Что входит в обязанности администратора. Должностная инструкция администратора офиса Как называется место работы администратора

Администратор должен осуществлять надзор за выполнением другими работниками основных функций, а при необходимости - решение спорных ситуаций. В задачи администратора входит обеспечение слаженной работы всей команды и постоянный контроль за качеством получающихся изделий или услуг. Чтобы быть назначенным на должность администратора, достаточно иметь полное среднее или высшее образование. Многие компании требуют стаж работы по профильной специальности, составляющий не менее 2 лет.

Что должен знать администратор

Руководства, указы, постановления и другие распоряжения вышестоящих органов или законодательных актов, которые касаются устава жизни определенной общественной группы, что обязывает делать должностная инструкция системного администратора.
Структуру и особенности деятельности управления, умение осуществлять контроль функций других работников. Права и назначенные обязанности каждого работника, а также режим работы совместно с возможными переработками или короткими днями, что обязывает делать должностная инструкция администратора салона.
Основные правила обслуживания посетителей, а также методы усовершенствования сервиса.
Полный перечень и точные разновидности услуг, которые оказывает предприятие.
Основные вопросы экономики, в большинстве случаев касающиеся особенностей организации труда рабочих и вопросов управления каждым сотрудником по справедливости и согласно уставу предприятия, законодательным нормам, что предусматривает должностная инструкция администратора магазина.

Основные навыки администратора

Главные позиции маркетинга, а также основы организации рекламы, ее планирования и удачного позиционирования продукции или услуг, умение осуществления надзора за выполняемыми операциями, рассчитанными на популяризацию продукции или услуг в обществе.
Планировка всех производственных и показательных помещений, особенности расположения стратегически важных объектов, оформление каждого помещения, при необходимости проведение осмотра или экскурсии по определенным отсекам или комнатам. Это касается тех, руководством в работе которых является должностная инструкция администратора гостиницы.
Эстетические понятия о красоте и социальную психологию, по которой можно ориентироваться, принимая наиболее важные решения.
Полный спектр законодательных актов, касающихся защиты трудящихся и их охраны от негативных происшествий во время осуществления трудовой деятельности.

Чем руководствуется администратор

Общественным уставом, особенно его распространенными положениями.
Приказами и распоряжениями, которые издает начальство.
Правилами внутреннего распорядка, которые прописаны в законодательных актах и предписаниях каждой организации.
Должностной инструкцией, которая объединяет права и обязанности администратора.

Функции

Каждый администратор обязан осуществлять следующие функции:

Контроль и самостоятельное принятие участия в хозяйственной деятельности определенной рабочей группы.
Осуществление наблюдения за рациональным применением финансовых средств, исключая необоснованные траты.
Постоянное ведение отчетной деятельности в рамках своей компетенции и квалификации, отдавая их вышестоящему начальству. Это предусматривает должностная инструкция администратора гостиницы.

Основные обязанности

Поддержание контролирующей функции за целостностью и сохранностью всех объектов, представляющих материальную ценность и являющихся частью конкретной организации.
Принятие мер, если возникают срочные или конфликтные ситуации, требующие незамедлительного решения. Реагировать следует быстро, поэтому работа администратора связана с большой моральной, а иногда и физической нагрузкой, что предписывает должностная инструкция администратора салона красоты.
Рассматривать и частично принимать решения по поводу жалоб, поступивших от клиентов, которые недовольны сервисом или работой сотрудников. Во втором случае администратор часто может применить штрафные санкции или другие меры пресечения неудовлетворительной работы сотрудников. Также он должен разбираться в ситуации, а не просто выполнять работу, поэтому многие утверждают, что такая деятельность является сложной в моральном плане, что регламентирует должностная инструкция администратора кафе.

Главные предписания

Следить за тем, чтобы все помещения были оформлены надлежащим образом. Также осуществлять контроль надлежащего внешнего вида, размещения и своевременности перемены рекламных объектов как внутри, так и снаружи помещения. Это в первую очередь касается работников, которыми должна выполняться должностная инструкция администратора салона красоты.
Контролировать обеспечение и постоянное поддержание порядка внутри и снаружи помещения, что является неотъемлемой частью имиджа здания или конкретной фирмы, что показывает образец должностной инструкции администратора.
Осуществлять контроль за соблюдением работниками основных норм трудовой дисциплины, а также пожарной безопасности и других предохранительных мер, что предусматривают должностные инструкции администратора.
Доносит полученную или увиденную информацию до непосредственного начальника, касающуюся всех ошибок в работе сотрудников, а также приводит возможные меры, которые направлены на ликвидацию всех неполадок и ошибочных действий, что обязывает делать должностная инструкция администратора кафе.
С помощью команд поддерживает чистоту и порядок в рабочем помещении, курируя труд работников или нанимая специальные команды. Также в обязанности администратора входит проверка исправности и надлежащего состояния средств технического назначения и необходимого для работы оборудования, покупка мебели для офиса или другого помещения, оборудования и товаров различного назначения, которые пригодятся как для технических, так и хозяйственных целей.

Функциональные обязанности

Производит организацию, формирует распорядок и назначает время труда уборщицы, а также проверяет результат работы.
Организовывает поздравительные мероприятия или покупку подарков, бонусов в честь праздничных событий для сотрудников компании, а также прошлых и настоящих партнеров, постоянных клиентов или всех тех, кто пользовался услугами или продукцией конкретного предприятия.
Полностью решает все вопросы с арендодателем, касающиеся коммунального обслуживания помещений, которые арендует фирма, что предусматривают должностные инструкции администратора.
Проводит организационные мероприятия по поводу исправной работы всего оборудования, при необходимости назначает ремонтные работы, определяет их время, скорость, согласовывает стоимость, выбирает мастеров или фирмы, которые предоставляют оптимальные услуги за назначенную плату.
Постоянно ведет учет канцелярских и других технических принадлежностей, оборудования, инвентаря и всех элементов по хозяйственной части, своевременно предоставляет положенное количество и спектр данных устройств работникам.
Составляет, проверяет и сдает документацию, в которой содержатся отчеты из различных сфер за каждый прошедший период, что определяют должностные инструкции администратора.
Проводит организацию и контролирует надлежащее и дозированное питание работников, происходящее во время обеденного перерыва, распределяет порции, если это предусмотрено уставом компании.

Права

Администратор располагает такими правами:

Делать запросы по поводу состояния и качества поставляемого оборудования, наличия и количества, интенсивности расхода материалов для производства.
Составлять и вносить предложения по поводу улучшения работы фирмы или модернизации действий руководителей.
Выставлять требования руководителям по обеспечению хороших условий для осуществления обязанностей служебного характера.
Осуществлять принятие быстрых и рациональных решений, которые находятся в рамках компетенции администратора, что уточняется в уставе фирмы. Это утверждают должностные инструкции администратора.

Ответственность

На администратора возлагается ответственность по своевременному обеспечению необходимыми материалами и ресурсами для работы, поддержанию чистоты и безопасности на конкретном объекте, нахождению документации в исправном состоянии. Также от администратора зависит правильность составления и своевременность предоставления отчетов.

Он не имеет права разглашать коммерческую тайну, а также все сведения, о которых он узнал случайно, при выполнении своих непосредственных обязанностей. Чтобы данный сотрудник мог работать без проблем, он должен своевременно выполнять свои обязанности. Он отвечает за сохранность вверенного имущества, а также за выполнение требований должностной инструкции.

Регулярное посещение ночных и молодежных клубов, баров, заведений с караоке и других мест, в которых любят отдыхать молодые люди, затягивает. Практически в каждом клубе есть свои завсегдатаи, которые знают всех, а многие окружающие (в том числе и персонал) знают их. Такие люди на каком-то этапе начинают тусоваться ради тусовки. Это своего рода зависимость от общения, музыки, веселого времяпрепровождения.

Неудивительно, что от таких людей часто слышишь: «Я бы хотел здесь работать, даже за небольшую зарплату, лишь бы постоянно находиться в этом месте». Но мало кто из посетителей подобных заведений может себе представить, что значит работать в клубе, и если работа в качестве обслуживающего персонала по сменам еще может стать приемлемым вариантом, то на такую ответственную должность как может претендовать далеко не каждый.

Какое нужно образование для работы

Как ни странно, устроиться администратором можно не имея никакого образования, кроме школьного. Но это не значит, что такая работа доступна каждому и отличается низкими требованиями. Наличие не повредит в любом случае, и желательно, чтобы это было что-то смежное с работой клубов. На вакансию администратора можно смело претендовать, окончив такие факультеты, как:

экономический;
психологический;
факультет иностранных языков;
любой факультет педагогического вуза.

Вакансия администратора

По поводу экономики все понятно: администратор практически всегда наделен полномочиями решать финансовые вопросы, а что касается получения образования на остальных факультетах, то эта необходимость обосновывается тем, что администратор в первую очередь должен уметь общаться с людьми, чувствовать их и стараться сделать так, чтобы посетителям было максимально комфортно. Для этого необходимо уметь понимать человека, и это пригодится администратору во многих ситуациях, в том числе - в конфликтных, когда необходимо будет улаживать различные проблемы и возникающие разногласия.

Собеседование и прием на работу

Претендующему на должность администратора гораздо важнее успешно при приеме на работу, чем обладать специальными навыками и поразить работодателя большим опытом и несколькими образованиями. Это то редкое исключение из правил, когда на собеседование может попасть совершенно случайный человек, далекий от этой деятельности, который при этом может получить должность с большей вероятностью, чем претендент с опытом и с дипломом.

Все зависит от поведения соискателя на собеседовании, и здесь главное - быть готовым к самым неожиданным вопросам. Очевидно, что администратор клуба будет часто контактировать с посетителями, среди которых будут попадаться разные личности - от скромных благодарных клиентов до неадекватных дебоширов.

В каждом случае придется искать свои подходы и способы разрешения ситуации, и если администратор будет тушеваться на собеседовании, в спокойной и дружественной обстановке, то он точно не сможет справляться со своими обязанностями в процессе работы.

Но общение не сводится к разборкам с клиентами: в обязанности администратора входит контроль практически всех процессов, происходящих в клубе - от оформления зала и приглашения музыкантов до контроля работы уборщика и оценки качества обслуживания гостей барменом.

Естественно, общение с коллегами может складываться не так, как хотелось бы, поэтому придется учиться управлять коллективом так, чтобы не стать для других работников ненавистным начальником, но в то же время не допускать нарушений дисциплины.

В чем заключается работа

Работа администратора - это всегда совмещение нескольких должностей, и пусть формально администратор выполняет только руководящую работу, на практике он будет и директором, и декоратором, и начальником охраны, и даже арт-директором.

В глобальном понимании администратор работает одновременно в трех направлениях: посетители, сотрудники заведения, помещение. Что касается последнего - администратор в данном случае обязан следить за порядком и при необходимости - за декорированием и интерьером помещений. Также администратор отвечает за рекламу и за работу с промоутерами, следовательно, все промо-акции должны проводиться с ведома администратора.

За сотрудниками необходим контроль, и это касается всего персонала. Если уборщик плохо вымыл полы - ему надо сделать замечание. Если официанты работают медленно - администратор обязан принять соответствующие меры. Если музыканты или диджей в процессе работы сталкиваются с какими-то проблемами - эти проблемы должен устранить администратор.

Но контроль - это не самое главное. В случае аврала, экстренной ситуации или если кто-то из сотрудников по какой-то причине не вышел на работу, администратор должен быть готов заменить выбывшего «из строя». Это не значит, что администратор должен окончить курсы барменов или собственноручно мыть туалет. Существует много способов решить подобные проблемы, и хороший администратор действительно способен заменить сотрудника, а отличный администратор быстро найдет замену, не отвлекаясь от своих дел.

Неплохо, если администратор «подкован» в . Нередки случаи, когда посетители клуба грозятся подать в суд. Причиной может быть что угодно: некачественно приготовленная еда, грязный столик, разбавленные напитки, неудобные ступеньки, спускаясь по которым клиент получил травму, хамское обращение персонала. Во всех этих случаях посетители могут требовать компенсацию, и администратор должен быть в состоянии добиться благоприятного для заведения исхода конфликта.

Профессиональные и карьерные перспективы

Сразу необходимо отметить, что в работе администратора клуба возможно только «горизонтальное» продвижение. Это значит, что на своем рабочем месте в конкретном клубе администратор уже не «вырастет», потому что выше - только владельцы заведений или какой-то управляющий несколькими клубами, если это сеть.

Но перспективы работы в других заведениях, где выше оплата и лучше условия, растут по мере приобретения опыта. Например, можно выйти на работу в небольшой клуб, где обязанностей у администратора не много, посетителей мало, и основную часть рабочего дня не придется ничего делать. Соответственно, рассчитывать на приличную оплату в таких случаях не приходится, но для того, чтобы устроиться на работу в элитные или просто популярные заведения с большой проходимостью может потребоваться опыт.

В половине случаев опыт не является важным критерием, но для самого соискателя будет лучше, чтобы была хоть какая-то практика. В противном случае в первый же день можно попасть в глупую ситуацию, не сориентироваться, не успеть или не справиться. И если для самого горе-администратора этот день будет казаться сумасшедшим и авральным, то для заведения это могут быть обычные трудовые будни.

Одна из особенностей профессии администратора заключается в том, что человек может к удивлению для себя оказаться в «черном» или «белом» списке в других заведениях. То есть если администратор крупно проворовался или был виноват в каком-то крупном скандале - его уже могут не принять на аналогичную должность в другом заведении.

Зарплата администратора

В то же время на администратора, который отлично справляется с обязанностями и помогает увеличить выручку путем улучшения условий в клубе, могут обратить внимание владельцы других заведений. Нередко в больших городах на таких администраторов выходят представители конкурентов и сами предлагают перейти на работу к ним с увеличением зарплаты и с лучшими условиями.

Но это характерно для известных и популярных столичных заведений, в которых администратор - это практически медийное лицо. В обычных клубах администратор по своей сути является промежуточным звеном между хозяином клуба и всеми остальными. И преимущество у опытного администратора только одно: запись в трудовой книжке, благодаря которой его с большей долей вероятности возьмут в другое заведение при необходимости сменить место работы.

Сколько платят

Зарплата администратора варьируется в зависимости от двух факторов: от региона и от масштабов заведения. В среднем администратор клуба в России получает около 40 000 рублей, но это среднестатистическая цифра. Следовательно, в 50% случаев администратор получает 15-20 тысяч, а в другие 50 % входят те, кто зарабатывает по 60 тысяч рублей и больше.

Но за такие деньги соглашаются работать многие, так как ни для кого не секрет: умный и опытный администратор всегда имеет дополнительные «левые» доходы . Они не всегда легальны, поэтому рассказывать о них не стоит. Но в случаях, когда руководство оплачивает дополнительные выходы на работу, работу в выходные и праздники или платит сверхурочные, администратору и так «набегает» приличная сумма сверх оговоренной платы.

Стоит учитывать, что во многих заведениях администратор, будучи ответственным лицом, может быть оштрафован за различные нарушения. А будучи материально-ответственным лицом, администратор в некоторых случаях обязан покрывать убытки, в которых он виноват прямо или косвенно.

Так, нередко практикуется покрытие администратором недостач. По идее, ответственность за это лежит на персонале, но администратор может участвовать в покрытии наравне со всеми либо платить один, так как виноват в том, что «не уследил». Но не стоит бояться больших ежемесячных штрафов: все это индивидуально и зависит от конкретного заведения.

Плюсы и минусы профессии

У администратора в подчинении весь персонал клуба. Это и хорошо и плохо: плохо, потому что должность предполагает ответственность, а справиться с таким грузом сможет не каждый. С другой стороны, руководитель всегда имеет больше возможностей, перспектив и денег, поэтому при умении отдавать распоряжения и держать все под контролем администратор станет для владельца клуба незаменимым помощником, которого невозможно отпустить. Как следствие - администратора будут ценить, и это неизбежно скажется на зарплате.

Перспективы работы во многом зависят от личных качеств администратора: если он умеет оперативно принимать решения, может руководить и не начинает паниковать в стрессовых ситуациях - он будет ценным кадром для руководства. Но главное в работе администратора - это необходимость постоянного общения с людьми, что в определенной степени является недостатком работы.

Дело в том, что общаться приходится много и со всеми: с , с компаниями, которые заказывают столик, с официантами, с пьяными хамами, с хозяином клуба, с охраной. Огромное количество информации утомляет, и если человек не стрессоустойчив, то он быстро устает и начинает нервничать. Чрезмерное общение надоедает даже коммуникабельным людям, потому работа администратора требует стальных нервов .

Еще один минус профессии - необходимость много работать. Это не значит, что придется задерживаться на час-полтора, чтобы доделать какие-то дела. Работать действительно придется практически все время. Ночные клубы - это места, в которых люди отдыхают в выходные и отмечают праздники или свои личные знаменательные события.

Профессия администратор

Поэтому в дни, когда у обычных людей выходные, у администраторов начинаются самые напряженные будни. В праздники также расслабляться не приходится, и хорошо, если администратор имеет напарника и работает по сменам. В некоторых случаях на этой должности владелец клуба держит одного человека. Да, администратор при этом не обязан постоянно присутствовать в клубе, но должен появиться сразу же, как только возникнет необходимость.

Такой неровный или «рваный» график не оставляет возможности строить свои планы, а работе приходится отдавать практически все свободное время. Это одна из причин, по которой на должность администратора предпочитают брать молодых, энергичных, сообразительных и главное - одиноких людей.

Если все это не пугает - можно смело идти в администраторы: возможно, именно вам такие стрессовые ситуации покажутся отличным способом развлечься, испытывая острые ощущения и прилив адреналина. В любом случае, должность администратора достаточно хорошо оплачивается , и деньги с лихвой окупают недосыпание, споры с клиентами и невозможность взять лишний выходной, откладывая свои дела на долгожданный отпуск.

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса в т.ч. рекламное оформление помещений .

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Представленный образец должностной инструкции администратора подойдет для регулирования работы администратора салона красоты. Также его можно использовать при написании должностной инструкции администратора гостиницы или клуба. Добавьте в текст документа специфические должностные обязанности администратора, характерные для вашей организации.

Должностная инструкция администратора

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению управляющего салоном / гостиницей / клубом.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно управляющему салоном / гостиницей / клубом.
1.4. На время отсутствия администратора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность администратора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: среднее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее полугода.
1.6. Администратор должен знать:
- законы, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные акты государственных органов по вопросам оказания услуг;
- структуру организации, должностные обязанности и полномочия работников организации, режим их работы;
- правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;
- виды оказываемых услуг.
1.7. Администратор руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности администратора

Администратор выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2. Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.
2.3. Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу.
2.4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей.
2.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях, контролирует работу уборщиц.
2.6. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
2.7. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
2.8. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права администратора

Администратор имеет право:
3.1. Знакомиться с решениями руководства организации, касающимися его деятельности.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность администратора

Администратор несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Гостиничный бизнес - это перспективная сфера для инвестиций и построения карьеры сегодня. Свои отели сегодня есть практически во всех населенных пунктах. Современный темп жизни предполагает регулярные поездки в рабочих или личных целях. И оказавшись в незнакомом городе, каждый человек сталкивается с необходимостью поиска варианта размещения. Именно поэтому при правильной организации услуги отелей всегда востребованы. С чего начать карьеру в этой сфере и каковы обязанности администратора гостиницы?

Общая информация о профессии

Администратор гостиницы - это человек, приветливо встречающий гостей на ресепшене. В обязанности этого сотрудника входит оформление постояльцев, произведение расчетов и организация обслуживания клиентов. В зависимости от размера конкретного отеля и организации работы персонала в смене может работать один администратор или сразу несколько. Соответственно, и набор обязанностей специалиста данного профиля меняется. Сегодня для гостиничного бизнеса актуальна тенденция повышения качества обслуживания. В большинстве гостиниц один из сотрудников должен постоянно дежурить в холле. Его основная функция - принимать обращения уже проживающих в комплексе гостей и заниматься размещением новых постояльцев.

Основные функции и должностные обязанности администратора гостиницы

Новые гости входят в холл гостиницы, администратор должен их приветливо встретить, предложить свободные для размещения номера и рассказать обо всех дополнительных услугах и сервисах отеля. После этого данный сотрудник регистрирует постояльцев, выдает ключи от номера и производит заселение. В обязанности администратора гостиницы входит общение с клиентами и удовлетворение их просьб. Обычно в отелях имеется внутренний телефон, по которому гости могут позвонить на ресепшен и сообщить о возникших проблемах и потребностях. Обычно это заказ каких-то дополнительных услуг, жалобы на мелкие поломки в номере, просьбы провести уборку, разбудить в определенное время или, напротив - не беспокоить. Зачастую администратор отвечает также за все гостиничное хозяйство комплекса. Этот специалист может руководить закупкой, обязан следить за интерьерами и техническим оснащением комплекса и своевременно сообщать директору отеля обо всех потребностях заведения.

Персонал в подчинении

Что входит в обязанности администратора гостиницы, помимо регистрации и консультирования гостей, а также организации их обслуживания? Данного специалиста с уверенностью можно назвать управленцем. Обычно даже в небольших отелях в подчинении администратора находится определенное количество работников. Это горничные, дворники, электрики, слесари и прочий обслуживающий персонал, трудоустроенный в штате гостиницы. В крупных комплексах могут работать несколько администраторов. Это очень удобно, например, если отель многоэтажный, и на каждом ярусе более 10 номеров. В этом случае все обычные (младшие) администраторы подчиняются одному старшему, и каждый из них имеет определенный набор обязанностей. Но в общей совокупности штат менеджеров по регистрации и обслуживанию гостей выполняет все тот же набор функций. Обязанности старшего администратора гостиницы включают в себя управление всеми подчиненными сотрудниками и оптимизация их работы.

Личные качества

Администратор гостиницы должен быть хорошим психологом и уметь общаться. Этот специалист обязан находить подход к каждому клиенту, уметь слушать и разрешать самые различные ситуации. Сделать карьеру в рамках этой профессии смогут спокойные уравновешенные люди. Ответственность, умение быстро обрабатывать информацию и принимать решения - также важные качества, способные помочь качественно исполнять обязанности администратора гостиницы. Работа в гостиничном бизнесе интересна, но при этом сопряжена с регулярными мелкими трудностями. Поэтому стрессоустойчивость и оригинальное мышление, помогающее быстро разрешать различные сложности, также помогут.

Образование, навыки и умения

Обязанности администратора гостиницы его функции предъявляют больше требований к личным качествам соискателя, нежели уровню его образования. Однако устроиться в крупную престижную сеть отелей без профильного диплома из ВУЗа не получится. Получить эту специальность можно и в средне-специальном учебном заведении. Многие отели принимают на работу соискателей с высшим и средне-профессиональным образованием по любой профессии. Самое главное, чтобы на собеседовании кандидат смог доказать, что он способен качественно выполнять все обязанности администратора гостиницы. Некоторые работодатели предъявляют более высокие требования к соискателям. Это может быть знание компьютера или свободное владение иностранными языками.

Как стать администратором гостиницы?

Попробовать трудоустроиться в сфере гостиничного бизнеса можно имея любое образование. Большой плюс для соискателя - опыт работы в аналогичной должности в любой другой сфере. К примеру, администраторы салонов красоты, ресторанов или развлекательных комплексов всегда могут попробовать устроиться в отель. Прежде чем отправлять свое резюме для рассмотрения или записываться на собеседование, узнайте больше про должностные обязанности администратора гостиницы, установленные в конкретном заведении. Среди особенностей данной профессии можно выделить специфический график, ведь во многих отелях стойка работает круглосуточно. В этом случае обычно администраторы выходят посменно, в 2 или 3 смены соответственно.