

Существует возможность использовать 1 из 2 вариантов ознакомления сотрудников с графиком отпусков.

Первый вариант заключается в том, что сразу же после утверждения графика работодателем пускать по каждому из отделов ознакомительные письма. В них каждый из работников отмечает даты ознакомления с представленным графиком и ставит свою подпись.

Второй вариант ознакомления сотрудников заключается в том, что в случае внесения изменений в утвержденный график, работник предприятия подписывается напротив даты предполагаемого отпуска в десятой графе под названием «Примечание».

Все работодатели за две недели до конца каждого года обязаны утвердить график отпусков на следующий год и довести его до сведения всех работников, туда включенных. И если при проверке представитель контролирующего органа не находит графика отпусков, то расценивает это как нарушение законодательства и подвергает работодателя штрафным санкциям в соответствии со ст. КоАП.

В этом случае штраф составляет:

для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении:

для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей.

Зачем же нужен этот локальный нормативный акт работодателю и работнику?

Прежде всего для того, чтобы работник мог спланировать свой отпуск, а работодатель — подготовиться к выплате отпускных и найти замену отдыхающему сотруднику. Ни одна сторона не может внести изменения в утвержденный график отпусков, не согласовав это с другой стороной.

Кроме того, график отпусков дает возможность работодателю контролировать своевременное использование работниками отдыха. Как видно из ст. ТК РФ, непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено.

Кто и когда готовит график отпусков?

Наиболее подходящее время для подготовки графика отпусков — конец ноября. Руководитель должен распорядиться выпустить приказ о разработке графика отпусков. Специалисты по кадровой работе либо сотрудники структурных подразделений готовят проект, согласуют его с начальниками структурных подразделений, а затем — с профкомом или иным выборным органом (при его наличии). Мнение профсоюза требуется учитывать, только если более половины сотрудников в нем состоит.

При подготовке и дальнейшей работе с графиком кадровик должен сделать следующее:

с помощью анкеты собрать пожелания работников относительно даты отпуска;
построить график, сопоставив мнения работников и необходимость обеспечения непрерывной работы организации;
принять во внимание, что есть категории работников, имеющих право на получение отпуска в удобное для них время;
ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись.

Как правильно оформлять отпуск совместителям?

В предоставлении отпусков работникам-совместителям есть небольшая особенность.

Когда составляется график отпуска для внутреннего совместителя, то нужно заполнять две строчки: в первой строке надо указывать период отпуска по основному месту работы, во второй — по совместительству. Работодатель должен предоставлять эти отпуска одновременно. И даже по просьбе самого работника иначе это сделать нельзя.

Внешний совместитель должен сообщить дату отпуска по основному месту работы. И если он не может подтвердить это справкой с основной работы, то в первой строчке надо сделать пометку: точная дата отпуска по основному месту работы неизвестна.

В ситуации, когда внешний совместитель увольняется с основной работы, отпуск по второму месту работы ему предоставляют по договоренности — либо в указанные им даты, либо на усмотрение работодателя.

Подробно о правилах оформления отпусков внешним и внутренним совместителям читайте в наших следующих материалах.

График отпусков на 2017 год устанавливает очередность, в которой работники будут отдыхать (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ)

В случае если график отпусков на 2017 год отсутствует или же он составлен с нарушениями действующих правил, виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда. На них может быть наложено следующее наказание:

на должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Как оформить график отпусков на 2017 год, когда утвердить

Чтобы составить график отпусков на 2017 год, можно:

воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ;
разработать собственную форму графика отпусков с учетом положений статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и информации Минфина России № ПЗ-10/2012 .

График отпусков должен быть подписан начальником кадровой службы и утвержден руководителем.

Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Утвердить график отпусков на 2017 год нужно не позднее 16 декабря 2016 года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). К этому дню график должен быть составлен.

От чего зависит содержание графика отпусков на 2017 год

При составлении графика необходимо учитывать специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников:

отдельные категории работников имеют право уйти в отпуск в удобное для них время (например несовершеннолетние);
право на отпуск недавно принятые работники получат только по истечении шести месяцев работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Категории работников, которые вправе взять отпуск раньше, перечислены ниже.

Таблица Работники, имеющие право на получение ежегодного отпуска до истечения шести месяцев со дня начала работы в организации

Категория работников
Время предоставления отпуска
Законодательный акт

Работники в возрасте до 18 лет	В удобное для работника время	Ч. 3 ст. и ТК РФ
Беременные женщины и находящиеся в отпуске по беременности и родам	Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него	Ч. 3 ст. и ТК РФ
Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев	В период с момента усыновления до достижения ребенком трех месяцев	Ч. 3 ст. 122 ТК РФ
Работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам	В период отпуска по беременности и родам жены	Ч. 4 ст. 123 ТК РФ
Работники, с которыми заключен трудовой договор на работу по совместительству	Одновременно с отпуском, предоставленным на основном месте работы1	Ч. 1 ст. 286 ТК РФ

1 Часть отпуска, превышающая продолжительность отпуска по основному месту работы, предоставляется без сохранения заработной платы.

Работник имеет право на досрочное предоставление отпуска. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск нужно запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.

Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.

Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.

При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Сколько дней отпуска запланировать в графике на 2017 год

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Некоторым категориям работников предоставляются отпуска большей продолжительности (ч. 2 ст. 115 ТК РФ).

Удлиненные основные отпуска имеют:

работники в возрасте до 18 лет – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) – не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ);
педагогические работники – от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 14 мая 2015 г. № 466);
государственные гражданские служащие – 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности (ст. 46 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

При составлении графика отпусков в него нужно заложить удлиненную продолжительность основного оплачиваемого отпуска таких работников.

Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется за вредные условия труда, особый характер работы, ненормированный рабочий день, на Крайнем Севере и приравненных к нему регионах (ст. 116 – 119 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). Так же следует поступить и при составлении графика отпусков – суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.

Закладывать ли в график отпусков на 2017 год...

Учебный отпуск

График отпусков составляется и утверждается для ежегодных основных и дополнительных отпусков. Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ним не имеет.

Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.

Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска.

В график отпусков учебные отпуска не вносят.

Накопленные, но не использованные дни отпуска

К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?

Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0).

Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:

запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ);
неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Как правило, сотрудники используют накопленные отпуска не сразу, а постепенно.

В первую очередь в текущем периоде сотрудник должен использовать отпуск за текущий год. Это следует из части 1 статьи 122 Трудового кодекса. Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.

Если неиспользованные дни отпуска не включить в график отпусков, работник не утрачивает право использовать их по своему усмотрению. С согласия работодателя он может отгулять отпуск за прошлый рабочий год в любое время в течение текущего календарного года.

Как изменить график отпусков на 2017 год

В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения.

Перенос по заявлению работника. По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). При переносе отпуска корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков, составленного по форме № Т-7.

Работника отзывали из отпуска. В связи с производственной необходимостью работник может быть отозван из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

В форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве. В таких случаях можно воспользоваться графой 10 "Примечание". В ней следует указать, что работник был отозван из ежегодного отпуска, и поставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 – дату начала использования оставшейся части этого отпуска.

Менять ли график отпусков из-за новых работников

При приеме новых работников после утверждения графика отпусков нет необходимости его менять.

Однако бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен.

В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.

Вариант 1. К действующему графику отпусков оформляют приложение – такой же лист по унифицированной форме № Т-7 с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в компании есть (ч. 1 ст. 123 и ст. 372 ТК РФ).

Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения). Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Как с графиком отпусков ознакомить персонал

Работодатель обязан предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.

График отпусков – это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом, связанным с их трудовой деятельностью.

Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.

Вариант 1. Сразу после утверждения графика отпусков руководителем пускать по отделам ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.

Вариант 2 . Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты предполагаемого отпуска в графе 10 "Примечание".

Бланк, образец графика отпусков на 2017 год

В каждой компании в обязательном порядке должен быть подготовлен и утвержден график отпусков на год. Скачать образец заполнения графика отпусков 2017 вы можете в этой статье. Узнайте, как составить, заполнить и утвердить документ.

График отпусков обязателен как для работодателей - организаций и ИП, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодателям график отпусков позволяет избежать лишних вопросов со стороны трудовых инспекторов и сотрудников, а для самих работников определена и понятна очередность предоставления отпусков.

Бланк график отпусков Excel

Во многих компаниях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. В этом случае нарушаются права работников - они не могут спланировать время отдыха и организовать его заранее. А порой получение отпуска становится проблемой.

График отпусков 2017: образец заполнения

График отпусков: бланк

График отпусков на 2017 год компания может составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В унифицированной форме предусмотрены все необходимые графы.

Форма Т-7

Но использовать типовую форму Т-7 не обязательно. Компания вправе применить и свой собственный произвольный бланк графика отпусков, который она может составить на основе унифицированного. Форму надо утвердить в учетной политике на 2017 год.

Утверждают график отпусков отдельным приказом. Унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков нет, поэтому можно составить его в произвольном виде.

Что учесть перед составлением графика отпусков 2017

Перед тем как составить и утвердить график отпусков на 2017 год, стоит определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбирать время отдыха и прочие условия.

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и с учетом особенностей рабочего процесса в конкретном отделе. Поэтому график отпусков стоит составить каждому структурному подразделению компании. Для этого можно либо разработать отдельный опросный лист, либо использовать в качестве образца утвержденную в компании форму графика отпусков.

Указывать точные даты отпуска, в которые сотрудник обязан взять необязательно. Ведь не все работники могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2017 году. Поэтому можно указать предполагаемые даты отпусков - с числами, месяцами. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.

Когда сотрудники определятся с датами отпусков, можно скорректировать графики с учетом существующих льгот.

Вложенные файлы

График отпусков. Бланк (форма Т-7).xls
Образец заполнения графика отпусков 2017.doc