Государственная регистрация НИР и ОКР в МФТИ осуществляется на основании Положения о государственной регистрации и учете открытых научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (приказ Миннауки и технологий РФ от 17.11.97г. № 125). Настоящее Положение устанавливает единые требования государственной регистрации НИОКР и доставки обязательного бесплатного экземпляра отчета о них в Федеральное государственное автономное научное учреждение «Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти» для его регистрации и учета в целях формирования национального библиотечно-информационного фонда РФ.

Предоставление регистрационных карт по НИОКР

Внимание! Регистрация НИОКР должна быть проведена в течение 30-дневного срока после начала работы в соответствии с ПОЛОЖЕНИЕМ о государственной регистрации и учете открытых НИОКР

Шаг 2. Распечатайте РК на обеих сторонах листа белой бумаги формата А4, получите подписи руководителей организации и работы, скрепите их печатью организации.

Шаг 3. Направьте по почте или с нарочным (контакты) 1 (один) экземпляр РК вместе с сопроводительным письмом в ФГАНУ «ЦИТиС» по адресу 123557, Москва, ул. Пресненский Вал, 19, строение 1.

11.02.15

Как регистрируются научные работы?

Все научно-исследовательские работы, выполняемые в МГИМО, проходят обязательную государственную регистрацию. О том, как осуществляется этот процесс, мы беседуем с ведущим аналитиком УИР Ю.Коноваловым .

Юрий Владимирович, сдача научно-исследовательской работы не исчерпывается условиями контракта с заказчиком. Работа должна быть зарегистрирована в уполномоченном государственном органе. Что это за структура и каковы ее задачи?

Данным органом является федеральное государственное автономное научное учреждение «Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти» (ФГАНУ ЦИТиС).

В задачи ЦИТиС входит сбор и систематизация информации о научных работах, кандидатских и докторских диссертациях, алгоритмах и программах. Эти функции возложены на ЦИТиС Постановлением Правительства РФ от 31.03.2009 №279 «Об органе научно-технической информации федерального органа исполнительной власти в сфере научной, научно-технической и инновационной деятельности».

Единая система учета научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) интегрирована с единой государственной информационной системой мониторинга ВАК Минобрнауки РФ, автоматизированной системой учета результатов интеллектуальной деятельности РАН, информационной системой Федеральной службы по интеллектуальной собственности и информационной системой Минпромторга РФ. Это позволяет пользователям данных систем получать данные о защищенных кандидатских и докторских диссертациях, в том числе их полные тексты, сведения о НИОКР и результатах научно-технической деятельности (РНТД), сведения о ходе регистрации результатов интеллектуальной деятельности, полученных при выполнении НИОКР, в Роспатенте и в Минпромторге.

Регистрация НИР - это разовый процесс или она идет в несколько этапов? Какие документы вы готовите для сдачи в ЦИТиС?

Регистрация НИР проводится в два этапа. На первом этапе мы регистрируем работу, к выполнению которой приступает авторский коллектив. Для этого совместно с руководителем работы мы, на основании заявки или контракта, формируем регистрационную карту, содержащую данные о теме, сроках работы, выделенном финансировании и его источнике, количестве отчетов и т.д. Регистрация работы в соответствии с законодательством должна производиться в течение 30 дней с даты ее начала. Второй этап - регистрация отчета о завершенной НИР или завершенному этапу работы. В данном случае вместе с руководителем проекта мы формируем информационную карту на основании данных отчета и, в зависимости от типа проекта, готовим ее для передачи в ЦИТиС вместе с отчетом, оформленным в соответствии с ГОСТ 7.32–2001. Регистрационные и информационные карты передаются в ЦИТиС вместе с сопроводительным письмом проректора по научной работе.

Как технически осуществляется процесс регистрации? Привязана ли регистрация к акту исполнения НИР, подписанному заказчиком?

Регистрация как начинаемой работы, так и отчетов осуществляется путем заполнения соответствующих форм в базе данных на портале Единой государственной информационной системы учета (ЕГИСУ) результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения.
Регистрация отчетов может иметь технические особенности в зависимости от условий контракта, например, порядка утверждения отчетов, количества промежуточных этапов, а также требований ГОСТ 15.101–98, предусматривающих порядок выполнения и сдачи НИР. Естественно, зарегистрировать выполненную НИР без подписанного акта приемки мы не можем.

А если по каким-то причинам работа не подана на регистрацию, предусмотрены какие-либо санкции? Были ли случаи отказа в регистрации из-за несоответствий по тем или иным параметрам?

В случае, если работа не зарегистрирована, санкции возможны - в соответствии со Статьей 13.23 Кодекса РФ об административных правонарушениях: «Нарушение установленного законом порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов редакций или заменяющих их договоров, а равно порядка хранения материалов теле- и радиопередач - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двухсот до пятисот рублей; на должностных лиц - от одной тысячи до двух тысяч рублей; на юридических лиц - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей».
В практике нашего Управления случаев отказа в регистрации научно-исследовательских работ не было.
Технически, если поля регистрационной или информационной карты в базе данных заполнены некорректно, система не позволит завершить оформление карты и распечатать ее.

И еще, возвращаясь к санкциям. Некоторые заказчики исследований запрашивают копии регистрационных карт при подаче отчета. РФФИ в настоящий момент требует регистрации начинаемой работы еще до момента заключения грантового соглашения, в противном случае, соглашение нельзя сформировать и распечатать. РГНФ требует ввода регистрационного номера работы в процессе формирования отчета. Если номер отсутствует, отчет не будет своевременно передан в Фонд, что повлечет за собой нарушение условий соглашения с ним.

- Дает ли какие-то преференции факт государственной регистрации конкретным исполнителям НИР?

Сведения обо всех исполнителях научно-исследовательских работ (фамилия, имя, отчество, вклад в работу) добавляются в базу данных ЕГИСУ НИОКР. Таким образом, правильно зарегистрированная информационная карта является документом, подтверждающим участие каждого исполнителя в исследовании.

Некоторые заказчики требуют предоставления в составе конкурсных заявок копий информационных карт по выполненным работам в качестве документов, подтверждающих опыт как организации-участника конкурса, так и опыт участников научной группы.

- Может ли любое заинтересованное лицо получить на сайте ЦИТиСа доступ к информации о выполненной НИР?

Да, заинтересованное лицо может получить краткую информацию о проекте.

ФГАНУ «Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти - ЦИТиС» создан в 1993 году. В настоящий момент в ведении ЦИТиС находится государственная информационная система учёта научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения (ЕГИСУ НИОКР). ЦИТиС аккумулирует сведения по проектам и размещает их в ЕГИСУ. Необходимость своевременного предоставления сведений по научно-исследовательским проектам в ЦИТиС зафиксирована в Постановлении Правительства №327 от 12.04.2013; формы, по которым эти сведения необходимо предоставлять, утверждены Приказом Министерства образования и науки РФ от 21 октября 2013 г. № 1168. Система подачи данных в ЦИТиС была существенно изменена 01.07.2014 г., что определило разработку нового порядка взаимодействия СПбГУ с ЦИТиС.

Формы регистрации

ЦИТиС присваивает научным проектам номера госрегистрации при условии оформления соответствующего вида Карт. Каждая НИОКР должна быть зарегистрирована в онлайн системе ЦИТиС два раза:

• в течение 30 дней с момента начала НИОКР оформляется Регистрационная карта (РК)
• в течение 30 дней с момента окончания НИОКР оформляется Информационная карта реферативно-библиографических сведений (ИКРБС)

НИОКР, имеющие своим результатом охраноспособные РИД, помимо перечисленных, требуют также оформления следующих карт:

• в течение 15 дней с даты получения из Роспатента зарегистрированной заявки на выдачу патента и пр. оформляется Информационная карта результата интеллектуальной деятельности (ИКР)
• в течение 15 дней с даты получения патента/свидетельства о государственной регистрации или отказа в регистрации РИД оформляется Информационная карта сведений о состоянии правовой охраны результата интеллектуальной деятельности (ИКСПО)
• в течение 15 дней с даты начала использования Исполнителем зарегистрированного результата в производстве оформляется Информационная карта сведений об использовании результата интеллектуальной деятельности (ИКСИ)

Внимание! Проекты по организации научных мероприятий регистрации не требуют.

Взаимодействие СПбГУ с ЦИТиС

Портал ЕГИСУ устроен таким образом, что работа с картами, имеющими отношение к регистрации НИОКР, не может осуществляться любым пользователем, зарегистрированным на сайте самостоятельно как физическое лицо. Вносить данные в систему имеют возможность только те пользователи, которые официально выступают либо от Организации-исполнителя НИОКР (в данном случае СПбГУ), либо от Организации-заказчика НИОКР (грантодающие организации). С 01.07.2014 регистрация таких пользователей сопровождается заполнением и отправкой в ЦИТиС особой печатной формы с подписью руководителя организации и печатью организации.

По этой причине с 01.07.2014 Университет ввел централизованную систему регистрации научных проектов. На данный момент работу по внесению данных в ЕГИСУ НИОКР осуществляют сотрудники Консультационно-экспертного отдела Управления научных исследований СПбГУ.

Алгоритм получения номера госрегистрации НИР в ЦИТиС

Номер Регистрационной карты (РК) (для начинающихся проектов)

1. Руководитель проекта проверяет корректность и полноту внесенной информации на странице требующего регистрации гранта в Pure СПбГУ.

Обязательно должны быть заполнены следующие поля:

• Название проекта
• Аннотация (в краткой свободной форме отражаются планируемые результаты работы и основные ожидаемые характеристики, параметры объекта исследования или разработки; не более 1500 знаков)
• Номер договора (при наличии)
• Финансирующая организация/Заказчик
• Смета
• Реальная дата начала
• Реальная дата завершения
• Ключевые слова
• Коды ГРНТИ
• Коды международной классификации
• Вид работы
• Приоритетное направление развития науки, технологий и техники РФ
• Критическая технология
• файл заявки в разделе «Документы»

2. Руководитель проекта направляет письмо о необходимости получения номера госрегистации с указанием id и названия гранта в Pure СПбГУ соответствующему Начальнику отдела организации научных исследований по направлениям:

	Направление
Штыкова Наталья Николаевна
Румянцев Игорь Александрович		Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Демидова Ирина Джаваншировна		Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
И. о. Китсинг Инга Видмантовна		Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Тарасов Александр Михайлович		Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Борисова Елена Викторовна		Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
	Менеджмент	Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

3. Начальники отделов организации научных исследований направляют номера id и названия грантов, требующих регистрации, менеджеру Консультационно-экспертного отдела Цветковой Инге Альбертовне на адрес Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. для формирования карт РК в онлайн системе ЦИТиС.

4. Сформированные РК в формате PDF направляются Начальникам отделов организации научных исследований для организации централизованной подписи у руководителей проектов.

5. Начальники отделов организации научных исследований обеспечивают сбор подписанных руководителями проектов печатных экземпляров РК. Карта должна быть распечатана на белой бумаге формата А4 обычной плотности (80 г/м2) в 1 экземпляре:

• если карта состоит из одной страницы, ее следует распечатывать на одной стороне листа
• если карта состоит из двух страниц - на двух сторонах одного листа
• если карта состоит из трех страниц - первые две страницы на двух сторонах одного листа и третью страницу на другом листе с одной стороны

7. Начальники отделов организации научных исследований передают подписанные руководителями проектов карты на подпись Начальнику УНИ.

8. Менеджер Консультационно-экспертного отдела размещает скан подписанной руководителем проекта и Начальником УНИ регистрационной карты в онлайн системе ЦИТиС.

9. Номер государственной регистрации присваивается проекту и публикуется в онлайн системе ЦИТиС в течение 10 рабочих дней с момента размещения в ней подписанной карты.

10. Менеджер Консультационно-экспертного отдела направляет опубликованные в онлайн системе ЦИТиС номера госрегистрации проектов Начальникам отделов организации научных исследований, а также вносит их на страницы соответствующих грантов в Pure СПбГУ и присоединяет файл РК в разделе «Документы».

Номер Информационной карты реферативно-библиографических сведений (ИКРБС) (для завершенных проектов)

1. Руководитель проекта проверяет корректность и полноту внесенной информации на странице проекта в Pure СПбГУ.

Обязательно должны быть заполнены следующие графы:

• Описание вклада в работу каждого из участников, допустима оценка в процентах
• Основные результаты по проекту в целом (не более 5000 знаков, включая пробелы)
• Публикации (с датой выхода каждой публикации в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ)
• Передача полной копии отчёта третьим лицам для некоммерческого использования: разрешается/не разрешается
• Проверка отчёта на неправомерные заимствования во внешних источниках: разрешается/не разрешается
• файл итогового отчета/отчета за последний этап проекта в разделе «Документы» (в случае если данный отчет направляется Заказчику в печатном виде через Управление научных исследований, файл с отсканированной копией отчета вносится сотрудником отдела организации научных исследований по соответствующему направлению; в ином случае руководитель проекта должен внести файл с отчетом на страницу проекта в Pure СПбГУ самостоятельно ). Объем файла - не более 3 Мбайт .

2. В случае если итоговый отчет по проекту оформлен по правилам, отличным от правил ГОСТ 7.32, руководителю проекта необходимо заполнить титульный лист отчета, составленный согласно ГОСТ 7.32, распечатать его, подписать и передать Начальнику отдела организации научных исследований по соответствующему направлению.

	Направление
И. о. Румянцев Игорь Александрович	Биология, медицина, медицинские технологии и стоматология	Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Румянцев Игорь Александрович	География, геология, геоэкология и почвоведение	Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Демидова Ирина Джаваншировна	Международные отношения, политология, социология и экономика	Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Китсинг Инга Видмантовна	Востоковедение, журналистика, искусства и филология	Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Тарасов Александр Михайлович	Математика, механика, процессы управления, физика и химия	Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Борисова Елена Викторовна	История, психология, философия и юриспруденция	Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
И. о. Давыдова Елена Андреевна	Менеджмент	Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

3. Начальники отделов организации научных исследований:

3.1. передают подписанные руководителями проектов титульные листы отчетов, составленные по правилам ГОСТ 7.32, на подпись Начальнику УНИ

3.2. проверяют наличие файлов с отсканированными копиями итоговых отчетов/отчетов за последний этап на страницах соответствующих проектов в Pure СПбГУ (в случае если итоговый отчет по требующему регистрации проекту изначально был оформлен по правилам ГОСТ 7.32, необходимо проследить, чтобы титульный лист содержал подпись руководителя проекта, Начальника УНИ, печать СПбГУ, а в разделе «Список исполнителей» имелись подписи участников проекта)

3.3. направляют id и названия проектов, требующих регистрации, менеджеру Консультационно-экспертного отдела Цветковой Инге Альбертовне на адрес Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. и уведомляют о том, что документы переданы на подпись

4. Менеджер Консультационно-экспертного отдела формирует в онлайн системе ЦИТиС карты ИКРБС за электронной подписью Проректора по научной работе и размещает в ней сканированные копии отчетов.

5. Номер ИКРБС присваивается и публикуется в онлайн системе ЦИТиС в течение 10 рабочих дней с момента размещения в ней подписанных карты и отчета.

6. Менеджер Консультационно-экспертного отдела направляет опубликованные в онлайн системе ЦИТиС номера ИКРБС Начальникам отделов организации научных исследований, а также вносит их на страницы соответствующих проектов в Pure СПбГУ и присоединяет файлы ИКРБС в разделе «Документы».

Действия после получения гранта

С приходом счастливого дня - получения вами гранта на исследования (НИР) или на конструкторскую работу (НИОКР) - ваши бюрократические мучения вовсе не заканчиваются.

Наряду с "приятными" хлопотами по написанию отчёта, опубликованию результатов, к которым вы готовы, на вас также сразу сваливаются и другие формальности:

1) В течение 30 дней после получения финансирования по гранту необходимо осуществить необходимые действия по государственной регистрации темы Проекта в соответствии с действующим законодательством

2) Создать и подписать соглашение/договор с грантодателем

3) Открыть внутренний счёт (тему) для распоряжения средствами внутри МИФИ.

Государственная регистрация темы Проекта

Осуществляется в ФГАНУ «ЦИТиС», грантодатель в скором времени после поддержки проекта просит предоставить регистрационный номер, выданный данной организацией. Если его не предоставить - грант могут даже отобрать.

Разберёмся как зарегистрировать свой проект.

Это возможно сделать на сайте организации http://www.citis.ru/ в режиме онлайн. На сайте нужно перейти по ссылке "Государственная регистрация", далее выбрать в "заполнение действующих форм карт" карту "РК" (регистрационная карта НИР и ОКР).

Важные замечания:

Пользуйтесь браузером Internet Explorer. К сожалению, данная система очень некорректно работает с другими браузерами.

Не используйте нигде греческие знаки, не используйте знаки "больше" и "меньше" в аннотации и названии, не используйте латинские буквы в ключевых словах, не начинайте ключевое слово с цифры.

Во вложении пример создания регистрационной карточки для проекта, поддержанного РФФИ. Нужно учитывать, что "шифр работы, присвоенный организацией" - выдаётся вам в МИФИ на вашей кафедре. Обычно этот шифр совпадает с номером будущей темы для данного гранта. Также обычно последние 4 цифры = последним 4 цифрам внутреннего номера заявки в РФФИ.

После заполнения карты - в течение 3 дней - её можно править. Также можно распечатать 1 и 2 страницы (нужно печатать на 1 листе!).

Совет: Чтобы распечатать карту без отрезанных полей лучше сохранить её в pdf (печать в pdf) и печатать уже из acrobat reader.

Распечатанную и подписанную вами карту нужно отнести Сенюкову Виктору Алексеевичу из Управления научных исследований в К-612 - далее карта будет направлена в ЦИТИС от МИФИ.

Регистрационный номер (то, что обычно требуется грантодателем) появится в личном кабинете на сайте цитис примерно через 10 дней, а бумажная копия свидетельства регистрации придёт в МИФИ через два-три месяца.

Соглашение/договор с организацией грантодателем

В зависимости от того, как вы подавали на грант - необходимо заключить 2-х или 3-х сторонний договор (чаще последний: между Фондом, Организацией выполнения гранта, Грантополучателем - вами).

Данный договор нужно распечатать, подписать у начальства организации (в МИФИ обычно проректор по научной работе Петровский А.Н.), поставить печать.

В зависимости от условий конкретного гранта к договору может прилагаться смета расходования средств на первый год.

Смета заполняется исходя из того, что зарплатные деньги облагаются единым социальным налогом 30.2%, идущим на вашу пенсию, обязательное медицинское страхование и т.п. Кроме того, некоторый процент забирает себе МИФИ за накладные расходы (обычно около 15%, но нужно уточнять в УНИ).

Смета обычно визируется главным бухгалтером предприятия. Для этого сначала она должна быть проверена расчётчиками в К-709, а потом отдана на подпись главному бухгалтеру.

После этого, договора отвозятся в фонд/организацию грантодатель и они оформляются там (подписи, печати).

Тема, внутренняя смета

Когда договора подписаны, экземпляры грантополучателя и Организации присылают в МИФИ. На основании такого подписанного договора становится возможно через бухгалтерию открыть отдельный счёт (тему), которой будет распоряжаться руководитель гранта. Для этого кроме запроса об открытии темы, создаётся уже внутренняя смета.

Если Вы составляли смету на предыдущем шаге, то эта смета будет повторять ту, если же фонд не требовал сметы, то нужно составить её на этом шаге, учитывая всё же те же соображения (при создании сметы вам помогут в бухгалтерии или сделают её сами).

Рекомендуем также

• Понятие и принципы системы бюджетирования
• Премия совместителям Не платить премию совместителям законно
• Оформляем журнал хозяйственных операций
• Кафедра экологии и промышленной безопасности
• Как называется компания предоставляющая услуги аутсорсинга
• Законодательная база российской федерации Отчет статистика форма 57 т